XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format brauche ich?
Seit der E-Rechnungspflicht 2025 stehen Unternehmen vor einer konkreten Entscheidung: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931, sind aber für unterschiedliche Einsatzzwecke konzipiert. Die Wahl des falschen Formats kann dazu führen, dass Rechnungen vom Empfänger abgelehnt werden.
> Kurzantwort: Für B2B-Rechnungen an Unternehmen ist ZUGFeRD die bessere Wahl, da die PDF auch ohne Spezialsoftware lesbar ist. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist XRechnung gesetzlich vorgeschrieben. Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht.
Worin unterscheiden sich XRechnung und ZUGFeRD technisch?
| Eigenschaft | ZUGFeRD 2.1 | XRechnung |
|---|---|---|
| Dateiformat | PDF/A-3 (PDF + XML) | Reines XML |
| XML-Syntax | UN/CEFACT CII | UBL 2.1 (oder CII) |
| Menschenlesbar | Ja (PDF-Ansicht) | Nein (nur mit Viewer) |
| Maschinenlesbar | Ja (eingebettetes XML) | Ja |
| Haupteinsatz | B2B allgemein | Öffentliche Auftraggeber |
| Leitweg-ID | Optional | Pflicht |
| Profile | MINIMUM bis EXTENDED | Nur EN 16931 |
Den Aufbau und die Unterschiede der ZUGFeRD-Profile (MINIMUM, BASIC, EN 16931, EXTENDED) erklären wir in einem eigenen Artikel.
Wann ist ZUGFeRD das richtige Format?
ZUGFeRD ist die richtige Wahl, wenn:
- Ihr Empfänger ein Unternehmen (B2B) ist
- Der Empfänger möglicherweise keine E-Rechnungssoftware hat
- Sie eine hybride Lösung brauchen (PDF + maschinenlesbar)
- Sie international arbeiten (ZUGFeRD = Factur-X in Frankreich)
- Ihr Steuerberater mit DATEV arbeitet — ZUGFeRD-Dateien werden dort besonders gut verarbeitet
Der große Vorteil: Auch Empfänger ohne spezielle Software können die Rechnung als normales PDF öffnen. Das eingebettete XML ermöglicht gleichzeitig die automatische Verarbeitung. Mehr über das Hybridformat erfahren Sie in Was ist ZUGFeRD?.
Wann muss ich XRechnung verwenden?
XRechnung ist erforderlich, wenn:
- Ihr Empfänger ein öffentlicher Auftraggeber ist (Bund, Länder, Kommunen)
- Eine Leitweg-ID vorgegeben ist
- Das Portal PEPPOL oder die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) verwendet wird
- Explizit XRechnung angefordert wird
XRechnung ist eine reine XML-Datei. Ohne Visualisierungs-Tool zeigt sie unlesbaren Code. Das macht sie für den automatisierten Behördenworkflow ideal, aber für kleinere Empfänger unpraktisch.
Welches Format eignet sich für welchen Anwendungsfall?
| Anwendungsfall | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|
| Rechnungen an Bundesbehörden | XRechnung | Gesetzlich vorgeschrieben |
| Rechnungen an Landesbehörden | XRechnung | I.d.R. Pflicht |
| Rechnungen an B2B-Kunden | ZUGFeRD | Menschenlesbar, breite Akzeptanz |
| Rechnungen ins EU-Ausland | ZUGFeRD (Factur-X) | International anerkannt |
| Archivierung und E-Mail-Versand | ZUGFeRD | In sich geschlossenes Dokument |
Wie prüfe ich, ob meine E-Rechnung gültig ist?
Egal ob ZUGFeRD oder XRechnung — vor dem Versand sollten Sie jede E-Rechnung validieren. Nutzen Sie dafür den kostenlosen ZUGFeRD & XRechnung Validator direkt im Browser. Er prüft Ihre Datei gegen alle EN 16931 Pflichtfelder — ohne Upload auf einen Server.
Kann ich beide Formate mit einem Tool erzeugen?
Ja. Der TaxLayer unterstützt beide Formate. Laden Sie Ihre PDF-Rechnung hoch, prüfen Sie die extrahierten Daten und wählen Sie beim Generieren zwischen:
- ZUGFeRD 2.1: PDF/A-3 mit eingebettetem CII XML
- XRechnung: Standalone UBL 2.1 XML
Sie können das Format auch nach der Extraktion noch wechseln — ohne die Daten neu eingeben zu müssen. So sind Sie für jeden Empfänger vorbereitet. Die ersten zwei Konvertierungen pro Monat sind kostenlos — jetzt testen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Hauptunterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format (PDF + eingebettetes XML), das auch ohne spezielle Software lesbar ist. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF-Hülle — sie ist nur mit einem Viewer oder ERP-System lesbar.
Welches Format brauche ich für Rechnungen an Behörden?
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) ist XRechnung vorgeschrieben. Sie benötigen dafür eine Leitweg-ID vom Auftraggeber.
Erfüllen beide Formate die E-Rechnungspflicht?
Ja. Sowohl ZUGFeRD (ab Profil EN 16931) als auch XRechnung 3.0 erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind für die E-Rechnungspflicht ab 2027/2028 zugelassen.
Kann ich ZUGFeRD an Behörden senden?
In der Regel nein. Die Zentralen Rechnungseingangsplattformen (ZRE, OZG-RE) akzeptieren nur XRechnung-XML-Dateien. ZUGFeRD wird von öffentlichen Auftraggebern grundsätzlich nicht akzeptiert.
Was ist Factur-X und wie hängt es mit ZUGFeRD zusammen?
Factur-X ist das französische Gegenstück zu ZUGFeRD und technisch identisch mit ZUGFeRD 2.1. Beide basieren auf demselben CII-XML-Schema und sind EU-weit anerkannt.
Kann TaxLayer beide Formate erzeugen?
Ja. TaxLayer erzeugt aus einer PDF-Rechnung wahlweise ZUGFeRD 2.1 (PDF/A-3 mit CII-XML) oder XRechnung 3.0 (UBL 2.1 XML) — je nachdem, was Ihr Empfänger benötigt.
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