GDPR si AVV la conversia facturii electronice: protectia datelor, gazduire in UE, stergere

Cine converteste facturi prelucreaza date cu caracter personal – si de aceea trebuie sa ia in calcul si protectia datelor. La alegerea unei solutii de conversie merita o privire atenta asupra gazduirii, stocarii si contractelor.

> Raspuns scurt: Datele facturii sunt de obicei date cu caracter personal si intra sub incidenta GDPR. Fiti atenti la gazduirea in UE, la faptul ca continutul facturilor nu este stocat permanent, la termene de stergere clare si la un AVV disponibil. La TaxLayer: prelucrare in Frankfurt, fara stocarea continutului facturilor, stergerea metadatelor dupa 90 de zile, AVV la cerere.

De ce este acest lucru relevant

Facturile contin nume, adrese si adesea date de contact – asadar date cu caracter personal. Din momentul in care un prestator le prelucreaza in numele dumneavoastra, el este persoana imputernicita de operator in sensul GDPR. Acest lucru genereaza cerinte privind locul, amploarea si durata prelucrarii.

La ce ar trebui sa fiti atenti

Criteriu	Ce conteaza
Gazduire	prelucrare si stocare in interiorul UE
Locatia serverului	denumita concret (de ex. Frankfurt am Main)
Stocare	continutul facturilor, pe cat posibil, nu permanent
Stergere	termene de stergere clare, automate
AVV	contract de prelucrare a datelor disponibil

Asa procedeaza TaxLayer

Prelucrare in Frankfurt am Main, toate datele raman in UE.
Fisierul facturii nu este stocat permanent, ci prelucrat si returnat.
Se pastreaza doar metadate de utilizare minime, sterse automat dupa 90 de zile.
Un AVV este disponibil la cerere.

Interactiunea cu pastrarea

Separat de protectia datelor se aplica obligatia fiscala de pastrare: factura electronica insasi trebuie arhivata sigur din punct de vedere al reviziei. Cum se potriveste acest lucru cu GoBD cititi in Arhivarea facturii electronice.

Concluzie

Protectia datelor nu este un aspect secundar la conversia facturii electronice. Fiti atenti la gazduirea in UE, la stocarea economica, la termene de stergere clare si la un AVV – atunci prelucrarea ramane conforma GDPR.

---

TaxLayer: prelucrare in Frankfurt, fara stocarea continutului facturilor, AVV la cerere. Intrebari la info@landauer.de.

Întrebări frecvente

Sunt datele facturii date cu caracter personal?

Da, de regula. Numele, adresele si partial datele de contact ale persoanelor de contact sunt date cu caracter personal. Prelucrarea intra, prin urmare, sub incidenta GDPR.

Unde sunt prelucrate datele?

La TaxLayer, prelucrarea are loc exclusiv in centre de date germane (Frankfurt am Main). Toate datele raman in interiorul UE.

Se stocheaza continutul facturilor?

Nu. Fisierul facturii (PDF/XML) este prelucrat si returnat, dar nu este stocat permanent. Se pastreaza doar metadate de utilizare minime, care sunt sterse automat dupa 90 de zile.

Exista un AVV?

Da. Un contract de prelucrare a datelor (AVV) este disponibil la cerere. Scrieti la info@landauer.de.