RODO i umowa powierzenia przy konwersji e-faktury: ochrona danych, hosting w UE, usuwanie

Kto konwertuje faktury, przetwarza dane osobowe – i dlatego musi uwzględnić ochronę danych. Przy wyborze rozwiązania do konwersji warto dokładnie przyjrzeć się hostingowi, przechowywaniu i umowom.

> Krótka odpowiedź: Dane faktury są najczęściej danymi osobowymi i podlegają RODO. Zwróć uwagę na hosting w UE, na to, że treści faktur nie są trwale przechowywane, na jasne terminy usuwania oraz na dostępną umowę powierzenia (AVV). W TaxLayer: przetwarzanie we Frankfurcie, brak przechowywania treści faktur, usuwanie metadanych po 90 dniach, umowa AVV na żądanie.

Dlaczego to istotne

Faktury zawierają nazwiska, adresy i często dane kontaktowe – a więc dane osobowe. Gdy tylko usługodawca przetwarza je na Twoje zlecenie, staje się Twoim podmiotem przetwarzającym w rozumieniu RODO. Rodzi to wymagania co do miejsca, zakresu i czasu przetwarzania.

Na co zwrócić uwagę

Kryterium	Na czym zależy
Hosting	przetwarzanie i przechowywanie w obrębie UE
Lokalizacja serwera	konkretnie wskazana (np. Frankfurt am Main)
Przechowywanie	treści faktur w miarę możliwości nie przechowywać trwale
Usuwanie	jasne, automatyczne terminy usuwania
AVV	dostępna umowa powierzenia przetwarzania

Jak robi to TaxLayer

Przetwarzanie we Frankfurcie am Main, wszystkie dane pozostają w UE.
Plik faktury nie jest trwale przechowywany, lecz przetwarzany i zwracany.
Utrzymywane są jedynie minimalne metadane użytkowania i automatycznie usuwane po 90 dniach.
Umowa AVV jest dostępna na żądanie.

Współgranie z przechowywaniem

Odrębnie od ochrony danych obowiązuje podatkowy obowiązek przechowywania: samą e-fakturę musisz archiwizować w sposób odporny na rewizję. Jak to współgra z GoBD, przeczytasz w E-faktura archiwizacja.

Podsumowanie

Ochrona danych przy konwersji e-faktury nie jest kwestią drugorzędną. Zwróć uwagę na hosting w UE, oszczędne przechowywanie, jasne terminy usuwania i umowę AVV – wtedy przetwarzanie pozostaje zgodne z RODO.

---

TaxLayer: przetwarzanie we Frankfurcie, brak przechowywania treści faktur, umowa AVV na żądanie. Pytania na info@landauer.de.

Najczęściej zadawane pytania

Czy dane faktury to dane osobowe?

Tak, z reguły. Nazwiska, adresy i częściowo dane kontaktowe osób kontaktowych są danymi osobowymi. Przetwarzanie podlega zatem RODO.

Gdzie przetwarzane są dane?

W TaxLayer przetwarzanie odbywa się wyłącznie w niemieckich centrach danych (Frankfurt am Main). Wszystkie dane pozostają w obrębie UE.

Czy treści faktur są przechowywane?

Nie. Plik faktury (PDF/XML) jest przetwarzany i zwracany, ale nie jest trwale przechowywany. Utrzymywane są jedynie minimalne metadane użytkowania i automatycznie usuwane po 90 dniach.

Czy istnieje umowa powierzenia (AVV)?

Tak. Umowa powierzenia przetwarzania danych (AVV) jest dostępna na żądanie. Napisz na info@landauer.de.