PDF/A-3B og ZUGFeRD: er min e-faktura-PDF virkelig konform? (veraPDF)

ZUGFeRD er en hybrid faktura: en PDF, der er læsbar for mennesker, plus den maskinlæsbare XML indeni. PDF-delen skal her være en særlig arkivvariant – PDF/A-3. Netop her opstår de fleste misforståelser.

> Kort svar: For at en PDF virkelig er PDF/A-3(-B), skal blandt andet alle skrifttyper være indlejret, en OutputIntent/ICC-farveprofil være til stede og passende PDF/A-metadata. En validator som veraPDF kontrollerer dette, men reparerer intet. Er den oprindelige PDF ikke konform (f.eks. ikke-indlejrede skrifttyper), hjælper kun en ægte konvertering – eller du bruger ren XRechnung.

Hvad PDF/A-3 kræver

PDF/A er lavet til, at et dokument på enhver computer og om mange år vises identisk. Til det gælder strenge regler, de vigtigste:

1. Alle skrifttyper indlejret – filen skal selv indeholde skriftdataene og må ikke stole på, at læseren f.eks. har Arial installeret.
2. OutputIntent / ICC-farveprofil – filen skal fastlægge, hvordan farver gengives.
3. PDF/A-XMP-metadata – markeringen som PDF/A-3.

Den hyppige faldgrube: ikke-indlejrede skrifttyper

Ældre lager- og faktureringssystemer genererer ofte PDF'er, der henviser til systemskrifttyper som Arial eller Arial Bold, men ikke indlejrer dem. En sådan fil er allerede ikke PDF/A-konform – og det kan ikke helbredes ved blot at tilføje ZUGFeRD-XML'en og PDF/A-metadata.

At validere er ikke at konvertere

Et vigtigt punkt: veraPDF validerer kun, den konverterer ikke. En validator melder "ikke konform", men gør ikke en ikke-konform fil konform. For virkelig at generere PDF/A-3 kræves et ægte konverteringstrin, der indlejrer skrifttyper og tilføjer en farveprofil (f.eks. med Ghostscript eller ZUGFeRD-referencebiblioteket Mustangproject).

Hvad altid stemmer: XML'en

Uafhængigt af PDF-containeren er den afgørende, juridisk relevante del den strukturerede XML. Denne valideres hos TaxLayer fuldstændigt mod KoSIT-kontrolstandarden og EN 16931 (0 fejl). Selve fakturadataene er dermed korrekte og konforme – PDF/A-spørgsmålet vedrører kun det ydre omslag.

Sådan når du sikkert i mål

• Variant A – eksportér PDF/A fra systemet: Kan dit lagerstyringssystem udlæse fakturaen som PDF/A (med indlejrede skrifttyper), er den deraf genererede ZUGFeRD-fil konform.
• Variant B – brug ren XRechnung: Ved XRechnung (ren XML) bortfalder PDF-containeren fuldstændigt; spørgsmålet om PDF/A-konformitet stiller sig ikke.

Konklusion

PDF/A-3 er mere end en etikette: Det kræver indlejrede skrifttyper, en farveprofil og de rigtige metadata. Kommer du fra et ældre system, eksporterer du bedst direkte PDF/A – eller satser på XRechnung, hvor PDF-containeren ikke spiller nogen rolle.

---

E-faktura-XML'en er hos TaxLayer altid EN-16931- og KoSIT-valideret. Spørgsmål om PDF/A-konformitet? Skriv til info@landauer.de.