GDPR та AVV при конвертації електронних рахунків: захист даних, хостинг у ЄС, видалення

Хто конвертує рахунки, той обробляє персональні дані – а отже має враховувати захист даних. При виборі рішення для конвертації варто уважно поглянути на хостинг, зберігання та договори.

> Коротка відповідь: Дані рахунку переважно персональні і підпадають під GDPR. Звертайте увагу на хостинг у ЄС, на те, щоб вміст рахунків не зберігався постійно, на чіткі строки видалення та на доступний AVV. У TaxLayer: оброблення у Frankfurt am Main, без зберігання вмісту рахунків, видалення метаданих через 90 днів, AVV за запитом.

Чому це важливо

Рахунки містять імена, адреси та часто контактні дані – тобто персональні дані. Щойно постачальник послуг обробляє їх за Вашим дорученням, він стає Вашим обробником даних у розумінні GDPR. Це породжує вимоги до місця, обсягу та тривалості оброблення.

На що звертати увагу

Критерій	Що важливо
Хостинг	оброблення та зберігання в межах ЄС
Розташування серверів	конкретно назване (напр. Frankfurt am Main)
Зберігання	по можливості не зберігати вміст рахунків постійно
Видалення	чіткі, автоматичні строки видалення
AVV	договір про обробку даних доступний

Як це реалізовано в TaxLayer

Оброблення у Frankfurt am Main, усі дані залишаються в ЄС.
Файл рахунку не зберігається постійно, а обробляється та повертається.
Утримуються лише мінімальні метадані використання, які автоматично видаляються через 90 днів.
AVV доступний за запитом.

Взаємодія зі зберіганням

Окремо від захисту даних діє податковий обов'язок зберігання: сам електронний рахунок Ви маєте архівувати ревізійно-надійно. Як це узгоджується з GoBD, читайте у статті Архівування електронного рахунку.

Підсумок

Захист даних при конвертації електронних рахунків – не другорядна річ. Звертайте увагу на хостинг у ЄС, ощадливе зберігання, чіткі строки видалення та AVV – тоді оброблення залишається відповідним GDPR.

---

TaxLayer: оброблення у Frankfurt am Main, без зберігання вмісту рахунків, AVV за запитом. Запитання надсилайте на info@landauer.de.

Часті запитання

Чи є дані рахунку персональними даними?

Так, як правило. Імена, адреси та частково контактні дані контактних осіб є персональними. Тому оброблення підпадає під GDPR.

Де обробляються дані?

У TaxLayer оброблення відбувається виключно в німецьких центрах обробки даних (Frankfurt am Main). Усі дані залишаються в межах ЄС.

Чи зберігається вміст рахунків?

Ні. Файл рахунку (PDF/XML) обробляється та повертається, але не зберігається постійно. Утримуються лише мінімальні метадані використання, які автоматично видаляються через 90 днів.

Чи є AVV?

Так. Договір про обробку даних (AVV) доступний за запитом. Пишіть на info@landauer.de.