Welchen Rechnungstyp-Code braucht eine Abschlagsrechnung in der XRechnung?

Nicht den Code 386 (Vorauszahlungsrechnung): den lehnt die Regel BR-DE-17 ab. Im Baugewerbe nutzen Sie 875 (Abschlagsrechnung Bau), außerhalb des Baus eine normale Rechnung (380) oder eine Teilrechnung (326). Der Code steht im Feld BT-3.

Wie ziehe ich bereits gezahlte Abschläge in der Schlussrechnung ab?

Über das Feld BT-113 (bereits gezahlter Betrag, Vorauszahlung), nicht als negative Rechnungsposition. Die Schlussrechnung weist die Gesamtleistung aus, BT-113 enthält die Summe der bereits gezahlten Abschläge, und der fällige Restbetrag (BT-115) ergibt sich daraus automatisch.

Ist der Betrag in BT-113 brutto oder netto?

Brutto. In BT-113 steht der bereits gezahlte Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer. Der fällige Betrag BT-115 errechnet sich als Bruttobetrag der Schlussrechnung (BT-112) minus Vorauszahlung (BT-113), plus eine etwaige Rundung (BT-114). Das ist die Rechenregel BR-CO-16.

Wie verweise ich auf die einzelnen Abschlagsrechnungen?

Über die Gruppe BG-3 (Bezug zur vorausgegangenen Rechnung) mit BT-25 (Nummer) und BT-26 (Datum). BG-3 darf mehrfach vorkommen, Sie referenzieren also jede einzelne Abschlagsrechnung mit einer eigenen BG-3-Gruppe.

Welcher Code gilt für eine Schlussrechnung im Baugewerbe?

Für die Bauwirtschaft gibt es eigene Codes: 875 (Abschlagsrechnung Bau), 876 (Teilschlussrechnung Bau) und 877 (Schlussrechnung Bau). Sie sind seit der XRechnung 3.0 über BR-DE-17 zulässig. Außerhalb des Baus bleibt die Schlussrechnung eine normale Rechnung mit Code 380.

Wird die Umsatzsteuer durch die Abschläge doppelt berechnet?

Nein, sofern die Schlussrechnung die gesamte Leistung mit der vollen Umsatzsteuer ausweist und die bereits gezahlten Abschläge (brutto) über BT-113 abzieht. Die auf die Abschläge entfallende Steuer wurde bereits mit den Abschlagsrechnungen abgeführt. § 14 UStG verlangt, dass die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer in der Schlussrechnung abgesetzt werden. Stimmen Sie die Darstellung mit Ihrem Steuerberater ab.

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung als E-Rechnung: Abschläge in XRechnung und ZUGFeRD korrekt abziehen (BT-113, BG-3)

Wer eine Leistung in Etappen abrechnet, kennt das Muster: Während ein Projekt läuft, stellen Sie Abschlagsrechnungen für den bereits erbrachten Teil, am Ende folgt die Schlussrechnung über die Gesamtleistung, abzüglich der schon gezahlten Abschläge. Auf Papier war das einfach: Sie listen die Abschläge auf und ziehen sie unten ab. In der strukturierten E-Rechnung nach EN 16931 funktioniert dieser Abzug anders, und wer ihn als negative Rechnungsposition baut, bekommt eine fehlerhafte oder abgelehnte Datei. Dieser Leitfaden zeigt, wo die Abschläge wirklich hingehören.

> Kurzantwort: Die bereits gezahlten Abschläge ziehen Sie in der Schlussrechnung nicht als negative Position ab, sondern über das Feld Vorauszahlung (BT-113), das den bereits gezahlten Bruttobetrag enthält. Die Schlussrechnung weist die volle Leistung aus, BT-113 zieht die Summe der Abschläge ab, und der fällige Restbetrag (BT-115) ergibt sich automatisch. Jede Abschlagsrechnung referenzieren Sie über BG-3 (BT-25 Nummer, BT-26 Datum). Als Rechnungstyp-Code (BT-3) nutzen Sie im Bau 875 bis 877, sonst 380 oder 326. Der Code 386 (Vorauszahlungsrechnung) ist in der XRechnung nicht erlaubt (BR-DE-17).

