XRechnung in PDF umwandeln: So machen Sie eingehende E-Rechnungen lesbar

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. In der Praxis heißt das: Im Postfach landen immer öfter XML-Dateien statt PDFs. Eine XRechnung ist für Software gemacht, nicht für Menschen. Wer sie öffnet, sieht Hunderte Zeilen mit Tags wie cbc:PayableAmount statt einer Rechnung.

> Kurzantwort: Mit dem kostenlosen Tool XRechnung in PDF umwandeln machen Sie eingehende XRechnungen, ZUGFeRD-XML und PEPPOL-Rechnungen in Sekunden als übersichtliche PDF lesbar. Die Umwandlung läuft in Ihrem Browser, nichts wird hochgeladen. Rechtlich maßgeblich bleibt die XML-Datei, die Sie unverändert archivieren.

Warum eine XRechnung nicht wie eine Rechnung aussieht

Die XRechnung ist ein reines Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931. Sie enthält alle Angaben einer Rechnung, aber keine Darstellung: keine Schrift, kein Layout, kein Logo. Das ist gewollt, denn die Daten sollen ohne Abtippen direkt in die Buchhaltung fließen.

Für den Alltag in der Buchhaltung ist das trotzdem unpraktisch. Rechnungen müssen geprüft, freigegeben, an Kollegen weitergeleitet oder mit einer Bestellung abgeglichen werden. Dafür braucht es eine lesbare Fassung.

In drei Schritten von der XML zur PDF

1. Datei auswählen: Öffnen Sie XRechnung in PDF umwandeln und ziehen Sie die XML-Datei in das Feld. Sie können auch mehrere Rechnungen auf einmal auswählen.
2. Daten werden ausgelesen: Das Tool liest Absender, Empfänger, Positionen, Steuersätze, Summen, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung und Referenzen wie Bestell- oder Lieferscheinnummer aus.
3. PDF herunterladen: Sie erhalten eine übersichtliche PDF, bei mehreren Dateien je Rechnung eine eigene.

Welche Formate unterstützt werden

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist die PDF bereits Teil der Datei. Das Tool hilft hier, wenn Sie nur den XML-Teil vorliegen haben.

Anlagen bleiben erhalten

Viele E-Rechnungen enthalten eingebettete Anlagen, etwa Leistungsnachweise, Lieferscheine, Stundenzettel oder Abliefernachweise. Diese Anlagen werden in der PDF aufgelistet und als Dateianhang mitgeliefert. Sie öffnen sie in jedem gängigen PDF-Programm über die Anlagenleiste.

Datenschutz: Die Rechnung verlässt Ihren Rechner nicht

Rechnungen enthalten Namen, Anschriften, Bankverbindungen und Preise. Viele Online-Konverter laden die Datei dafür auf einen Server. Beim TaxLayer-Tool ist das anders: Die XML-Datei wird direkt in Ihrem Browser gelesen und die PDF dort erzeugt. Es wird nichts übertragen und nichts gespeichert.

Wichtig für die Archivierung

Die PDF ist eine Lesefassung. Rechtlich maßgeblich ist die empfangene XML-Datei. Nach den GoBD müssen Sie diese unverändert und für zehn Jahre aufbewahren. Legen Sie die PDF deshalb zusätzlich ab, etwa zur Freigabe oder für Kollegen, aber nie statt der XML-Datei.

Und wenn Sie selbst E-Rechnungen versenden müssen?

Ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 Euro) beziehungsweise 2028 für alle Unternehmen wird auch der Versand von E-Rechnungen Pflicht. Mit TaxLayer wandeln Sie Ihre bestehenden PDF-Rechnungen in ZUGFeRD oder XRechnung um, geprüft nach EN 16931, ohne Ihr Rechnungsprogramm umzustellen. Jetzt kostenlos testen.