Incrustar fuentes en PDF/A: por qué falta a menudo Arial y qué ayuda

Un tropiezo frecuente con ZUGFeRD: el PDF de origen procede de un sistema antiguo y usa Arial o Arial Bold sin incrustar esas fuentes. Con ello el archivo ya no es conforme con PDF/A antes de cualquier conversión.

> Respuesta rápida: PDF/A exige que todas las fuentes estén incrustadas en el archivo. Los sistemas de gestión comercial antiguos a menudo no incrustan Arial/Arial Bold, con lo que el PDF no es conforme con PDF/A, y eso no se subsana con la mera incrustación del XML de ZUGFeRD. Solución: exportar PDF/A directamente desde el sistema o usar XRechnung.

Por qué deben estar incrustadas las fuentes

PDF/A es un formato de archivo a largo plazo: debe garantizar que un documento siga viéndose idéntico dentro de muchos años. Un archivo que depende de que el lector tenga instalada Arial no cumple eso, ya que en un sistema sin esa fuente la representación variaría. Por eso los datos de las fuentes deben estar dentro del propio PDF.

Cómo comprobarlo

Adobe Acrobat: Archivo → Propiedades → pestaña «Fuentes». Si falta la indicación «incrustada», la fuente no está contenida.
veraPDF: el validador abierto de PDF/A señala como infracción las fuentes no incrustadas.

Por qué no basta con incrustar el XML

Un error extendido: «si el XML de ZUGFeRD y los metadatos PDF/A están dentro, el archivo es PDF/A». Eso no es cierto. Los metadatos solo indican la intención; las fuentes que faltan siguen faltando. Para una conformidad real habría que incrustar las fuentes y añadir un perfil de color.

Las dos soluciones viables

Generar PDF/A en el sistema de origen: muchos sistemas de gestión comercial y de texto pueden emitir directamente PDF/A (con fuentes incrustadas). Entonces el archivo ZUGFeRD generado a partir de él es conforme.
XRechnung en lugar de ZUGFeRD: en la XRechnung pura (XML) no hay contenedor PDF, y la cuestión de las fuentes no se plantea siquiera.

Conclusión

Las fuentes no incrustadas son la causa más frecuente de PDF ZUGFeRD no conformes. Quien parte de un sistema antiguo, lo mejor es exportar directamente PDF/A, o apostar por XRechnung.

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El XML de la factura electrónica en TaxLayer siempre está validado conforme a EN 16931 y KoSIT. ¿Preguntas sobre la conformidad con PDF/A? info@landauer.de.

Preguntas frecuentes

¿Por qué deben incrustarse las fuentes en PDF/A?

Para que el documento se represente de forma idéntica en cualquier equipo y dentro de muchos años. Si el archivo se basa en una fuente del sistema como Arial, que no está instalada en todas partes, la representación puede cambiar, y eso lo prohíbe PDF/A.

¿Cómo sé que faltan fuentes?

En Adobe Acrobat en Archivo → Propiedades → Fuentes: si junto a una fuente no aparece «incrustada» o «subconjunto incrustado», esa fuente falta. Un validador PDF/A como veraPDF también lo señala.

¿Incrustar el XML de ZUGFeRD hace conforme mi PDF?

No. Incrustar XML y metadatos no convierte un PDF en conforme con PDF/A a posteriori. Las fuentes que faltan siguen faltando. Detalles en PDF/A-3B y veraPDF.

¿Cómo consigo una factura conforme con PDF/A?

Lo mejor es exportar la factura directamente como PDF/A (con fuentes incrustadas) desde el sistema de gestión comercial o de facturación. Como alternativa, usar una XRechnung pura, en la que no existe el contenedor PDF.