E-Rechnungspflicht 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Bundestag die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen beschlossen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland — vom Freiberufler bis zum Konzern — in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Der Versand folgt stufenweise ab 2027.
> Kurzantwort: Seit 01.01.2025 besteht die Empfangspflicht für E-Rechnungen für alle Unternehmen. Die Versandpflicht folgt ab 01.01.2027 (Umsatz > 800.000 Euro) bzw. ab 01.01.2028 (alle). Zugelassene Formate sind ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931.
Was gilt seit dem 01.01.2025?
Empfangspflicht für alle Unternehmen
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail reicht nicht mehr aus — der Empfänger muss maschinenlesbare Formate wie ZUGFeRD, Factur-X oder XRechnung akzeptieren.
Wann beginnt die Versandpflicht?
Ab 01.01.2027: Versandpflicht (Stufe 1)
Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen aktiv versenden. Papierrechnungen und einfache PDFs sind dann nicht mehr zulässig. Mehr dazu: E-Rechnungspflicht 2027.
Ab 01.01.2028: Versandpflicht (Stufe 2)
Die Versandpflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Auch Kleinunternehmer müssen dann E-Rechnungen versenden.
Was gilt als E-Rechnung nach dem Wachstumschancengesetz?
Eine E-Rechnung muss die europäische Norm EN 16931 erfüllen. Folgende Formate werden akzeptiert:
- ZUGFeRD 2.1 / 2.2 (Profil EN 16931 oder höher)
- Factur-X (identisch mit ZUGFeRD)
- XRechnung (UBL oder CII)
Nicht als E-Rechnung gelten:
- Einfache PDF-Dateien
- Eingescannte Papierrechnungen
- Bilddateien (JPEG, TIFF)
Welche Felder eine gültige E-Rechnung enthalten muss, erklärt unser Artikel EN 16931: Alle Pflichtfelder.
Was müssen Sie jetzt tun?
- E-Rechnungen empfangen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware ZUGFeRD/XRechnung-Dateien öffnen und verarbeiten kann
- Versand vorbereiten: Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen erzeugen kann
- Übergangslösung nutzen: Der TaxLayer konvertiert Ihre bestehenden PDF-Rechnungen automatisch in das ZUGFeRD-Format
- Prozesse anpassen: Informieren Sie Ihre Buchhaltungsabteilung über die neuen Anforderungen
Welche Strafen drohen bei Nichteinhalten der E-Rechnungspflicht?
Das Bundesfinanzministerium hat bisher keine konkreten Bußgelder angekündigt. Allerdings können nicht-konforme Rechnungen steuerlich nicht anerkannt werden, was zu Problemen beim Vorsteuerabzug führen kann. Unternehmen sollten die Umstellung daher nicht auf die lange Bank schieben.
Wie kann ich meine E-Rechnungen vor dem Versand prüfen?
Prüfen Sie Ihre E-Rechnungen vor dem Versand mit dem kostenlosen ZUGFeRD & XRechnung Validator. Oder erstellen Sie eine XRechnung direkt über den XRechnung Generator — ohne Anmeldung.
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Häufig gestellte Fragen
Was hat sich zum 01.01.2025 bei der E-Rechnung geändert?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format zu empfangen und zu verarbeiten. Eine einfache PDF reicht nicht mehr aus.
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Ab 01.01.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab 01.01.2028 für alle Unternehmen. Details: E-Rechnungspflicht 2027.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Nur Formate, die EN 16931 erfüllen: ZUGFeRD 2.x (ab Profil EN 16931), Factur-X und XRechnung. Einfache PDFs, Scans und Bilddateien gelten nicht als E-Rechnung. Übersicht: EN 16931 Pflichtfelder.
Bin ich als Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 ohne Ausnahme. Die Versandpflicht greift für Kleinunternehmer ab 2028. Alle Details: Kleinunternehmer & E-Rechnung.
Drohen Strafen bei Nichteinhalten?
Es gibt bisher keine konkreten Bußgelder. Allerdings können nicht-konforme Rechnungen steuerlich nicht anerkannt werden, was den Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährdet.
Wie kann ich meine Rechnungen schnell umstellen?
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