استلام ومعالجة الفواتير الإلكترونية: كيف تفعلها بشكل صحيح

ينطبق إلزام استلام الفواتير الإلكترونية منذ 1 يناير 2025 على جميع الشركات في ألمانيا بلا استثناء. بينما يُطبق إلزام الإرسال تدريجيًا، يجب عليك كمستلم للفواتير أن تكون بالفعل قادرًا على استلام ومعالجة الفواتير الإلكترونية المنظمة وفق EN 16931.

> إجابة مختصرة: منذ 2025، يجب على جميع الشركات أن تكون قادرة على استلام الفواتير الإلكترونية بتنسيق ZUGFeRD أو XRechnung. يمكن فتح ملفات ZUGFeRD كملف PDF عادي؛ أما XRechnung XML فيمكن عرضه بعارض أو استيراده في برنامج المحاسبة.

ماذا يعني إلزام الاستلام عمليًا؟

اشترط قانون فرص النمو منذ 2025 على جميع الشركات قبول الفواتير الإلكترونية — بغض النظر عن الحجم أو الإيرادات. لا يجوز لك رفض فاتورة إلكترونية والإصرار على تنسيق ورقي أو PDF بسيط.

تحديدًا، هذا يعني:

• تحتاج صندوق بريد إلكتروني أو قناة يمكن من خلالها استلام الفواتير الإلكترونية
• يجب أن تكون قادرًا على معالجة الملف المستلم في محاسبتك
• يجب أرشفة الفاتورة الإلكترونية بتنسيقها الأصلي (وليس طباعتها)

أي تنسيقات ستستلمها كمستلم؟

عمليًا، ستستلم تنسيقين:

ZUGFeRD (الأكثر شيوعًا في B2B): ملف PDF يبدو كفاتورة عادية. في الخلفية، ملف XML قابل للقراءة الآلية مضمن. يمكنك فتح الملف وقراءته بأي قارئ PDF — المعالجة التلقائية يتولاها برنامج المحاسبة.

XRechnung (أساسًا من الجهات الحكومية): ملف XML خالص بدون عرض PDF. محسّن للمعالجة الآلية لكنه غير قابل للقراءة مباشرة بالعين البشرية. تحتاج عارض أو برنامج يمكنه عرض XRechnung.

كيف أعالج فاتورة ZUGFeRD؟

ZUGFeRD هو الحالة الأبسط:

1. الفتح: افتح الملف كملف PDF عادي وراجعه بصريًا
2. الاستيراد: حمّل الملف في برنامج المحاسبة — DATEV وLexware وsevDesk ومعظم أنظمة ERP تتعرف تلقائيًا على XML المضمن
3. التحقق: قارن البيانات المستخرجة (المبلغ، الضريبة، رقم الفاتورة) مع عرض PDF
4. القيد: قيّد الفاتورة كالمعتاد — معظم الحقول تُنقل تلقائيًا
5. الأرشفة: خزّن ملف ZUGFeRD الأصلي (وليس فقط عرض PDF) بشكل متوافق مع GoBD

كيف أعالج XRechnung؟

XRechnung يتطلب خطوة إضافية لأنه لا يوجد PDF قابل للقراءة:

1. العرض: افتح ملف XML بـعارض TaxLayer XML المجاني — تُعرض جميع حقول الفاتورة بوضوح
2. التحقق: اختياريًا تحقق بـأداة التحقق من XRechnung مما إذا كانت جميع حقول EN 16931 الإلزامية موجودة
3. الاستيراد: حمّل ملف XML في برنامج المحاسبة
4. الأرشفة: احتفظ بملف XML الأصلي

ماذا أفعل إذا لم يستطع برنامجي معالجة الفواتير الإلكترونية؟

إذا لم يدعم برنامج المحاسبة الخاص بك استيراد الفواتير الإلكترونية تلقائيًا بعد:

• ZUGFeRD: يمكنك استخدام عرض PDF كما كان من قبل ونقل البيانات يدويًا. بيانات XML لا تُفقد — تبقى مضمنة في الملف للاستخدام لاحقًا.
• XRechnung: استخدم عارض TaxLayer XML لعرض بيانات الفاتورة بشكل مقروء. من هناك، يمكنك إدخال القيم يدويًا في نظام المحاسبة.

على المدى الطويل، نوصي بتحديث أو تبديل برنامجك. جميع البرامج الشائعة (DATEV، Lexware، sevDesk، Billomat، FastBill) تدعم الآن استيراد الفواتير الإلكترونية.

هل يجب أن أتحقق من الفواتير الإلكترونية الواردة؟

التحقق ليس مطلوبًا قانونيًا لكنه موصى به لسببين:

1. تأمين خصم ضريبة المدخلات: فاتورة إلكترونية بحقول إلزامية مفقودة (مثلاً بدون رقم تعريف ضريبي، بنود مفقودة) يمكن أن تعرض خصم ضريبة المدخلات للخطر
2. اكتشاف الأخطاء مبكرًا: أفضل أن تُبلغ المرسل فورًا عن الأخطاء بدلاً من أشهر لاحقة أثناء تدقيق ضريبي

أداة التحقق من TaxLayer المجانية تفحص جميع حقول EN 16931 الإلزامية مباشرة في المتصفح — بدون تثبيت، بدون رفع إلى خادم.

كيف أؤرشف الفواتير الإلكترونية المستلمة بشكل صحيح؟

الفواتير الإلكترونية تخضع لنفس متطلب الاحتفاظ مثل الفواتير الورقية (10 سنوات). مهم: يجب الاحتفاظ بالفاتورة الإلكترونية بـالتنسيق الأصلي:

• ZUGFeRD: احفظ ملف PDF الأصلي مع XML المضمن (وليس كمطبوعة أو لقطة شاشة)
• XRechnung: احفظ ملف XML الأصلي

الطباعة أو التحويل إلى تنسيق آخر غير متوافق مع GoBD. مزيد من التفاصيل في مقالنا أرشفة الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع GoBD.

TaxLayer يحول فواتير PDF الصادرة تلقائيًا إلى ملفات ZUGFeRD أو XRechnung مُتحقق منها — تحويلان شهريًا مجانًا، بدون بطاقة ائتمان. جربه الآن.