Чи можу я роздрукувати електронний рахунок і архівувати роздруківку?

Ні. Згідно з вимогами GoBD електронні документи мають зберігатися в оригінальному форматі. Роздруківка ZUGFeRD PDF або XRechnung XML не відповідає вимогам. Оригінальний файл має зберігатися в цифровому вигляді.

Чи достатньо зберегти ZUGFeRD PDF як звичайний PDF?

Файл ZUGFeRD ВЖЕ є PDF — Ви зберігаєте його як будь-який інший PDF-файл. Важливо: використовуйте «Зберегти як» замість «Друк у PDF», оскільки останнє видаляє вбудований XML.

Чи можна зберігати електронні рахунки в хмарі?

Так, за умови, що хмарний провайдер відповідає вимогам GoBD: незмінність, відстежуваність, доступ для податкових перевірок. Сервери мають знаходитися в ЄС. Підходять Google Cloud, AWS (Франкфурт) або Microsoft Azure (Німеччина).

Що станеться, якщо я неправильно архівую електронні рахунки?

При податковій перевірці податкова може відхилити Вашу бухгалтерію та оцінити прибуток (§ 162 AO). Крім того, може бути відмовлено у вирахуванні вхідного ПДВ, якщо оригінальний рахунок не може бути пред'явлений.

Архівування електронних рахунків: зберігання ZUGFeRD та XRechnung відповідно до GoBD

З введенням зобов'язання електронного рахунку з 2025 року компанії стикаються з часто занедбаним питанням: як архівувати файли ZUGFeRD та XRechnung відповідно до вимог GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern)?

> Коротка відповідь: Електронні рахунки мають зберігатися в оригінальному цифровому форматі 10 років — ZUGFeRD як PDF, XRechnung як XML. Роздруківка або конвертація в інший формат не відповідає GoBD. Хмарне зберігання допускається при розміщенні серверів в ЄС.

Як довго потрібно зберігати електронні рахунки?

Вимога зберігання становить 10 років (§ 147 AO, § 257 HGB). Термін починається з кінця календарного року, в якому рахунок був виставлений або отриманий.

Приклад: Рахунок від 15 березня 2026 року має зберігатися до 31 грудня 2036 року.

Ця вимога поширюється на:

Вихідні електронні рахунки (ті, що Ви відправляєте)
Вхідні електронні рахунки (ті, що Ви отримуєте)
Всі формати: ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X

Що вимагає GoBD для електронних рахунків?

GoBD встановлює чотири центральні вимоги для архівування електронних документів:

1. Зберігання в оригінальному форматі

Електронний рахунок має зберігатися в тому форматі, в якому він був отриманий або створений:

ZUGFeRD: Оригінальний PDF-файл зі вбудованим XML
XRechnung: Оригінальний XML-файл

Роздруківка, знімок екрана або конвертація в інший формат (наприклад, JPEG, TIFF) недостатні.

2. Незмінність

Архівований файл не має бути змінюваним після збереження. Це означає:

Не зберігати у звичайній файловій системі, де співробітники можуть видалити або перезаписати файли
Ідеально — система управління документами (DMS) з версіонуванням та захистом від видалення
Альтернативно: WORM-сховище (Write Once Read Many) або хмарний сервіс з відповідною конфігурацією

3. Відстежуваність (процедурна документація)

Ви повинні документувати, як електронні рахунки приймаються, обробляються та архівуються. Цей документ називається процедурною документацією (Verfahrensdokumentation) та запитується при податкових перевірках.

4. Доступ для податкових перевірок

Податкова служба повинна мати доступ до архівованих електронних рахунків при перевірці — в оригінальному форматі та машиночитаними. Це означає, що XML-дані (а не тільки перегляд PDF) мають бути доступні.

Які рішення для архівування підходять?

Системи управління документами (DMS)

Професійні DMS-рішення, такі як d.velop, ELO, DocuWare або ecoDMS, пропонують:

Автоматичний імпорт електронних рахунків по електронній пошті
Версіонування та захист від видалення
Повнотекстовий пошук у XML-даних
Сертифікацію GoBD

Хмарне сховище з контролем доступу

Для невеликих компаній хмарне сховище може бути достатнім, якщо:

Сервери розташовані в ЄС (Google Cloud Франкфурт, AWS Франкфурт, Azure Німеччина)
Права доступу налаштовані так, що файли не можна видалити
Є процедурна документація

Бухгалтерське ПЗ з функцією архівування

Багато програм, таких як DATEV, Lexware та sevDesk, пропонують вбудоване архівування:

Електронний рахунок автоматично зберігається в оригінальній формі при імпорті
Пов'язаний із записом проведення
Експорт для податкових перевірок

Яких помилок слід уникати?

Помилка	Чому це проблема	Рішення
Роздрукувати електронний рахунок і підшити паперову копію	Не оригінальний формат, порушує GoBD	Зберігати в цифровому вигляді в оригінальному форматі
«Друк у PDF» замість «Зберегти як»	Видаляє вбудований XML із ZUGFeRD	Завжди використовувати «Зберегти як»
Конвертувати XML XRechnung у PDF і архівувати тільки PDF	Оригінал втрачено	Завжди зберігати XML-файл
Зберігати на локальному робочому столі без резервної копії	Ризик втрати даних, немає захисту від видалення	Використовувати хмару або DMS з резервним копіюванням
Немає процедурної документації	Податкова може оскаржити бухгалтерію	Створити процедурну документацію

Чи потрібно архівувати і XML, і PDF?

Для ZUGFeRD це не проблема — XML вбудований у PDF. Коли Ви зберігаєте файл ZUGFeRD PDF, Ви автоматично отримуєте і XML.

Для XRechnung PDF немає. Вимозі архівування підлягає тільки оригінальний XML-файл. Візуальна копія (PDF-візуалізація) може зберігатися додатково, але не обов'язкова.

Порада: Перевірте отримані електронні рахунки перед архівуванням за допомогою безкоштовного Валідатора TaxLayer на повноту. Так Ви одразу виявите відсутні обов'язкові поля та зможете запросити виправлення у відправника.

Що станеться при неправильному архівуванні?

При податковій перевірці податкова служба може:

Відхилити Вашу бухгалтерію та оцінити прибуток (§ 162 AO)
Відмовити у вирахуванні вхідного ПДВ, якщо оригінальний рахунок не може бути пред'явлений
Накласти штрафи за затримку (§ 146 абз. 2c AO: 2 500 € за кожний розпочатий день)

Чек-лист: архівування електронних рахунків відповідно до GoBD

Зберігайте електронні рахунки в оригінальному форматі (ZUGFeRD PDF або XRechnung XML)
Забезпечте незмінність (DMS, WORM-сховище або хмара з захистом від видалення)
Створіть і ведіть процедурну документацію
Забезпечте доступ для податкових перевірок (функція експорту, машиночитаність)
Дотримуйтесь терміну зберігання 10 років
Документуйте свою стратегію резервного копіювання

---

TaxLayer створює Ваші вихідні рахунки як перевірені файли ZUGFeRD або XRechnung — готові до архівування при завантаженні. Спробуйте безкоштовно: 2 конвертації/міс. без кредитної картки.