GDPR и AVV при конвертации электронных счетов: защита данных, хостинг в ЕС, удаление

Тот, кто конвертирует счета, обрабатывает персональные данные – и поэтому должен учитывать защиту данных. При выборе решения для конвертации стоит внимательно рассмотреть хостинг, хранение и договоры.

> Краткий ответ: Данные счетов чаще всего являются персональными и подпадают под GDPR. Обращайте внимание на хостинг в ЕС, на то, чтобы содержимое счетов не сохранялось постоянно, на чёткие сроки удаления и на доступный AVV. В TaxLayer: обработка во Frankfurt, отсутствие хранения содержимого счетов, удаление метаданных через 90 дней, AVV по запросу.

Почему это важно

Счета содержат имена, адреса и часто контактные данные – то есть персональные данные. Как только поставщик услуг обрабатывает их по вашему поручению, он становится вашим обработчиком данных в смысле GDPR. Это порождает требования к месту, объёму и продолжительности обработки.

На что следует обращать внимание

Критерий	Что важно
Хостинг	обработка и хранение внутри ЕС
Расположение серверов	конкретно названо (например, Frankfurt am Main)
Хранение	по возможности не хранить содержимое счетов постоянно
Удаление	чёткие, автоматические сроки удаления
AVV	договор об обработке данных доступен

Как это делает TaxLayer

Обработка во Frankfurt am Main, все данные остаются в ЕС.
Файл счёта не сохраняется постоянно, а обрабатывается и возвращается.
Хранятся только минимальные метаданные использования, которые автоматически удаляются через 90 дней.
AVV доступен по запросу.

Взаимодействие с архивированием

Отдельно от защиты данных действует налоговая обязанность хранения: сам электронный счёт вы должны архивировать в неизменяемом виде. Как это сочетается с GoBD, читайте в статье Архивирование электронных счетов.

Итог

Защита данных при конвертации электронных счетов – не второстепенный вопрос. Обращайте внимание на хостинг в ЕС, экономное хранение, чёткие сроки удаления и AVV – тогда обработка останется соответствующей GDPR.

---

TaxLayer: обработка во Frankfurt, отсутствие хранения содержимого счетов, AVV по запросу. Вопросы: info@landauer.de.

Часто задаваемые вопросы

Являются ли данные счёта персональными данными?

Да, как правило. Имена, адреса и отчасти контактные данные контактных лиц являются персональными. Поэтому обработка подпадает под GDPR.

Где обрабатываются данные?

В TaxLayer обработка осуществляется исключительно в немецких центрах обработки данных (Frankfurt am Main). Все данные остаются внутри ЕС.

Сохраняется ли содержимое счетов?

Нет. Файл счёта (PDF/XML) обрабатывается и возвращается, но не сохраняется постоянно. Хранятся только минимальные метаданные использования, которые автоматически удаляются через 90 дней.

Есть ли AVV?

Да. Договор об обработке данных (AVV) доступен по запросу. Напишите на info@landauer.de.