Indlejre skrifttyper i PDF/A: hvorfor Arial ofte mangler, og hvad der hjælper

En hyppig faldgrube ved ZUGFeRD: Den oprindelige PDF stammer fra et ældre system og bruger Arial eller Arial Bold uden at indlejre disse skrifttyper. Dermed er filen allerede før enhver konvertering ikke PDF/A-konform.

> Kort svar: PDF/A kræver, at alle skrifttyper er indlejret i filen. Ældre lagerstyringssystemer indlejrer ofte ikke Arial/Arial Bold – PDF'en er da ikke PDF/A-konform, og det kan ikke helbredes ved blot at indlejre ZUGFeRD-XML'en. Løsning: eksportér PDF/A direkte fra systemet, eller brug XRechnung.

Hvorfor skrifttyper skal være indlejret

PDF/A er et arkivformat: Det skal garantere, at et dokument om mange år stadig ser identisk ud. En fil, der stoler på, at læseren har Arial installeret, opfylder ikke det – på et system uden denne skrift ville visningen afvige. Derfor skal skriftdataene ligge i selve PDF'en.

Sådan kontrollerer du det

Adobe Acrobat: Filer → Egenskaber → fanen „Skrifttyper“. Mangler tilføjelsen „indlejret“, er skriften ikke indeholdt.
veraPDF: den åbne PDF/A-validator melder ikke-indlejrede skrifttyper som en overtrædelse.

Hvorfor XML-indlejring ikke er nok

En udbredt misforståelse: „Er ZUGFeRD-XML'en og PDF/A-metadataene med, er filen PDF/A.“ Det er ikke rigtigt. Metadata angiver kun hensigten; de manglende skrifttyper forbliver manglende. For ægte konformitet skulle skrifttyperne indlejres og en farveprofil tilføjes.

De to praktiske løsninger

Generér PDF/A i det oprindelige system: Mange lager- og tekstsystemer kan udlæse PDF/A direkte (med indlejrede skrifttyper). Så er den deraf genererede ZUGFeRD-fil konform.
XRechnung i stedet for ZUGFeRD: Ved den rene XRechnung (XML) er der ingen PDF-container – skriftspørgsmålet opstår slet ikke.

Konklusion

Ikke-indlejrede skrifttyper er den hyppigste årsag til ikke-konforme ZUGFeRD-PDF'er. Kommer du fra et ældre system, eksporterer du bedst direkte PDF/A – eller satser på XRechnung.

---

E-faktura-XML'en er hos TaxLayer altid EN-16931- og KoSIT-valideret. Spørgsmål om PDF/A-konformitet? info@landauer.de.

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor skal skrifttyper være indlejret i PDF/A?

For at dokumentet vises identisk på enhver computer og om mange år. Stoler filen på en systemskrift som Arial, der ikke er installeret alle steder, kan visningen ændre sig – det forbyder PDF/A.

Hvordan opdager jeg, at skrifttyper mangler?

I Adobe Acrobat under Filer → Egenskaber → Skrifttyper: Står der ved en skrift ikke „indlejret“ eller „indlejret undergruppe“, mangler den. En PDF/A-validator som veraPDF melder også dette.

Gør indlejring af ZUGFeRD-XML'en min PDF konform?

Nej. Indlejring af XML og metadata gør ikke en PDF PDF/A-konform bagefter. Manglende skrifttyper forbliver manglende. Detaljer i PDF/A-3B og veraPDF.

Hvordan får jeg en PDF/A-konform faktura?

Bedst er at eksportere fakturaen direkte som PDF/A (med indlejrede skrifttyper) fra lager- eller faktureringssystemet. Alternativt bruge en ren XRechnung, hvor PDF-containeren bortfalder.