Faturação eletrónica para trabalhadores independentes: o que se aplica a partir de 2025?

Muitas pequenas empresas ao abrigo do § 19 UStG assumem que a obrigação de fatura eletrónica não se lhes aplica. Este é um equívoco perigoso. A Lei de Oportunidades de Crescimento distingue claramente entre obrigações de receção e envio — e para a obrigação de receção, não existe exceção para pequenas empresas.

> Resposta rápida: As pequenas empresas são obrigadas a receber e arquivar faturas eletrónicas desde 1 de janeiro de 2025. A obrigação de envio entra em vigor a 1 de janeiro de 2028 — independentemente da faturação. O ZUGFeRD é o formato recomendado porque permanece legível como PDF e não necessita de um sistema ERP.

A obrigação de receção aplica-se às pequenas empresas?

Desde 1 de janeiro de 2025, todas as empresas na Alemanha devem poder receber faturas eletrónicas. Isto inclui explicitamente as pequenas empresas. O legislador não previu qualquer limiar de faturação ou exceção neste caso.

O que significa isto na prática?

• Se um parceiro comercial lhe enviar um ficheiro ZUGFeRD ou XRechnung, deve poder aceitá-lo e arquivá-lo.
• Não pode solicitar que o remetente forneça uma fatura PDF convencional ou em papel.
• A fatura eletrónica recebida deve ser arquivada em conformidade com o GoBD — ou seja, inalterada, legível por máquina, durante 10 anos.

Para a maioria das pequenas empresas, isto significa: precisa de uma caixa de e-mail para receber faturas e uma solução de armazenamento com valor probatório. Um PDF ZUGFeRD pode ser aberto como um PDF normal — essa é uma das vantagens deste formato.

Quando começa a obrigação de envio para pequenas empresas?

A partir de 1 de janeiro de 2028, as pequenas empresas devem também enviar as suas faturas B2B como faturas eletrónicas. A taxa de imposto permanece em 0% — mas a forma da fatura deve cumprir os requisitos técnicos da EN 16931. Mais sobre os prazos: Obrigação de fatura eletrónica 2027.

O que devem as pequenas empresas incluir numa fatura eletrónica?

Uma fatura eletrónica de pequena empresa contém os mesmos campos obrigatórios que qualquer outra fatura conforme com a EN 16931, com as seguintes especificidades:

• Categoria fiscal: Código E (Exempt — isento de imposto) em vez de S (Standard)
• Taxa de imposto: 0%
• Razão de isenção: Referência ao regime de pequena empresa ao abrigo do § 19 UStG (BT-120 ou BT-121)
• NIF para IVA: Não obrigatório. O número fiscal (BT-32) é suficiente.

Texto de aviso de exemplo para a fatura

> «Nos termos do § 19 UStG, não é cobrado IVA.»

Este aviso é incluído no XML estruturado da fatura eletrónica como Tax Exemption Reason (BT-120).

Que soluções existem para pequenas empresas?

As pequenas empresas tipicamente não dispõem de um sistema ERP nem de software de contabilidade que consiga gerar faturas eletrónicas. Existem várias opções práticas:

Opção 1: Software de contabilidade — Programas como sevDesk, lexoffice ou FastBill oferecem exportação ZUGFeRD (a partir de aprox. 7–15 €/mês).

Opção 2: Converter faturas PDF — Continua a criar as suas faturas com Word ou Excel e depois converte o PDF com o TaxLayer para ZUGFeRD. Sem necessidade de novo software, as 2 primeiras conversões por mês são gratuitas.

Opção 3: Gerador de XRechnung — Para faturas simples, pode usar o Gerador de XRechnung sem registo.

Mais opções comparadas: Criar fatura eletrónica: 5 métodos comparados.

Por que é o ZUGFeRD a melhor escolha para pequenas empresas?

Para pequenas empresas, o ZUGFeRD (e não o XRechnung) é quase sempre o formato certo:

1. Legível por humanos: Os clientes podem abrir a fatura como um PDF normal
2. Fácil de enviar: Por e-mail como anexo, tal como antes
3. Sem necessidade de Leitweg-ID: Apenas relevante para XRechnung a entidades públicas
4. Compatível com DATEV: Os consultores fiscais podem importar ZUGFeRD diretamente
5. Adequado para arquivo: O PDF/A-3 é adequado para arquivo de longo prazo e conforme com o GoBD

Lista de verificação: faturação eletrónica para pequenas empresas

• Caixa de e-mail configurada para receber faturas eletrónicas
• Solução de arquivo para faturas eletrónicas recebidas (conforme com GoBD, 10 anos)
• Número fiscal incluído em todas as faturas emitidas
• Referência ao § 19 UStG em todas as faturas
• Ferramenta escolhida para criar faturas ZUGFeRD
• Fatura de teste criada e verificada com o Validador

O TaxLayer converte as suas faturas PDF existentes em ficheiros ZUGFeRD validados — sem necessidade de aprender um novo programa de faturação. O regime de pequena empresa é automaticamente refletido corretamente: categoria fiscal E, taxa de imposto 0%, aviso de isenção nos termos do § 19 UStG. As 2 primeiras conversões por mês são gratuitas — sem cartão de crédito, sem assinatura.