Incorporare i caratteri in PDF/A: perché Arial spesso manca e cosa aiuta

Un ostacolo frequente con ZUGFeRD: il PDF di partenza proviene da un sistema più datato e utilizza Arial o Arial Bold senza incorporare questi caratteri. Così il file è già non conforme a PDF/A prima di qualsiasi conversione.

> Risposta breve: PDF/A richiede che tutti i caratteri siano incorporati nel file. I sistemi gestionali più datati spesso non incorporano Arial/Arial Bold, quindi il PDF non è conforme a PDF/A, e questo non si può sanare con il semplice incorporamento dell'XML ZUGFeRD. Soluzione: esportare il PDF/A direttamente dal sistema oppure utilizzare la XRechnung.

Perché i caratteri devono essere incorporati

PDF/A è un formato di archiviazione: deve garantire che un documento tra molti anni abbia ancora un aspetto identico. Un file che fa affidamento sul fatto che il lettore abbia Arial installato non lo soddisfa: su un sistema privo di quel carattere la visualizzazione sarebbe diversa. Per questo i dati dei caratteri devono essere contenuti nel PDF stesso.

Come verificarlo

Adobe Acrobat: File → Proprietà → scheda "Caratteri". Se manca la dicitura "incorporato", il carattere non è presente.
veraPDF: il validatore PDF/A aperto segnala i caratteri non incorporati come violazione.

Perché incorporare l'XML non basta

Un equivoco diffuso: "Se l'XML ZUGFeRD e i metadati PDF/A sono all'interno, il file è PDF/A." Non è così. I metadati indicano solo l'intenzione; i caratteri mancanti restano mancanti. Per una vera conformità i caratteri dovrebbero essere incorporati e andrebbe aggiunto un profilo colore.

Le due soluzioni praticabili

Generare PDF/A nel sistema di partenza: molti sistemi gestionali e di videoscrittura possono produrre direttamente PDF/A (con caratteri incorporati). In tal caso il file ZUGFeRD generato è conforme.
XRechnung al posto di ZUGFeRD: con la XRechnung pura (XML) non c'è alcun contenitore PDF, quindi la questione dei caratteri non si pone affatto.

Conclusione

I caratteri non incorporati sono la causa più frequente di PDF ZUGFeRD non conformi. Chi proviene da un sistema più datato fa meglio a esportare direttamente in PDF/A, oppure a puntare sulla XRechnung.

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L'XML della fattura elettronica in TaxLayer è sempre validato EN 16931 e KoSIT. Domande sulla conformità PDF/A? info@landauer.de.

Domande frequenti

Perché i caratteri devono essere incorporati in PDF/A?

Affinché il documento venga visualizzato in modo identico su qualsiasi computer e tra molti anni. Se il file fa affidamento su un carattere di sistema come Arial, che non è installato ovunque, la visualizzazione può cambiare: PDF/A lo vieta.

Come riconosco che mancano dei caratteri?

In Adobe Acrobat sotto File → Proprietà → Caratteri: se accanto a un carattere non compare "incorporato" o "sottoinsieme incorporato", quel carattere manca. Anche un validatore PDF/A come veraPDF lo segnala.

Incorporare l'XML ZUGFeRD rende il mio PDF conforme?

No. L'incorporamento di XML e metadati non rende un PDF conforme a PDF/A a posteriori. I caratteri mancanti restano mancanti. Dettagli in PDF/A-3B e veraPDF.

Come ottengo una fattura conforme a PDF/A?

La cosa migliore è esportare la fattura direttamente come PDF/A (con caratteri incorporati) dal sistema gestionale o di fatturazione. In alternativa, utilizzare una XRechnung pura, dove il contenitore PDF viene meno.