Abschlag, Teilrechnung, Schlussrechnung: die Begriffe

Drei Begriffe werden oft vermischt, meinen aber Unterschiedliches:

Abschlagsrechnung: eine Rechnung über einen bereits erbrachten Teil der Leistung, gestellt während das Projekt noch läuft. Sie löst echte Umsatzsteuer aus.
Teilrechnung: eine abgeschlossene Abrechnung eines klar abgegrenzten Leistungsteils. In der Praxis oft synonym zur Abschlagsrechnung verwendet.
Schlussrechnung: die Endabrechnung über die gesamte Leistung. Sie weist den Gesamtbetrag aus und setzt die bereits gezahlten Abschläge ab, sodass nur der Restbetrag fällig bleibt.

Entscheidend für die E-Rechnung ist der letzte Schritt: Wie kommt der Abzug der Abschläge sauber und maschinenlesbar in die Schlussrechnung?

Der richtige Rechnungstyp-Code (BT-3)

Jede E-Rechnung trägt im Feld BT-3 einen Rechnungstyp-Code aus der Liste UNTDID 1001. In Deutschland schränkt die Geschäftsregel BR-DE-17 die erlaubten Codes ein. Für Abschlags- und Schlussrechnungen sind relevant:

Code	Bedeutung	Einsatz
380	Rechnung	Standardfall, auch für eine Schlussrechnung ohne Bau-Sondercode
326	Teilrechnung	Abschlags- oder Teilrechnung außerhalb des Baugewerbes
875	Abschlagsrechnung (Bau)	Abschlagsrechnung im Baugewerbe
876	Teilschlussrechnung (Bau)	Zwischenabrechnung im Baugewerbe
877	Schlussrechnung (Bau)	Endabrechnung im Baugewerbe
386	Vorauszahlungsrechnung	in der XRechnung nicht zulässig, löst BR-DE-17 aus

Der häufigste Fehler: Viele Vorlagen setzen für eine Anzahlung oder Abschlagsrechnung den international üblichen Code 386 (Prepayment invoice). In der XRechnung ist dieser Code nicht vorgesehen, die Datei wird mit BR-DE-17 abgelehnt. Nutzen Sie stattdessen im Baugewerbe die Codes 875 bis 877, außerhalb des Baus den Code 380 oder 326. Welche Codes insgesamt zulässig sind und wie der Bezug zur Ursprungsrechnung funktioniert, steht ausführlich unter Gutschrift und Korrekturrechnung als E-Rechnung.

Der Kern: Abschläge über BT-113 abziehen, nicht als negative Position

Auf einer Papierrechnung ziehen Sie die Abschläge unten ab, oft als eigene Minus-Zeile. In der E-Rechnung ist das der falsche Weg: Eine Rechnungsposition mit negativem Betrag verzerrt die Positionssummen und führt schnell zu Rechenfehlern der Gruppe BR-CO (etwa BR-CO-10, wenn die Summe der Positionen nicht mehr zum Nettobetrag passt).

Die Norm EN 16931 kennt dafür ein eigenes Feld. Die Schlussrechnung bildet die gesamte Leistung ganz normal in den Positionen und in der Steueraufschlüsselung ab. Der bereits gezahlte Betrag kommt getrennt davon in das Dokumentfeld:

BT-113 (Vorauszahlung, bereits gezahlter Betrag): die Summe der bereits gezahlten Abschläge, als Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer.
BT-114 (Rundungsbetrag): optional, nur für eine Rundungskorrektur.
BT-115 (Fälliger Betrag): der noch offene Restbetrag.

Die Rechenregel BR-CO-16 verknüpft diese Felder: Der fällige Betrag (BT-115) ist der Bruttobetrag der Schlussrechnung (BT-112) minus die Vorauszahlung (BT-113), plus eine etwaige Rundung (BT-114). Die Felder BT-109 (Gesamtbetrag netto) und BT-112 (Gesamtbetrag brutto) bleiben also die Werte der vollen Leistung, abgezogen wird allein auf der Zahlungsebene über BT-113. Welche Summenfelder die Norm sonst noch vorschreibt, zeigt EN 16931: Alle Pflichtfelder.

