Fattura PDF scansionata in XRechnung/ZUGFeRD? Cosa si può fare con l'OCR e cosa no

"Posso semplicemente convertire le mie fatture scansionate in XRechnung?" - questa domanda ricorre spesso. La risposta è un sì cauto, con limiti chiari.

> Risposta breve: Una PDF scansionata è un'immagine senza dati strutturati e quindi non è una fattura elettronica. Con IA/OCR è possibile estrarre le informazioni e trasferirle in un file XRechnung o ZUGFeRD, ma con le scansioni pure il riconoscimento è più soggetto a errori, motivo per cui la verifica dei dati è indispensabile.

Scansione non è uguale a fattura elettronica

Una fattura elettronica secondo la EN 16931 è composta da dati strutturati (XML). Una scansione contiene invece solo un'immagine della fattura: per un computer si tratta inizialmente solo di pixel, non di campi elaborabili. Solo la conversione in un formato strutturato la trasforma in una fattura elettronica.

Cosa può fare IA/OCR

L'estrazione moderna, basata sull'IA, può leggere i dati di fatturazione anche da PDF immagine: numero fattura, data, voci, importi, imposta, venditore e acquirente. Da questi dati si può quindi generare un file XRechnung o ZUGFeRD.

Dove sono i limiti

L'affidabilità dipende fortemente dal documento di origine:

I PDF generati digitalmente (esportati da un sistema) si possono leggere nel modo più affidabile.
Le scansioni pure, soprattutto storte, poco contrastate o a bassa risoluzione, causano più spesso errori di riconoscimento.

Per questo vale la regola: non fidatevi ciecamente del riconoscimento. Una verifica dei dati estratti prima della generazione è obbligatoria, ed è proprio per questo che esiste un passaggio di controllo.

Raccomandazione

Ovunque possibile, generate la fattura direttamente in digitale ed esportatela come PDF. La scansione resta la soluzione di ripiego per i documenti cartacei, e anche in quel caso dovreste controllare i dati con cura.

Conclusione

Da una scansione si può ottenere una fattura elettronica con IA/OCR, ma è la qualità del documento di origine a fare la differenza. Verificate sempre i dati riconosciuti prima di generare il file XRechnung o ZUGFeRD.

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TaxLayer legge i dati di fatturazione con l'IA e vi permette di verificare ogni informazione prima della generazione. Domande a info@landauer.de.

Domande frequenti

Una PDF scansionata è una fattura elettronica?

No. Una scansione è un'immagine senza dati strutturati e non vale come fattura elettronica secondo la EN 16931. Solo la conversione in un formato strutturato (XRechnung o ZUGFeRD) la trasforma in una fattura elettronica.

Si può creare una fattura elettronica da una scansione?

Con IA/OCR è possibile estrarre i dati da una scansione e trasferirli in un file XRechnung o ZUGFeRD. Con le scansioni puramente immagine il riconoscimento è però meno affidabile rispetto ai PDF generati digitalmente.

Quanto è affidabile il riconoscimento del testo con le scansioni?

Dipende da qualità della scansione, risoluzione e layout. Documenti scansionati storti o poco contrastati causano errori. Per questo una verifica manuale dei dati riconosciuti prima della generazione è importante.

Cosa è meglio della scansione?

Dove possibile, generare la fattura direttamente in digitale ed esportarla come PDF: il riconoscimento dei dati è allora molto più affidabile. La scansione è la soluzione di ripiego per i documenti cartacei.