E-Rechnungspflicht 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die E-Rechnungspflicht im Überblick

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Bundestag die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen beschlossen. Das betrifft alle Unternehmen in Deutschland — vom Freiberufler bis zum Konzern.

Die Fristen im Detail

Ab 01.01.2025: Empfangspflicht

Jedes Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail reicht nicht mehr aus — der Empfänger muss maschinenlesbare Formate wie ZUGFeRD, Factur-X oder XRechnung akzeptieren.

Ab 01.01.2027: Versandpflicht (Stufe 1)

Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen aktiv versenden. Papierrechnungen und einfache PDFs sind dann nicht mehr zulässig.

Ab 01.01.2028: Versandpflicht (Stufe 2)

Die Versandpflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Was gilt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss die europäische Norm EN 16931 erfüllen. Folgende Formate werden akzeptiert:

• ZUGFeRD 2.1 / 2.2 (Profil EN 16931 oder höher)
• Factur-X (identisch mit ZUGFeRD)
• XRechnung (UBL oder CII)

Nicht als E-Rechnung gelten:

• Einfache PDF-Dateien
• Eingescannte Papierrechnungen
• Bilddateien (JPEG, TIFF)

Was müssen Sie jetzt tun?

1. E-Rechnungen empfangen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware ZUGFeRD/XRechnung-Dateien öffnen und verarbeiten kann
2. Versand vorbereiten: Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen erzeugen kann
3. Überganglösung nutzen: Der ZUGFeRD Transformer konvertiert Ihre bestehenden PDF-Rechnungen automatisch in das ZUGFeRD-Format
4. Prozesse anpassen: Informieren Sie Ihre Buchhaltungsabteilung über die neuen Anforderungen

Strafen bei Nichteinhaltung

Das Bundesfinanzministerium hat bisher keine konkreten Bußgelder angekündigt. Allerdings können nicht-konforme Rechnungen steuerlich nicht anerkannt werden, was zu Problemen beim Vorsteuerabzug führen kann.