¿Puedo imprimir una factura electrónica y archivar la impresión?

No. Según las normativas GoBD, los documentos electrónicos deben conservarse en el formato original. Una impresión de un PDF ZUGFeRD o un XML XRechnung no cumple los requisitos. El archivo original debe permanecer almacenado digitalmente.

¿Basta con guardar el PDF ZUGFeRD como un PDF normal?

El archivo ZUGFeRD ES un PDF — lo guarda como cualquier otro archivo PDF. Importante: use «Guardar como» en lugar de «Imprimir a PDF», ya que lo segundo elimina el XML integrado.

¿Puedo almacenar facturas electrónicas en la nube?

Sí, siempre que el proveedor de nube cumpla los requisitos de GoBD: inmutabilidad, trazabilidad, acceso para auditorías fiscales. Los servidores deben estar ubicados en la UE. Proveedores como Google Cloud, AWS (Fráncfort) o Microsoft Azure (Alemania) son adecuados.

¿Qué pasa si no archivo correctamente las facturas electrónicas?

Durante una auditoría fiscal, la oficina tributaria puede rechazar su contabilidad y estimar su beneficio (§ 162 AO). Además, se puede denegar la deducción del IVA soportado si no se puede presentar la factura original.

Archivado de facturas electrónicas: conservación de ZUGFeRD y XRechnung conforme con GoBD

Con la obligación de factura electrónica a partir de 2025, las empresas se enfrentan a una pregunta a menudo ignorada: ¿cómo archivo archivos ZUGFeRD y XRechnung para que cumplan con los requisitos de GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern — Principios para la correcta gestión y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico)?

> Respuesta rápida: Las facturas electrónicas deben conservarse en el formato digital original durante 10 años — ZUGFeRD como PDF, XRechnung como XML. Imprimir o convertir a otro formato no es conforme con GoBD. El almacenamiento en la nube está permitido si los servidores están en la UE.

¿Cuánto tiempo deben conservarse las facturas electrónicas?

El requisito de conservación es de 10 años (§ 147 AO, § 257 HGB). El plazo comienza al final del año natural en que se emitió o recibió la factura.

Ejemplo: Una factura del 15 de marzo de 2026 debe conservarse hasta el 31 de diciembre de 2036.

Este requisito se aplica a:

Facturas electrónicas salientes (las que usted envía)
Facturas electrónicas entrantes (las que usted recibe)
Todos los formatos: ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X

¿Qué exige GoBD para las facturas electrónicas?

GoBD establece cuatro requisitos centrales para el archivado de documentos electrónicos:

1. Conservación en formato original

Una factura electrónica debe conservarse en el formato en que fue recibida o creada:

ZUGFeRD: El archivo PDF original con XML integrado
XRechnung: El archivo XML original

Una impresión, captura de pantalla o conversión a otro formato (p. ej., JPEG, TIFF) no es suficiente.

2. Inmutabilidad

El archivo archivado no debe poder modificarse tras su almacenamiento. Esto significa:

No guardar en un sistema de archivos normal donde los empleados puedan eliminar o sobrescribir archivos
Idealmente, un sistema de gestión documental (DMS) con versionado y protección contra eliminación
Alternativamente: almacenamiento WORM (Write Once Read Many) o un servicio en la nube con la configuración adecuada

3. Trazabilidad (documentación de procedimientos)

Debe documentar cómo se reciben, procesan y archivan las facturas electrónicas. Este documento se denomina documentación de procedimientos (Verfahrensdokumentation) y se solicita durante las auditorías fiscales.

4. Acceso para auditorías fiscales

La oficina tributaria debe tener acceso a las facturas electrónicas archivadas durante una auditoría — en el formato original y legible por máquinas. Esto significa que los datos XML (no solo la vista PDF) deben estar disponibles.

¿Qué soluciones de archivo son adecuadas?

Sistemas de gestión documental (DMS)

Las soluciones DMS profesionales como d.velop, ELO, DocuWare o ecoDMS ofrecen:

Importación automática de facturas electrónicas por correo electrónico
Versionado y protección contra eliminación
Búsqueda de texto completo en datos XML
Certificación GoBD

Almacenamiento en la nube con controles de acceso

Para empresas más pequeñas, el almacenamiento en la nube puede ser suficiente si:

Los servidores están ubicados en la UE (Google Cloud Fráncfort, AWS Fráncfort, Azure Alemania)
Los permisos de acceso están configurados para que los archivos no puedan eliminarse
Existe documentación de procedimientos

Software de contabilidad con función de archivo

Muchos programas como DATEV, Lexware y sevDesk ofrecen archivo integrado:

La factura electrónica se guarda automáticamente en su forma original al importarla
Vinculada al registro contable
Exportación para auditorías fiscales

¿Qué errores debo evitar?

Error	Por qué es problemático	Solución
Imprimir factura electrónica y archivar la copia en papel	No es formato original, viola GoBD	Guardar digitalmente en formato original
«Imprimir a PDF» en lugar de «Guardar como»	Elimina el XML integrado de ZUGFeRD	Usar siempre «Guardar como»
Convertir XML de XRechnung a PDF y archivar solo el PDF	Se pierde el original	Conservar siempre el archivo XML
Almacenar en escritorio local sin copia de seguridad	Riesgo de pérdida de datos, sin protección contra eliminación	Usar nube o DMS con respaldo
Sin documentación de procedimientos	La oficina tributaria puede cuestionar la contabilidad	Crear documentación de procedimientos

¿Necesito archivar tanto el XML como el PDF?

Para ZUGFeRD, esto no es un problema — el XML está integrado en el PDF. Cuando guarda el archivo PDF ZUGFeRD, automáticamente tiene también el XML.

Para XRechnung, no hay PDF. Solo el archivo XML original está sujeto al requisito de archivo. Una copia visual (visualización PDF) puede almacenarse adicionalmente pero no es obligatoria.

Consejo: Compruebe las facturas electrónicas recibidas antes de archivarlas con el Validador de TaxLayer gratuito para verificar su integridad. De esta forma puede identificar campos obligatorios faltantes inmediatamente y solicitar una corrección al remitente.

¿Qué pasa con un archivado inadecuado?

Durante una auditoría fiscal, la oficina tributaria puede:

Rechazar su contabilidad y estimar el beneficio (§ 162 AO)
Denegar la deducción del IVA soportado si no se puede presentar la factura original
Imponer multas por demora (§ 146 párr. 2c AO: 2.500 € por día iniciado)

Lista de comprobación: archivado de facturas electrónicas conforme con GoBD

Guardar facturas electrónicas en el formato original (PDF ZUGFeRD o XML XRechnung)
Garantizar la inmutabilidad (DMS, almacenamiento WORM o nube con protección contra eliminación)
Crear y mantener documentación de procedimientos
Garantizar el acceso para auditorías fiscales (función de exportación, legible por máquinas)
Cumplir el plazo de conservación de 10 años
Documentar su estrategia de respaldo

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