Могу ли я распечатать электронный счёт и архивировать распечатку?

Нет. Согласно требованиям GoBD электронные документы должны храниться в оригинальном формате. Распечатка ZUGFeRD PDF или XRechnung XML не соответствует требованиям. Оригинальный файл должен храниться в цифровом виде.

Достаточно ли сохранить ZUGFeRD PDF как обычный PDF?

Файл ZUGFeRD УЖЕ является PDF — вы сохраняете его как любой другой PDF-файл. Важно: используйте «Сохранить как» вместо «Печать в PDF», так как последнее удаляет встроенный XML.

Можно ли хранить электронные счета в облаке?

Да, при условии, что облачный провайдер соответствует требованиям GoBD: неизменяемость, отслеживаемость, доступ для налоговых проверок. Серверы должны находиться в ЕС. Подходят Google Cloud, AWS (Франкфурт) или Microsoft Azure (Германия).

Что произойдёт, если я неправильно архивирую электронные счета?

При налоговой проверке налоговая может отклонить вашу бухгалтерию и оценить прибыль (§ 162 AO). Кроме того, может быть отказано в вычете входящего НДС, если оригинальный счёт не может быть предъявлен.

Архивация электронных счетов: хранение ZUGFeRD и XRechnung в соответствии с GoBD

С введением обязательства электронного счёта с 2025 года компании сталкиваются с часто упускаемым из виду вопросом: как архивировать файлы ZUGFeRD и XRechnung в соответствии с требованиями GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern — Принципы надлежащего ведения и хранения бухгалтерских книг, записей и документов в электронной форме)?

> Краткий ответ: Электронные счета должны храниться в оригинальном цифровом формате 10 лет — ZUGFeRD как PDF, XRechnung как XML. Распечатка или конвертация в другой формат не соответствует GoBD. Облачное хранение допускается при размещении серверов в ЕС.

Как долго нужно хранить электронные счета?

Требование хранения составляет 10 лет (§ 147 AO, § 257 HGB). Срок начинается с конца календарного года, в котором счёт был выставлен или получен.

Пример: Счёт от 15 марта 2026 года должен храниться до 31 декабря 2036 года.

Это требование распространяется на:

Исходящие электронные счета (те, которые вы отправляете)
Входящие электронные счета (те, которые вы получаете)
Все форматы: ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X

Что требует GoBD для электронных счетов?

GoBD устанавливает четыре центральных требования для архивирования электронных документов:

1. Хранение в оригинальном формате

Электронный счёт должен храниться в том формате, в котором он был получен или создан:

ZUGFeRD: Оригинальный PDF-файл со встроенным XML
XRechnung: Оригинальный XML-файл

Распечатка, снимок экрана или конвертация в другой формат (например, JPEG, TIFF) недостаточны.

2. Неизменяемость

Архивированный файл не должен быть изменяемым после сохранения. Это означает:

Не сохранять на обычной файловой системе, где сотрудники могут удалить или перезаписать файлы
Идеально — система управления документами (DMS) с версионированием и защитой от удаления
Альтернативно: WORM-хранилище (Write Once Read Many) или облачный сервис с соответствующей конфигурацией

3. Отслеживаемость (процедурная документация)

Вы должны документировать, как электронные счета принимаются, обрабатываются и архивируются. Этот документ называется процедурной документацией (Verfahrensdokumentation) и запрашивается при налоговых проверках.

4. Доступ для налоговых проверок

Налоговая служба должна иметь доступ к архивированным электронным счетам при проверке — в оригинальном формате и машиночитаемыми. Это значит, что XML-данные (а не только просмотр PDF) должны быть доступны.

Какие решения для архивирования подходят?

Системы управления документами (DMS)

Профессиональные DMS-решения, такие как d.velop, ELO, DocuWare или ecoDMS, предлагают:

Автоматический импорт электронных счетов по электронной почте
Версионирование и защиту от удаления
Полнотекстовый поиск в XML-данных
Сертификацию GoBD

Облачное хранилище с контролем доступа

Для небольших компаний облачное хранилище может быть достаточным, если:

Серверы расположены в ЕС (Google Cloud Франкфурт, AWS Франкфурт, Azure Германия)
Права доступа настроены так, что файлы нельзя удалить
Имеется процедурная документация

Бухгалтерское ПО с функцией архивирования

Многие программы, такие как DATEV, Lexware и sevDesk, предлагают встроенное архивирование:

Электронный счёт автоматически сохраняется в оригинальной форме при импорте
Связан с записью проводки
Экспорт для налоговых проверок

Каких ошибок следует избегать?

Ошибка	Почему это проблема	Решение
Распечатать электронный счёт и подшить бумажную копию	Не оригинальный формат, нарушает GoBD	Сохранять в цифровом виде в оригинальном формате
«Печать в PDF» вместо «Сохранить как»	Удаляет встроенный XML из ZUGFeRD	Всегда использовать «Сохранить как»
Конвертировать XML XRechnung в PDF и архивировать только PDF	Оригинал утрачен	Всегда сохранять XML-файл
Хранить на локальном рабочем столе без резервной копии	Риск потери данных, нет защиты от удаления	Использовать облако или DMS с резервным копированием
Нет процедурной документации	Налоговая может оспорить бухгалтерию	Создать процедурную документацию

Нужно ли архивировать и XML, и PDF?

Для ZUGFeRD это не проблема — XML встроен в PDF. Когда вы сохраняете файл ZUGFeRD PDF, вы автоматически получаете и XML.

Для XRechnung PDF нет. Требованию архивирования подлежит только оригинальный XML-файл. Визуальная копия (PDF-визуализация) может храниться дополнительно, но не обязательна.

Совет: Проверьте полученные электронные счета перед архивированием с помощью бесплатного Валидатора TaxLayer на полноту. Так вы сразу обнаружите отсутствующие обязательные поля и сможете запросить исправление у отправителя.

Что произойдёт при неправильном архивировании?

При налоговой проверке налоговая служба может:

Отклонить вашу бухгалтерию и оценить прибыль (§ 162 AO)
Отказать в вычете входящего НДС, если оригинальный счёт не может быть предъявлен
Наложить штрафы за задержку (§ 146 абз. 2c AO: 2 500 € за каждый начатый день)

Чек-лист: архивация электронных счетов в соответствии с GoBD

Сохраняйте электронные счета в оригинальном формате (ZUGFeRD PDF или XRechnung XML)
Обеспечьте неизменяемость (DMS, WORM-хранилище или облако с защитой от удаления)
Создайте и ведите процедурную документацию
Обеспечьте доступ для налоговых проверок (функция экспорта, машиночитаемость)
Соблюдайте срок хранения 10 лет
Документируйте свою стратегию резервного копирования

---

TaxLayer создаёт ваши исходящие счета как проверенные файлы ZUGFeRD или XRechnung — готовые к архивированию при скачивании. Попробуйте бесплатно: 2 конвертации/мес. без кредитной карты.