Osadzanie czcionek w PDF/A: dlaczego często brakuje Arial i co pomaga

Częsty problem przy ZUGFeRD: wyjściowy plik PDF pochodzi ze starszego systemu i używa czcionki Arial lub Arial Bold, nie osadzając tych czcionek. Tym samym plik już przed jakąkolwiek konwersją nie jest zgodny z PDF/A.

> Krótka odpowiedź: PDF/A wymaga, aby wszystkie czcionki były osadzone w pliku. Starsze systemy gospodarki magazynowej często nie osadzają Arial/Arial Bold – wtedy plik PDF nie jest zgodny z PDF/A, a tego nie da się naprawić samym osadzeniem XML ZUGFeRD. Rozwiązanie: wyeksportować PDF/A bezpośrednio z systemu lub użyć XRechnung.

Dlaczego czcionki muszą być osadzone

PDF/A to format archiwalny: ma gwarantować, że dokument za wiele lat nadal będzie wyglądał identycznie. Plik, który polega na tym, że czytelnik ma zainstalowaną czcionkę Arial, nie spełnia tego warunku – w systemie bez tej czcionki wygląd byłby inny. Dlatego dane czcionki muszą znajdować się w samym pliku PDF.

Jak to sprawdzić

Adobe Acrobat: Plik → Właściwości → zakładka „Czcionki”. Jeśli brakuje adnotacji „osadzona”, czcionka nie jest zawarta w pliku.
veraPDF: otwarty walidator PDF/A zgłasza nieosadzone czcionki jako naruszenie.

Dlaczego osadzenie XML nie wystarcza

Rozpowszechniony błąd: „Jeśli w pliku jest XML ZUGFeRD i metadane PDF/A, to plik jest PDF/A”. To nieprawda. Metadane wskazują jedynie zamiar; brakujące czcionki nadal będą brakować. Do rzeczywistej zgodności czcionki musiałyby zostać osadzone, a profil kolorów dodany.

Dwa praktyczne rozwiązania

Wygenerować PDF/A w systemie źródłowym: wiele systemów gospodarki magazynowej i systemów tekstowych potrafi bezpośrednio wygenerować PDF/A (z osadzonymi czcionkami). Wtedy powstały z niego plik ZUGFeRD jest zgodny.
XRechnung zamiast ZUGFeRD: przy czystej XRechnung (XML) nie ma kontenera PDF – kwestia czcionek w ogóle się nie pojawia.

Podsumowanie

Nieosadzone czcionki to najczęstsza przyczyna niezgodnych plików PDF ZUGFeRD. Kto pracuje ze starszym systemem, najlepiej niech eksportuje bezpośrednio PDF/A – albo postawi na XRechnung.

---

XML e-faktury w TaxLayer jest zawsze walidowany względem EN 16931 i standardu KoSIT. Pytania o zgodność z PDF/A? info@landauer.de.

Najczęściej zadawane pytania

Dlaczego czcionki muszą być osadzone w PDF/A?

Aby dokument wyświetlał się identycznie na każdym komputerze i za wiele lat. Jeśli plik polega na czcionce systemowej takiej jak Arial, która nie wszędzie jest zainstalowana, wygląd może się zmienić – tego zabrania PDF/A.

Po czym poznam, że brakuje czcionek?

W programie Adobe Acrobat w Plik → Właściwości → Czcionki: jeśli przy czcionce nie ma adnotacji „osadzona” lub „osadzony podzbiór”, to jej brakuje. Walidator PDF/A taki jak veraPDF również to zgłasza.

Czy osadzenie XML ZUGFeRD sprawia, że mój PDF jest zgodny?

Nie. Osadzenie XML i metadanych nie czyni pliku PDF zgodnym z PDF/A z mocą wsteczną. Brakujące czcionki nadal będą brakować. Szczegóły w PDF/A-3B i veraPDF.

Jak uzyskać fakturę zgodną z PDF/A?

Najlepiej wyeksportować fakturę bezpośrednio jako PDF/A (z osadzonymi czcionkami) z systemu gospodarki magazynowej lub systemu fakturowania. Alternatywnie użyć czystej XRechnung, w której kontener PDF w ogóle nie występuje.