Получение и обработка электронных счетов: как сделать правильно

Обязательство получения электронных счетов действует с 1 января 2025 года для всех компаний в Германии без исключения. Пока обязательство отправки вводится поэтапно, как получатель счетов вы уже обязаны принимать и обрабатывать структурированные электронные счета по EN 16931.

> Краткий ответ: С 2025 года все компании обязаны принимать электронные счета в формате ZUGFeRD или XRechnung. Файлы ZUGFeRD можно открыть как обычный PDF; XML XRechnung можно визуализировать с помощью просмотрщика или импортировать в бухгалтерское ПО.

Что означает обязательство получения на практике?

Закон о возможностях роста обязал все компании с 2025 года принимать электронные счета — независимо от размера или оборота. Вы не имеете права отклонить электронный счёт и настаивать на бумажном формате или простом PDF.

Конкретно это означает:

• Вам нужен электронный почтовый ящик или канал, через который можно получать электронные счета
• Вы должны уметь обработать полученный файл в вашей бухгалтерии
• Вы должны архивировать электронный счёт в оригинальном формате (не распечатывать)

Какие форматы вы будете получать?

На практике вы будете получать два формата:

ZUGFeRD (наиболее распространён в B2B): PDF-файл, который выглядит как обычный счёт. На заднем плане встроен машиночитаемый XML-файл. Вы можете открыть и прочитать файл любой программой для чтения PDF — автоматическая обработка выполняется вашим бухгалтерским ПО.

XRechnung (преимущественно от государственных органов): Чистый XML-файл без просмотра PDF. Он оптимизирован для машинной обработки, но не читается напрямую человеком. Вам нужен просмотрщик или ПО, которое может отображать XRechnung.

Как обработать ZUGFeRD-счёт?

ZUGFeRD — более простой случай:

1. Открыть: Откройте файл как обычный PDF и визуально проверьте
2. Импортировать: Загрузите файл в бухгалтерское ПО — DATEV, Lexware, sevDesk и большинство ERP-систем автоматически распознают встроенный XML
3. Проверить: Сравните извлечённые данные (сумма, НДС, номер счёта) с просмотром PDF
4. Провести: Проведите счёт как обычно — большинство полей переносятся автоматически
5. Заархивировать: Сохраните оригинальный файл ZUGFeRD (не только просмотр PDF) в соответствии с GoBD

Как обработать XRechnung?

XRechnung требует дополнительного шага, так как нет читаемого PDF:

1. Визуализировать: Откройте XML-файл с помощью бесплатного TaxLayer XML Viewer — все поля счёта отображаются наглядно
2. Проверить: По желанию проверьте с помощью Валидатора XRechnung, присутствуют ли все обязательные поля EN 16931
3. Импортировать: Загрузите XML-файл в бухгалтерское ПО
4. Заархивировать: Сохраните оригинальный XML-файл

Что делать, если моё ПО не может обработать электронные счета?

Если ваше бухгалтерское ПО пока не поддерживает автоматический импорт электронных счетов:

• ZUGFeRD: Вы можете использовать просмотр PDF как и прежде и перенести данные вручную. XML-данные не теряются — они остаются встроенными в файле.
• XRechnung: Используйте TaxLayer XML Viewer для отображения данных счёта в читаемом виде. Оттуда вы можете вручную ввести значения в бухгалтерскую систему.

В долгосрочной перспективе мы рекомендуем обновить или сменить ПО. Все распространённые программы (DATEV, Lexware, sevDesk, Billomat, FastBill) теперь поддерживают импорт электронных счетов.

Стоит ли проверять входящие электронные счета?

Проверка законодательно не требуется, но рекомендуется по двум причинам:

1. Обеспечение вычета входящего НДС: Электронный счёт с отсутствующими обязательными полями (например, без ИНН НДС, без позиций) может поставить под угрозу вычет входящего НДС
2. Раннее обнаружение ошибок: Лучше сразу уведомить отправителя об ошибках, чем через месяцы при налоговой проверке

Бесплатный Валидатор TaxLayer проверяет все обязательные поля EN 16931 прямо в браузере — без установки, без загрузки на сервер.

Как правильно архивировать полученные электронные счета?

Электронные счета подлежат тем же требованиям хранения, что и бумажные счета (10 лет). Важно: электронный счёт должен храниться в оригинальном формате:

• ZUGFeRD: Сохраните оригинальный PDF-файл со встроенным XML (не как распечатку или снимок экрана)
• XRechnung: Сохраните оригинальный XML-файл

Распечатка или конвертация в другой формат не соответствует GoBD. Подробности в нашей статье Архивация электронных счетов в соответствии с GoBD.

TaxLayer автоматически конвертирует ваши исходящие PDF-счета в проверенные файлы ZUGFeRD или XRechnung — 2 конвертации в месяц бесплатно, без кредитной карты. Попробуйте сейчас.