GDPR e AVV nella conversione delle fatture elettroniche: protezione dei dati, hosting UE, cancellazione
Chi converte le fatture tratta dati personali, e per questo deve tenere conto della protezione dei dati. Nella scelta di una soluzione di conversione vale la pena osservare da vicino hosting, memorizzazione e contratti.
> Risposta breve: I dati di fatturazione sono per lo più personali e soggetti al GDPR. Fate attenzione all'hosting UE, al fatto che i contenuti delle fatture non vengano memorizzati in modo permanente, a chiari termini di cancellazione e alla disponibilità di un AVV. In TaxLayer: trattamento a Frankfurt, nessuna memorizzazione dei contenuti delle fatture, cancellazione dei metadati dopo 90 giorni, AVV su richiesta.
Perché è rilevante
Le fatture contengono nomi, indirizzi e spesso dati di contatto, cioè dati personali. Non appena un fornitore di servizi li tratta per vostro conto, diventa il vostro responsabile del trattamento ai sensi del GDPR. Questo fa sorgere requisiti su luogo, portata e durata del trattamento.
A cosa fare attenzione
| Criterio | Ciò che conta |
|---|---|
| Hosting | trattamento e memorizzazione all'interno dell'UE |
| Ubicazione dei server | indicata in modo concreto (ad es. Frankfurt am Main) |
| Memorizzazione | non memorizzare in modo permanente i contenuti delle fatture, per quanto possibile |
| Cancellazione | termini di cancellazione chiari e automatici |
| AVV | contratto di trattamento dei dati disponibile |
Come lo gestisce TaxLayer
- Trattamento a Frankfurt am Main, tutti i dati restano nell'UE.
- Il file della fattura non viene memorizzato in modo permanente, ma trattato e restituito.
- Vengono conservati solo metadati d'uso minimi e cancellati automaticamente dopo 90 giorni.
- Un AVV è disponibile su richiesta.
Interazione con la conservazione
Distinta dalla protezione dei dati vale l'obbligo fiscale di conservazione: la fattura elettronica stessa dovete archiviarla a prova di revisione. Come questo si concilia con la GoBD lo leggete in Archiviare la fattura elettronica.
Conclusione
La protezione dei dati non è un aspetto secondario nella conversione delle fatture elettroniche. Fate attenzione all'hosting UE, alla memorizzazione parsimoniosa, a termini di cancellazione chiari e a un AVV: così il trattamento resta conforme al GDPR.
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TaxLayer: trattamento a Frankfurt, nessuna memorizzazione dei contenuti delle fatture, AVV su richiesta. Domande a info@landauer.de.
Domande frequenti
I dati di fatturazione sono dati personali?
Sì, di norma. Nomi, indirizzi e in parte i dati di contatto dei referenti sono personali. Il trattamento rientra quindi nel GDPR.
Dove vengono trattati i dati?
In TaxLayer il trattamento avviene esclusivamente in centri di calcolo tedeschi (Frankfurt am Main). Tutti i dati restano all'interno dell'UE.
I contenuti delle fatture vengono memorizzati?
No. Il file della fattura (PDF/XML) viene trattato e restituito, ma non memorizzato in modo permanente. Vengono conservati solo metadati d'uso minimi e cancellati automaticamente dopo 90 giorni.
Esiste un AVV?
Sì. Un contratto di trattamento dei dati (AVV) è disponibile su richiesta. Scrivete a info@landauer.de.
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