Puis-je imprimer une facture électronique et archiver l'impression ?

Non. Selon les réglementations GoBD, les documents électroniques doivent être conservés dans le format original. Une impression d'un PDF ZUGFeRD ou d'un XML XRechnung ne satisfait pas les exigences. Le fichier original doit rester stocké numériquement.

Suffit-il d'enregistrer le PDF ZUGFeRD comme un PDF ordinaire ?

Le fichier ZUGFeRD EST un PDF — vous l'enregistrez comme n'importe quel autre fichier PDF. Important : utilisez « Enregistrer sous » au lieu de « Imprimer en PDF », car ce dernier supprime le XML intégré.

Dois-je aussi archiver la copie visuelle pour XRechnung ?

Non. Seul le fichier XML original est soumis à l'obligation d'archivage. Une copie visuelle (visualisation PDF) peut être stockée en plus mais n'est pas obligatoire.

Puis-je stocker les factures électroniques dans le cloud ?

Oui, à condition que le fournisseur cloud satisfasse aux exigences GoBD : immuabilité, traçabilité, accès pour les contrôles fiscaux. Les serveurs doivent être situés dans l'UE. Des fournisseurs comme Google Cloud, AWS (Francfort) ou Microsoft Azure (Allemagne) conviennent.

Que se passe-t-il si je n'archive pas correctement les factures électroniques ?

Lors d'un contrôle fiscal, l'administration fiscale peut rejeter votre comptabilité et estimer votre bénéfice (§ 162 AO). De plus, la déduction de TVA en amont peut être refusée si la facture originale ne peut pas être produite.

Archivage des factures électroniques : conservation conforme GoBD de ZUGFeRD et XRechnung

Avec l'obligation de facturation électronique de 2025, les entreprises font face à une question souvent négligée : comment archiver les fichiers ZUGFeRD et XRechnung en conformité avec les GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern — Principes pour la tenue et la conservation appropriées des livres, registres et documents sous forme électronique) ?

> Réponse rapide : Les factures électroniques doivent être conservées dans le format numérique original pendant 10 ans — ZUGFeRD en PDF, XRechnung en XML. L'impression ou la conversion dans un autre format n'est pas conforme aux GoBD. Le stockage cloud est autorisé si les serveurs sont dans l'UE.

Combien de temps les factures électroniques doivent-elles être conservées ?

L'obligation de conservation est de 10 ans (§ 147 AO, § 257 HGB). Le délai commence à la fin de l'année civile au cours de laquelle la facture a été émise ou reçue.

Exemple : une facture du 15 mars 2026 doit être conservée jusqu'au 31 décembre 2036.

Cette obligation s'applique à :

Les factures électroniques sortantes (celles que vous envoyez)
Les factures électroniques entrantes (celles que vous recevez)
Tous les formats : ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X

Que requièrent les GoBD pour les factures électroniques ?

Les GoBD établissent quatre exigences centrales pour l'archivage des documents électroniques :

1. Conservation dans le format original

Une facture électronique doit être conservée dans le format dans lequel elle a été reçue ou créée :

ZUGFeRD : le fichier PDF original avec le XML intégré
XRechnung : le fichier XML original

Une impression, capture d'écran ou conversion dans un autre format (par ex. JPEG, TIFF) n'est pas suffisante.

2. Immuabilité

Le fichier archivé ne doit pas être modifiable après le stockage. Cela signifie :

Pas de sauvegarde sur un système de fichiers ordinaire où les employés peuvent supprimer ou écraser des fichiers
Idéalement un système de gestion documentaire (GED) avec versionnement et protection contre la suppression
Alternativement : stockage WORM (Write Once Read Many) ou service cloud avec configuration appropriée

3. Traçabilité (documentation des procédures)

Vous devez documenter comment les factures électroniques sont reçues, traitées et archivées. Ce document est appelé documentation des procédures (Verfahrensdokumentation) et est demandé lors des contrôles fiscaux.

4. Accès pour les contrôles fiscaux

L'administration fiscale doit avoir accès aux factures électroniques archivées lors d'un contrôle — dans le format original et lisible par la machine. Cela signifie que les données XML (pas seulement la vue PDF) doivent être disponibles.

Quelles solutions d'archivage sont adaptées ?

Systèmes de gestion électronique des documents (GED)

Les solutions GED professionnelles telles que d.velop, ELO, DocuWare ou ecoDMS offrent :

Import automatique des factures électroniques par e-mail
Versionnement et protection contre la suppression
Recherche plein texte dans les données XML
Certification GoBD

Stockage cloud avec contrôles d'accès

Pour les petites entreprises, le stockage cloud peut être suffisant si :

Les serveurs sont situés dans l'UE (Google Cloud Francfort, AWS Francfort, Azure Allemagne)
Les autorisations d'accès sont configurées pour que les fichiers ne puissent pas être supprimés
La documentation des procédures existe

Logiciel comptable avec fonction d'archivage

De nombreux programmes comme DATEV, Lexware et sevDesk offrent un archivage intégré :

La facture électronique est automatiquement enregistrée sous sa forme originale lors de l'import
Liée à l'enregistrement comptable
Export pour les contrôles fiscaux

Quelles erreurs éviter ?

Erreur	Pourquoi c'est problématique	Solution
Imprimer la facture électronique et classer la copie papier	Pas le format original, viole les GoBD	Enregistrer numériquement dans le format original
« Imprimer en PDF » au lieu de « Enregistrer sous »	Supprime le XML intégré du ZUGFeRD	Toujours utiliser « Enregistrer sous »
Convertir le XML XRechnung en PDF et archiver uniquement le PDF	L'original est perdu	Toujours conserver le fichier XML
Stocker sur le bureau local sans sauvegarde	Risque de perte de données, pas de protection contre la suppression	Utiliser le cloud ou une GED avec sauvegarde
Pas de documentation des procédures	L'administration fiscale peut contester la comptabilité	Créer la documentation des procédures

Dois-je archiver à la fois le XML et le PDF ?

Pour le ZUGFeRD, ce n'est pas un problème — le XML est intégré dans le PDF. Lorsque vous enregistrez le fichier PDF ZUGFeRD, vous avez automatiquement le XML aussi.

Pour XRechnung, il n'y a pas de PDF. Seul le fichier XML original est soumis à l'archivage. Une copie visuelle (visualisation PDF) peut être stockée en plus mais n'est pas obligatoire.

Astuce : vérifiez les factures électroniques reçues avant l'archivage avec le Validateur TaxLayer gratuit pour la complétude. Ainsi, vous pouvez identifier immédiatement les champs obligatoires manquants et demander une correction à l'expéditeur.

Que se passe-t-il en cas d'archivage non conforme ?

Lors d'un contrôle fiscal, l'administration fiscale peut :

Rejeter votre comptabilité et estimer le bénéfice (§ 162 AO)
Refuser la déduction de TVA en amont si la facture originale ne peut pas être produite
Imposer des pénalités de retard (§ 146 al. 2c AO : 2 500 € par jour entamé)

Checklist : archivage conforme GoBD des factures électroniques

Enregistrer les factures électroniques dans le format original (PDF ZUGFeRD ou XML XRechnung)
Assurer l'immuabilité (GED, stockage WORM ou cloud avec protection contre la suppression)
Créer et maintenir la documentation des procédures
Assurer l'accès pour les contrôles fiscaux (fonction d'export, lisible par machine)
Respecter le délai de conservation de 10 ans
Documenter votre stratégie de sauvegarde

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