RGPD et AVV lors de la conversion de factures électroniques : protection des données, hébergement UE, suppression

Qui convertit des factures traite des données à caractère personnel – et doit donc penser à la protection des données. Au moment de choisir une solution de conversion, il vaut la peine d'examiner de près l'hébergement, le stockage et les contrats.

> Réponse rapide : Les données de facture sont le plus souvent à caractère personnel et relèvent du RGPD. Veillez à un hébergement UE, à ce que les contenus des factures ne soient pas stockés durablement, à des délais de suppression clairs et à un AVV disponible. Chez TaxLayer : traitement à Frankfurt, aucun stockage des contenus de facture, suppression des métadonnées après 90 jours, AVV sur demande.

Pourquoi c'est important

Les factures contiennent des noms, des adresses et souvent des coordonnées – donc des données à caractère personnel. Dès qu'un prestataire les traite pour votre compte, il est votre sous-traitant au sens du RGPD. Cela fonde des exigences quant au lieu, à l'étendue et à la durée du traitement.

À quoi veiller

Critère	Ce qui compte
Hébergement	traitement et stockage au sein de l'UE
Localisation des serveurs	nommée concrètement (p. ex. Frankfurt am Main)
Stockage	ne pas stocker durablement les contenus de facture, si possible
Suppression	délais de suppression clairs et automatiques
AVV	contrat de sous-traitance disponible

Comment TaxLayer procède

Traitement à Frankfurt am Main, toutes les données restent dans l'UE.
Le fichier de facture n'est pas stocké durablement, mais traité et restitué.
Seules des métadonnées d'usage minimales sont conservées et supprimées automatiquement après 90 jours.
Un AVV est disponible sur demande.

Articulation avec la conservation

Distincte de la protection des données, l'obligation fiscale de conservation s'applique : la facture électronique elle-même doit être archivée de manière inaltérable. La façon dont cela s'articule avec les GoBD est expliquée dans Archiver la facture électronique.

Conclusion

La protection des données n'est pas un sujet secondaire lors de la conversion de factures électroniques. Veillez à un hébergement UE, à un stockage sobre, à des délais de suppression clairs et à un AVV – le traitement reste alors conforme au RGPD.

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TaxLayer : traitement à Frankfurt, aucun stockage des contenus de facture, AVV sur demande. Questions à info@landauer.de.

Questions fréquentes

Les données de facture sont-elles des données à caractère personnel ?

Oui, en règle générale. Les noms, adresses et parfois les coordonnées d'interlocuteurs sont des données à caractère personnel. Leur traitement relève donc du RGPD.

Où les données sont-elles traitées ?

Chez TaxLayer, le traitement s'effectue exclusivement dans des centres de données allemands (Frankfurt am Main). Toutes les données restent au sein de l'UE.

Les contenus des factures sont-ils stockés ?

Non. Le fichier de facture (PDF/XML) est traité et restitué, mais pas stocké durablement. Seules des métadonnées d'usage minimales sont conservées et supprimées automatiquement après 90 jours.

Existe-t-il un AVV ?

Oui. Un contrat de sous-traitance (AVV) est disponible sur demande. Écrivez à info@landauer.de.