Incorporer les polices dans un PDF/A : pourquoi Arial manque souvent et comment y remédier

Un écueil fréquent avec ZUGFeRD : le PDF source provient d'un système ancien et utilise Arial ou Arial Bold sans incorporer ces polices. Le fichier n'est alors pas conforme au PDF/A, avant même toute conversion.

> Réponse rapide : PDF/A exige que toutes les polices soient incorporées dans le fichier. Les systèmes de gestion commerciale anciens n'incorporent souvent pas Arial/Arial Bold – le PDF n'est alors pas conforme au PDF/A, et cela ne se corrige pas en incorporant simplement le XML ZUGFeRD. Solution : exporter le PDF/A directement depuis le système, ou utiliser XRechnung.

Pourquoi les polices doivent être incorporées

PDF/A est un format d'archivage : il doit garantir qu'un document ait encore un aspect identique dans de nombreuses années. Un fichier qui compte sur le fait que le lecteur ait Arial installée ne remplit pas cette condition – sur un système dépourvu de cette police, l'affichage divergerait. C'est pourquoi les données de police doivent se trouver dans le PDF lui-même.

Comment le vérifier

Adobe Acrobat : Fichier → Propriétés → onglet « Polices ». Si la mention « incorporée » manque, la police n'est pas contenue dans le fichier.
veraPDF : le validateur PDF/A ouvert signale les polices non incorporées comme une infraction.

Pourquoi incorporer le XML ne suffit pas

Une erreur répandue : « Si le XML ZUGFeRD et les métadonnées PDF/A sont présents, le fichier est un PDF/A. » C'est faux. Les métadonnées ne font qu'indiquer l'intention ; les polices manquantes le restent. Pour une véritable conformité, il faudrait incorporer les polices et ajouter un profil colorimétrique.

Les deux solutions praticables

Générer le PDF/A dans le système source : de nombreux logiciels de gestion commerciale et de traitement de texte peuvent produire directement du PDF/A (avec polices incorporées). Le fichier ZUGFeRD qui en résulte est alors conforme.
XRechnung au lieu de ZUGFeRD : avec la XRechnung pure (XML), il n'y a pas de conteneur PDF – la question des polices ne se pose pas du tout.

Conclusion

Les polices non incorporées sont la cause la plus fréquente de PDF ZUGFeRD non conformes. Qui part d'un système ancien exporte de préférence directement en PDF/A – ou mise sur la XRechnung.

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Le XML de la facture électronique est chez TaxLayer toujours validé EN 16931 et KoSIT. Des questions sur la conformité PDF/A ? info@landauer.de.

Questions fréquentes

Pourquoi les polices doivent-elles être incorporées dans un PDF/A ?

Pour que le document s'affiche de manière identique sur n'importe quel ordinateur et dans de nombreuses années. Si le fichier s'appuie sur une police système comme Arial, qui n'est pas installée partout, l'affichage peut changer – ce que PDF/A interdit.

Comment reconnaître qu'une police manque ?

Dans Adobe Acrobat, sous Fichier → Propriétés → Polices : si une police n'affiche pas la mention « incorporée » ou « sous-ensemble incorporé », elle manque. Un validateur PDF/A comme veraPDF le signale également.

L'incorporation du XML ZUGFeRD rend-elle mon PDF conforme ?

Non. L'incorporation du XML et des métadonnées ne rend pas un PDF conforme au PDF/A a posteriori. Les polices manquantes le restent. Détails dans PDF/A-3B et veraPDF.

Comment obtenir une facture conforme au PDF/A ?

Le mieux est d'exporter la facture directement en PDF/A (avec polices incorporées) depuis le logiciel de gestion commerciale ou de facturation. Autre option : utiliser une XRechnung pure, qui n'a pas de conteneur PDF.