Малый бизнес и электронные счета: что действует с 2025 года?

Многие представители малого бизнеса согласно § 19 UStG полагают, что обязательство электронного счёта их не касается. Это опасное заблуждение. Закон о возможностях роста чётко различает обязательства получения и отправки — и для обязательства получения нет исключения для малого бизнеса.

> Краткий ответ: Малый бизнес обязан принимать и архивировать электронные счета с 1 января 2025 года. Обязательство отправки вступает в силу 1 января 2028 года — независимо от оборота. ZUGFeRD — рекомендуемый формат, так как он остаётся читаемым как PDF и не требует ERP-системы.

Распространяется ли обязательство получения на малый бизнес?

С 1 января 2025 года все компании в Германии обязаны принимать электронные счета. Это явно включает малый бизнес. Законодатель не предусмотрел здесь никакого порога оборота или исключения.

Что это означает на практике?

• Если деловой партнёр отправляет вам файл ZUGFeRD или XRechnung, вы должны уметь его принять и заархивировать.
• Вы не имеете права требовать, чтобы отправитель предоставил обычный PDF или бумажный счёт.
• Полученный электронный счёт должен быть заархивирован в соответствии с GoBD — то есть без изменений, машиночитаемый, в течение 10 лет.

Для большинства представителей малого бизнеса это означает: вам нужен почтовый ящик для приёма счетов и решение для проверяемого хранения. ZUGFeRD PDF можно открыть как обычный PDF — это одно из преимуществ этого формата.

Когда для малого бизнеса начинается обязательство отправки?

С 1 января 2028 года малый бизнес также обязан отправлять свои B2B-счета как электронные счета. Ставка налога остаётся 0% — но форма счёта должна соответствовать техническим требованиям EN 16931. Подробнее о сроках: Обязательство электронного счёта 2027.

Что малый бизнес должен включить в электронный счёт?

Электронный счёт малого бизнеса содержит те же обязательные поля, что и любой другой счёт, соответствующий EN 16931, со следующими особенностями:

• Категория налога: Код E (Exempt — освобождённая) вместо S (Standard)
• Ставка налога: 0%
• Основание освобождения: Ссылка на режим малого бизнеса согласно § 19 UStG (BT-120 или BT-121)
• ИНН (НДС): Необязателен. Достаточно налогового номера (BT-32).

Пример текста примечания для счёта

> «Согласно § 19 UStG, НДС не начисляется.»

Это примечание включается в структурированный XML электронного счёта как Tax Exemption Reason (BT-120).

Какие решения доступны для малого бизнеса?

Малый бизнес обычно не имеет ни ERP-системы, ни бухгалтерского ПО, способного генерировать электронные счета. Есть несколько практических вариантов:

Вариант 1: Бухгалтерское ПО — Программы вроде sevDesk, lexoffice или FastBill предлагают экспорт в ZUGFeRD (от прибл. 7–15 €/мес.).

Вариант 2: Конвертация PDF-счетов — Вы продолжаете создавать счета с помощью Word или Excel, а затем конвертируете PDF с помощью TaxLayer в ZUGFeRD. Новое ПО не требуется, первые 2 конвертации в месяц бесплатны.

Вариант 3: Генератор XRechnung — Для простых счетов вы можете использовать Генератор XRechnung без регистрации.

Подробное сравнение: Создание электронного счёта: 5 методов в сравнении.

Почему ZUGFeRD — лучший выбор для малого бизнеса?

Для малого бизнеса ZUGFeRD (не XRechnung) — почти всегда правильный формат:

1. Читаемый: Клиенты могут открыть счёт как обычный PDF
2. Лёгкая отправка: По электронной почте как вложение, как и прежде
3. Не нужен Leitweg-ID: Актуален только для XRechnung государственным органам
4. Совместимость с DATEV: Налоговые консультанты могут импортировать ZUGFeRD напрямую
5. Пригодность для архивирования: PDF/A-3 подходит для долгосрочного хранения и соответствует GoBD

Чек-лист: электронные счета для малого бизнеса

• Настроен почтовый ящик для приёма электронных счетов
• Решение для архивирования входящих электронных счетов (соответствие GoBD, 10 лет)
• Налоговый номер указан во всех исходящих счетах
• Ссылка на § 19 UStG во всех счетах
• Выбран инструмент для создания ZUGFeRD-счетов
• Создан и проверен тестовый счёт с помощью Валидатора

TaxLayer конвертирует ваши существующие PDF-счета в проверенные файлы ZUGFeRD — без необходимости осваивать новую программу. Режим малого бизнеса автоматически отражён корректно: категория налога E, ставка 0%, примечание об освобождении согласно § 19 UStG. Первые 2 конвертации в месяц бесплатны — без кредитной карты, без подписки.