Pot imprima o factura electronica si arhiva imprimarea?

Nu. Conform regulamentului GoBD, documentele electronice trebuie pastrate in formatul original. O imprimare a unui PDF ZUGFeRD sau XML XRechnung nu indeplineste cerintele. Fisierul original trebuie sa ramana stocat digital.

Este suficient sa salvez PDF-ul ZUGFeRD ca PDF obisnuit?

Fisierul ZUGFeRD ESTE un PDF -- il salvati ca pe orice alt fisier PDF. Important: utilizati Salvare ca in loc de Imprimare ca PDF, deoarece aceasta din urma elimina XML-ul incorporat.

Trebuie sa arhivez si copia vizuala pentru XRechnung?

Nu. Doar fisierul XML original este supus cerintei de arhivare. O copie vizuala (vizualizare PDF) poate fi stocata suplimentar, dar nu este obligatorie.

Pot stoca facturile electronice in cloud?

Da, cu conditia ca furnizorul de cloud sa indeplineasca cerintele GoBD: imuabilitate, trasabilitate, acces pentru audituri fiscale. Serverele trebuie sa fie localizate in UE. Furnizori precum Google Cloud, AWS (Frankfurt) sau Microsoft Azure (Germania) sunt potriviti.

Ce se intampla daca nu arhivez corect facturile electronice?

In timpul unui audit fiscal, administratia fiscala poate respinge contabilitatea si estima profitul (paragraful 162 AO). In plus, deducerea TVA poate fi refuzata daca factura originala nu poate fi prezentata.

Arhivare facturi electronice: Pastrarea conforma GoBD a ZUGFeRD si XRechnung

Odata cu obligatia facturii electronice din 2025, companiile se confrunta cu o intrebare adesea trecuta cu vederea: cum arhivez fisierele ZUGFeRD si XRechnung astfel incat sa fie conforme cu cerintele GoBD (Grundsatze zur ordnungsmassigen Fuhrung und Aufbewahrung von Buchern -- Principii pentru gestionarea si pastrarea corecta a registrelor, evidentelor si documentelor in forma electronica)?

> Raspuns scurt: Facturile electronice trebuie pastrate in formatul digital original timp de 10 ani -- ZUGFeRD ca PDF, XRechnung ca XML. Imprimarea sau conversia in alt format nu este conforma GoBD. Stocarea in cloud este permisa daca serverele sunt in UE.

Cat timp trebuie pastrate facturile electronice?

Cerinta de pastrare este de 10 ani (paragraful 147 AO, paragraful 257 HGB). Perioada incepe la sfarsitul anului calendaristic in care factura a fost emisa sau primita.

Exemplu: O factura din 15 martie 2026 trebuie pastrata pana la 31 decembrie 2036.

Aceasta cerinta se aplica la:

Facturi electronice de iesire (cele pe care le trimiteti)
Facturi electronice de intrare (cele pe care le primiti)
Toate formatele: ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X

Ce impune GoBD pentru facturile electronice?

GoBD stabileste patru cerinte centrale pentru arhivarea documentelor electronice:

1. Pastrarea in formatul original

O factura electronica trebuie pastrata in formatul in care a fost primita sau creata:

ZUGFeRD: Fisierul PDF original cu XML incorporat
XRechnung: Fisierul XML original

O imprimare, captura de ecran sau conversie in alt format (de exemplu JPEG, TIFF) nu este suficienta.

2. Imuabilitate

Fisierul arhivat nu trebuie sa poata fi modificat dupa stocare. Aceasta inseamna:

Fara salvare pe un sistem de fisiere obisnuit unde angajatii pot sterge sau suprascrie fisiere
Ideal un sistem de gestionare a documentelor (DMS) cu versionare si protectie la stergere
Alternativ: stocare WORM (Write Once Read Many) sau un serviciu cloud cu configuratia adecvata

3. Trasabilitate (documentatie procedurala)

Trebuie sa documentati cum sunt receptionate, procesate si arhivate facturile electronice. Acest document se numeste documentatie procedurala (Verfahrensdokumentation) si este solicitat in timpul auditurilor fiscale.

