Posso stampare una fattura elettronica e archiviare la stampa?

No. Secondo i GoBD, i documenti elettronici devono essere conservati nel formato originale. Una stampa di un PDF ZUGFeRD o di un XML XRechnung non soddisfa i requisiti. Il file originale deve rimanere archiviato digitalmente.

È sufficiente salvare il PDF ZUGFeRD come un normale PDF?

Il file ZUGFeRD È un PDF — lo salvate come qualsiasi altro file PDF. Importante: usate «Salva con nome» invece di «Stampa su PDF», poiché quest'ultimo rimuove l'XML incorporato.

Posso conservare le fatture elettroniche nel cloud?

Sì, a condizione che il provider cloud soddisfi i requisiti GoBD: immutabilità, tracciabilità, accesso per i controlli fiscali. I server devono trovarsi nell'UE. Provider come Google Cloud, AWS (Francoforte) o Microsoft Azure (Germania) sono adatti.

Cosa succede se non archivio correttamente le fatture elettroniche?

Durante un controllo fiscale, l'ufficio delle imposte può respingere la contabilità e stimare l'utile (§ 162 AO). Inoltre, la detrazione dell'IVA può essere negata se la fattura originale non può essere prodotta.

Archiviazione fatture elettroniche: conservazione conforme ai GoBD di ZUGFeRD e XRechnung

Con l'obbligo di fatturazione elettronica dal 2025, le aziende si trovano di fronte a una domanda spesso trascurata: come archivio i file ZUGFeRD e XRechnung in modo che siano conformi ai requisiti GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern — Principi per la Corretta Gestione e Conservazione dei Libri, Registri e Documenti in Formato Elettronico)?

> Risposta breve: Le fatture elettroniche devono essere conservate nel formato digitale originale per 10 anni — ZUGFeRD come PDF, XRechnung come XML. Stampare o convertire in un altro formato non è conforme ai GoBD. L'archiviazione nel cloud è consentita se i server si trovano nell'UE.

Per quanto tempo devono essere conservate le fatture elettroniche?

L'obbligo di conservazione è di 10 anni (§ 147 AO, § 257 HGB). Il periodo decorre dalla fine dell'anno solare in cui la fattura è stata emessa o ricevuta.

Esempio: una fattura del 15 marzo 2026 deve essere conservata fino al 31 dicembre 2036.

Questo obbligo si applica a:

Fatture elettroniche in uscita (quelle che inviate)
Fatture elettroniche in entrata (quelle che ricevete)
Tutti i formati: ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X

Cosa richiedono i GoBD per le fatture elettroniche?

I GoBD stabiliscono quattro requisiti centrali per l'archiviazione dei documenti elettronici:

1. Conservazione nel formato originale

Una fattura elettronica deve essere conservata nel formato in cui è stata ricevuta o creata:

ZUGFeRD: il file PDF originale con XML incorporato
XRechnung: il file XML originale

Una stampa, uno screenshot o la conversione in un altro formato (ad es. JPEG, TIFF) non è sufficiente.

2. Immutabilità

Il file archiviato non deve essere modificabile dopo la conservazione. Questo significa:

Nessun salvataggio su un file system normale dove i dipendenti possono eliminare o sovrascrivere i file
Idealmente un sistema di gestione documentale (DMS) con versionamento e protezione dalla cancellazione
In alternativa: archiviazione WORM (Write Once Read Many) o un servizio cloud con configurazione appropriata

3. Tracciabilità (documentazione procedurale)

Dovete documentare come le fatture elettroniche vengono ricevute, elaborate e archiviate. Questo documento si chiama documentazione procedurale (Verfahrensdokumentation) e viene richiesto durante i controlli fiscali.

4. Accesso per i controlli fiscali

L'ufficio delle imposte deve avere accesso alle fatture elettroniche archiviate durante un controllo — nel formato originale e leggibile dalla macchina. Questo significa che i dati XML (non solo la visualizzazione PDF) devono essere disponibili.

Quali soluzioni di archiviazione sono adatte?

Sistemi di gestione documentale (DMS)

Soluzioni DMS professionali come d.velop, ELO, DocuWare o ecoDMS offrono:

Importazione automatica delle fatture elettroniche via e-mail
Versionamento e protezione dalla cancellazione
Ricerca full-text nei dati XML
Certificazione GoBD

Archiviazione cloud con controlli di accesso

Per le aziende più piccole, l'archiviazione cloud può essere sufficiente se:

I server si trovano nell'UE (Google Cloud Francoforte, AWS Francoforte, Azure Germania)
Le autorizzazioni di accesso sono configurate in modo che i file non possano essere eliminati
Esiste una documentazione procedurale

Software di contabilità con funzione di archiviazione

Molti programmi come DATEV, Lexware e sevDesk offrono archiviazione integrata:

La fattura elettronica viene salvata automaticamente nella forma originale al momento dell'importazione
Collegata alla registrazione contabile
Esportazione per i controlli fiscali

Quali errori devo evitare?

Errore	Perché è problematico	Soluzione
Stampare la fattura elettronica e archiviare la copia cartacea	Non è il formato originale, viola i GoBD	Salvare digitalmente nel formato originale
"Stampa su PDF" invece di "Salva con nome"	Rimuove l'XML incorporato da ZUGFeRD	Usare sempre "Salva con nome"
Convertire XML XRechnung in PDF e archiviare solo il PDF	L'originale viene perso	Conservare sempre il file XML
Salvare sul desktop locale senza backup	Rischio di perdita dati, nessuna protezione dalla cancellazione	Usare cloud o DMS con backup
Nessuna documentazione procedurale	L'ufficio delle imposte può contestare la contabilità	Creare la documentazione procedurale

Devo archiviare sia l'XML che il PDF?

Per ZUGFeRD, non c'è problema — l'XML è incorporato nel PDF. Quando salvate il file PDF ZUGFeRD, avete automaticamente anche l'XML.

Per XRechnung, non c'è un PDF. Solo il file XML originale è soggetto all'obbligo di archiviazione. Una copia visuale (visualizzazione PDF) può essere conservata in aggiunta ma non è obbligatoria.

Consiglio: verificate le fatture elettroniche ricevute prima dell'archiviazione con il Validatore TaxLayer gratuito per la completezza. In questo modo potete identificare immediatamente i campi obbligatori mancanti e richiedere una correzione al mittente.

Cosa succede con un'archiviazione non corretta?

Durante un controllo fiscale, l'ufficio delle imposte può:

Respingere la contabilità e stimare l'utile (§ 162 AO)
Negare la detrazione dell'IVA se la fattura originale non può essere prodotta
Imporre penalità per ritardo (§ 146 comma 2c AO: 2.500 € per giorno iniziato)

Checklist: archiviazione fatture elettroniche conforme ai GoBD

Salvare le fatture elettroniche nel formato originale (PDF ZUGFeRD o XML XRechnung)
Garantire l'immutabilità (DMS, archiviazione WORM o cloud con protezione dalla cancellazione)
Creare e mantenere la documentazione procedurale
Garantire l'accesso per i controlli fiscali (funzione di esportazione, leggibile dalla macchina)
Rispettare il periodo di conservazione di 10 anni
Documentare la strategia di backup

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