Leverdatum in ZUGFeRD en XRechnung (BT-72): correct overnemen en corrigeren

Veel automatische converters zetten simpelweg de factuurdatum als leverdatum – en dat is verkeerd. De daadwerkelijke lever- of prestatiedatum is in EN 16931 een apart veld (BT-72) en moet het werkelijke moment van levering weergeven, niet de dag waarop de factuur is opgesteld.

> Kort antwoord: Het leverdatum (BT-72, in de XML als ActualDeliveryDate) is de dag van de daadwerkelijke levering of prestatie – niet de factuurdatum (BT-2). Beide kunnen verschillen. TaxLayer herkent het leverdatum zelfstandig uit de factuur en laat het vóór het genereren controleren en corrigeren.

Leverdatum is niet de factuurdatum

Op veel facturen staan twee verschillende data: de datum waarop de factuur is uitgegeven en de datum waarop daadwerkelijk is geleverd of gepresteerd. Een voorbeeld:

Wordt het leverdatum onterecht met de factuurdatum gevuld, dan is de e-factuur weliswaar formeel geldig, maar inhoudelijk onjuist – met gevolgen voor de boeking, het prestatiemoment en de btw.

Wat EN 16931 vereist

EN 16931 kent het daadwerkelijke leverdatum als BT-72. In beide syntaxen ziet dat er zo uit:

• ZUGFeRD / CII: ram:ApplicableHeaderTradeDelivery → ram:ActualDeliverySupplyChainEvent → ram:OccurrenceDateTime
• XRechnung / UBL: cac:Delivery → cbc:ActualDeliveryDate

Het formaat is een kalenderdatum (in CII als YYYYMMDD, formaatcode 102). Het beschrijft het moment van levering, onafhankelijk van het factuur- of vervaldatum.

De typische fout van automatische converters

Een zuivere PDF-naar-XML-converter leest vaak alleen de voor de hand liggende kopgegevens uit en vult ontbrekende velden met standaardwaarden. Ontbreekt een eigen herkenning van het leverdatum, dan wordt ter vervanging de factuurdatum ingevuld. Zolang beide data identiek zijn, valt dat niet op – zodra ze verschillen, staat in de e-factuur het verkeerde ActualDeliveryDate.

Zo lost TaxLayer dit op

TaxLayer herkent de lever-/prestatiedatum zelfstandig en gescheiden van de factuurdatum. In de controlestap vóór het genereren wordt het in een apart veld Leverdatum getoond en kan het daar worden gecorrigeerd voordat het ZUGFeRD- of XRechnung-bestand ontstaat. In de gegenereerde XML staat vervolgens het correcte datum als ActualDeliveryDate.

Zo blijft de verantwoordelijkheid voor de inhoudelijke juistheid bij u – en kan een automatische fout er niet ongemerkt doorheen glippen.

Conclusie

Het leverdatum is een apart verplicht- respectievelijk praktijkveld van EN 16931 (BT-72) en mag niet blindelings gelijk worden gesteld aan de factuurdatum. Let bij elke conversie erop dat het ActualDeliveryDate het daadwerkelijke leverdatum weergeeft.

---

Probeer TaxLayer nu gratis – herkent leverdatum, artikelnummers en referenties automatisch en laat ze vóór het genereren controleren. Vragen aan info@landauer.de.