Autónomos y factura electrónica: ¿qué se aplica a partir de 2025?

Muchos autónomos acogidos al § 19 UStG asumen que la obligación de factura electrónica no les afecta. Es un error peligroso. La Ley de Oportunidades de Crecimiento distingue claramente entre obligación de recepción y obligación de envío — y para la obligación de recepción no existe excepción para autónomos.

> Respuesta rápida: Los autónomos están obligados a recibir y archivar facturas electrónicas desde el 1 de enero de 2025. La obligación de envío entra en vigor el 1 de enero de 2028, independientemente de la facturación. ZUGFeRD es el formato recomendado porque sigue siendo legible como PDF y no requiere un sistema ERP.

¿Se aplica la obligación de recepción a los autónomos?

Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas. Esto incluye explícitamente a los autónomos. El legislador no ha previsto ningún umbral de facturación ni excepción.

¿Qué significa esto en la práctica?

• Si un socio comercial le envía un archivo ZUGFeRD o XRechnung, usted debe poder aceptarlo y archivarlo.
• Usted no puede exigir que el remitente proporcione un PDF convencional o una factura en papel.
• La factura electrónica recibida debe archivarse de forma conforme con GoBD — es decir, sin modificaciones, legible por máquinas, durante 10 años.

Para la mayoría de los autónomos, esto significa: necesita una bandeja de entrada de correo electrónico para recibir facturas y una solución de almacenamiento a prueba de auditoría. Un PDF ZUGFeRD se puede abrir como un PDF normal — esa es una de las ventajas de este formato.

¿Cuándo comienza la obligación de envío para los autónomos?

A partir del 1 de enero de 2028, los autónomos también deben enviar sus facturas B2B como facturas electrónicas. El tipo impositivo sigue siendo del 0% — pero la forma de la factura debe cumplir los requisitos técnicos de EN 16931. Más sobre los plazos: Obligación de factura electrónica 2027.

¿Qué deben incluir los autónomos en una factura electrónica?

Una factura electrónica de autónomos contiene los mismos campos obligatorios que cualquier otra factura conforme con EN 16931, con las siguientes particularidades:

• Categoría fiscal: Código E (Exempt — exento de impuestos) en lugar de S (Estándar)
• Tipo impositivo: 0%
• Motivo de exención: Referencia al régimen de autónomos según § 19 UStG (BT-120 o BT-121)
• NIF-IVA: No obligatorio. El número fiscal (BT-32) es suficiente.

Texto de ejemplo para la factura

> «Conforme al § 19 UStG, no se aplica IVA.»

Este aviso se incluye en el XML estructurado de la factura electrónica como Tax Exemption Reason (BT-120).

¿Qué soluciones existen para autónomos?

Los autónomos normalmente no disponen de un sistema ERP ni de software de contabilidad que pueda generar facturas electrónicas. Existen varias opciones prácticas:

Opción 1: Software de contabilidad — Programas como sevDesk, lexoffice o FastBill ofrecen exportación ZUGFeRD (desde aprox. 7–15 €/mes).

Opción 2: Convertir facturas PDF — Usted sigue creando sus facturas con Word o Excel y luego convierte el PDF con TaxLayer a ZUGFeRD. Sin necesidad de nuevo software, las 2 primeras conversiones al mes son gratuitas.

Opción 3: Generador de XRechnung — Para facturas sencillas, puede utilizar el Generador de XRechnung sin registro.

Más opciones comparadas: Crear factura electrónica: 5 métodos comparados.

¿Por qué ZUGFeRD es la mejor opción para autónomos?

Para autónomos, ZUGFeRD (no XRechnung) es casi siempre el formato adecuado:

1. Legible por humanos: Los clientes pueden abrir la factura como un PDF normal
2. Fácil de enviar: Por correo electrónico como adjunto, igual que antes
3. No necesita Leitweg-ID: Solo relevante para XRechnung a administraciones públicas
4. Compatible con DATEV: Los asesores fiscales pueden importar ZUGFeRD directamente
5. Apto para archivo: PDF/A-3 es adecuado para archivado a largo plazo y conforme con GoBD

Lista de comprobación: factura electrónica para autónomos

• Bandeja de entrada de correo electrónico configurada para recibir facturas electrónicas
• Solución de archivado para facturas electrónicas entrantes (conforme con GoBD, 10 años)
• Número fiscal incluido en todas las facturas salientes
• Referencia al § 19 UStG en todas las facturas
• Herramienta elegida para crear facturas ZUGFeRD
• Factura de prueba creada y comprobada con el Validador

TaxLayer convierte sus facturas PDF existentes en archivos ZUGFeRD validados — sin necesidad de aprender un nuevo programa de facturación. El régimen de autónomos se refleja automáticamente de forma correcta: categoría fiscal E, tipo impositivo 0%, aviso de exención según § 19 UStG. Las 2 primeras conversiones al mes son gratuitas — sin tarjeta de crédito, sin suscripción.