4. Acces pentru audituri fiscale

Administratia fiscala trebuie sa aiba acces la facturile electronice arhivate in timpul unui audit -- in formatul original si procesabil automat. Aceasta inseamna ca datele XML (nu doar vizualizarea PDF) trebuie sa fie disponibile.

Ce solutii de arhivare sunt potrivite?

Sisteme de gestionare a documentelor (DMS)

Solutiile DMS profesionale precum d.velop, ELO, DocuWare sau ecoDMS ofera:

Import automat de facturi electronice prin e-mail
Versionare si protectie la stergere
Cautare full-text in datele XML
Certificare GoBD

Stocare cloud cu controale de acces

Pentru companiile mai mici, stocarea in cloud poate fi suficienta daca:

Serverele sunt localizate in UE (Google Cloud Frankfurt, AWS Frankfurt, Azure Germania)
Permisiunile de acces sunt configurate astfel incat fisierele sa nu poata fi sterse
Exista documentatie procedurala

Software de contabilitate cu functie de arhivare

Multe programe precum DATEV, Lexware si sevDesk ofera arhivare integrata:

Factura electronica este salvata automat in forma originala la import
Legata de inregistrarea contabila
Export pentru audituri fiscale

Ce greseli ar trebui sa evit?

Greseala	De ce este problematica	Solutie
Imprim factura electronica si clasez copia pe hartie	Nu este format original, incalca GoBD	Salvati digital in formatul original
Imprimare ca PDF in loc de Salvare ca	Elimina XML-ul incorporat din ZUGFeRD	Utilizati intotdeauna Salvare ca
Convertesc XML-ul XRechnung in PDF si arhivez doar PDF-ul	Originalul se pierde	Pastrati intotdeauna fisierul XML
Stochez pe desktopul local fara backup	Risc de pierdere a datelor, fara protectie la stergere	Utilizati cloud sau DMS cu backup
Fara documentatie procedurala	Administratia fiscala poate contesta contabilitatea	Creati documentatia procedurala

Trebuie sa arhivez atat XML-ul, cat si PDF-ul?

Pentru ZUGFeRD, aceasta nu este o problema -- XML-ul este incorporat in PDF. Cand salvati fisierul ZUGFeRD PDF, aveti automat si XML-ul.

Pentru XRechnung, nu exista PDF. Doar fisierul XML original este supus arhivarii. O copie vizuala (vizualizare PDF) poate fi stocata suplimentar, dar nu este obligatorie.

Sfat: Verificati facturile electronice primite inainte de arhivare cu Validatorul gratuit TaxLayer pentru completitudine. Astfel puteti identifica imediat campurile obligatorii lipsa si solicita expeditorului o corectie.

Ce se intampla cu arhivarea necorespunzatoare?

In timpul unui audit fiscal, administratia fiscala poate:

Respinge contabilitatea si estima profitul (paragraful 162 AO)
Refuza deducerea TVA daca factura originala nu poate fi prezentata
Impune penalitati de intarziere (paragraful 146 alin. 2c AO: 2.500 EUR per zi inceputa)

Lista de verificare: Arhivare facturi electronice conforma GoBD

Salvati facturile electronice in formatul original (ZUGFeRD PDF sau XRechnung XML)
Asigurati imuabilitatea (DMS, stocare WORM sau cloud cu protectie la stergere)
Creati si mentineti documentatia procedurala
Asigurati accesul pentru auditurile fiscale (functie de export, procesabil automat)
Respectati perioada de pastrare de 10 ani
Documentati strategia de backup

---

TaxLayer creeaza facturile de iesire ca fisiere ZUGFeRD sau XRechnung validate -- pregatite pentru arhivare de la descarcare. Incercati gratuit: 2 conversii/luna fara card de credit.