Bezug auf die Abschlagsrechnungen: BG-3

Der Empfänger muss nachvollziehen können, welche Abschlagsrechnungen in der Vorauszahlung stecken. Dafür gibt es die Gruppe BG-3 (Bezug zur vorausgegangenen Rechnung):

BT-25: die Nummer der jeweiligen Abschlagsrechnung
BT-26: das Datum der jeweiligen Abschlagsrechnung

BG-3 darf mehrfach vorkommen. Haben Sie drei Abschlagsrechnungen gestellt, setzen Sie drei BG-3-Gruppen, eine je Rechnung. So ist der in BT-113 abgezogene Betrag belegt und die Schlussrechnung für die Buchhaltung des Empfängers und das Finanzamt nachvollziehbar.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Ein Projekt umfasst 20.000,00 Euro netto, zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer. Während der Laufzeit wurden zwei Abschlagsrechnungen gestellt und bezahlt:

Abschlag 1: 10.000,00 Euro netto, 1.900,00 Euro Steuer, 11.900,00 Euro brutto
Abschlag 2: 5.000,00 Euro netto, 950,00 Euro Steuer, 5.950,00 Euro brutto

Die Summe der bereits gezahlten Abschläge beträgt also 17.850,00 Euro brutto. Die Schlussrechnung über die Gesamtleistung sieht in den Summenfeldern so aus:

Feld	Bedeutung	Betrag
BT-109	Gesamtbetrag netto	20.000,00 Euro
BG-23	Umsatzsteuer 19 Prozent	3.800,00 Euro
BT-112	Gesamtbetrag brutto	23.800,00 Euro
BT-113	bereits gezahlte Abschläge (brutto)	17.850,00 Euro
BT-115	fälliger Restbetrag	5.950,00 Euro

Die Schlussrechnung zeigt die volle Leistung (20.000,00 Euro netto, 3.800,00 Euro Steuer), zieht über BT-113 die 17.850,00 Euro bereits gezahlten Abschläge ab, und es bleiben 5.950,00 Euro fällig. Keine einzige Position trägt einen negativen Betrag.

Umsatzsteuer: wird sie doppelt fällig?

Die berechtigte Sorge: Wenn die Schlussrechnung die volle Steuer von 3.800,00 Euro ausweist und die Abschlagsrechnungen bereits je Steuer enthielten, wird die Umsatzsteuer dann doppelt geschuldet?

Nein, wenn die Schlussrechnung korrekt aufgebaut ist. Die auf die Abschläge entfallende Steuer wurde mit den Abschlagsrechnungen bereits in Rechnung gestellt und abgeführt. In der Schlussrechnung wird die gesamte Leistung mit der vollen Steuer dargestellt, und der bereits gezahlte Bruttobetrag (inklusive der darin enthaltenen Steuer) über BT-113 abgezogen. Netto bleibt damit nur der Restbetrag offen. § 14 UStG verlangt, dass die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende Steuer in der Schlussrechnung abgesetzt werden, damit die Steuer nicht doppelt entsteht. Weil Software und Prüfer die Darstellung unterschiedlich handhaben, sollten Sie die konkrete umsatzsteuerliche Abbildung Ihrer Schlussrechnungen mit Ihrem Steuerberater abstimmen. Die strukturellen Felder (BT-113 brutto, BG-3 als Nachweis) bleiben davon unberührt.

Baugewerbe: die Sondercodes 875, 876, 877

Das Baugewerbe rechnet fast immer in Abschlägen ab, und die XRechnung hat dafür eigene Codes. Seit der XRechnung 3.0 lässt BR-DE-17 die Codes 875 (Abschlagsrechnung Bau), 876 (Teilschlussrechnung Bau) und 877 (Schlussrechnung Bau) ausdrücklich zu. Wer am Bau beteiligt ist, nutzt diese Codes statt der allgemeinen 326 oder 380, damit die Dokumentart für den Empfänger sofort eindeutig ist. Die Mechanik bleibt gleich: Abschläge über BT-113 abziehen, mit BG-3 belegen.

Vor dem Versand prüfen

Schlussrechnungen sind besonders fehleranfällig, weil mehrere Felder zusammenpassen müssen: der richtige Rechnungstyp-Code, die Vorauszahlung in BT-113, die BG-3-Bezüge und die Summenregel BR-CO-16. Prüfen Sie jede Datei vor dem Versand mit dem kostenlosen TaxLayer Validator. Er meldet einen unzulässigen Code (BR-DE-17) ebenso wie eine Vorauszahlung, die nicht zu den Summen passt. Fehlermeldungen schlagen Sie im Verzeichnis XRechnung-Fehlercodes nach.

Gilt das auch für ZUGFeRD?

Ja. Da ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 dieselbe Norm nutzt, gelten BT-113, BG-3 und die Rechnungstyp-Codes im eingebetteten CII-XML genauso. Ob Sie eine reine XRechnung oder ein hybrides ZUGFeRD erzeugen, die Logik des Abschlagsabzugs ist identisch. Welches Format für welchen Empfänger passt, zeigt XRechnung vs. ZUGFeRD.

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