E-faturayı yazdırıp çıktıyı arşivleyebilir miyim?

Hayır. GoBD düzenlemelerine göre elektronik belgeler orijinal formatta saklanmalıdır. Bir ZUGFeRD PDF veya XRechnung XML çıktısı gereksinimleri karşılamaz. Orijinal dosya dijital olarak saklanmalıdır.

ZUGFeRD PDF'i normal bir PDF olarak kaydetmek yeterli mi?

ZUGFeRD dosyası zaten bir PDF'dir — herhangi bir PDF dosyası gibi kaydedersiniz. Önemli: „PDF olarak yazdır“ yerine „Farklı kaydet“ kullanın, çünkü yazdırma gömülü XML'i kaldırır.

E-faturaları bulutta saklayabilir miyim?

Evet, bulut sağlayıcının GoBD gereksinimlerini karşılaması şartıyla: değişmezlik, izlenebilirlik, vergi denetimleri için erişim. Sunucular AB'de bulunmalıdır. Google Cloud, AWS (Frankfurt) veya Microsoft Azure (Almanya) gibi sağlayıcılar uygundur.

E-faturaları doğru arşivlemezsem ne olur?

Vergi denetiminde vergi dairesi muhasebenizi reddedebilir ve kârınızı tahmin edebilir (§ 162 AO). Ayrıca, orijinal fatura sunulamazsa KDV indirimi reddedilebilir.

E-Fatura Arşivleme: ZUGFeRD ve XRechnung'un GoBD Uyumlu Saklanması

2025'ten itibaren e-fatura zorunluluğuyla birlikte şirketler genellikle gözden kaçan bir soruyla karşı karşıyadır: ZUGFeRD ve XRechnung dosyalarını GoBD gereksinimlerine (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern — Defterlerin, Kayıtların ve Belgelerin Elektronik Ortamda Düzenli Tutulması ve Saklanması İlkeleri) uygun şekilde nasıl arşivlerim?

> Kısa cevap: E-faturalar 10 yıl boyunca orijinal dijital formatta saklanmalıdır — ZUGFeRD, PDF olarak; XRechnung, XML olarak. Yazdırma veya başka bir formata dönüştürme GoBD uyumlu değildir. Sunucuların AB'de olması şartıyla bulut depolama izin verilir.

E-faturalar ne kadar süre saklanmalıdır?

Saklama süresi 10 yıldır (§ 147 AO, § 257 HGB). Süre, faturanın düzenlendiği veya alındığı takvim yılının sonunda başlar.

Örnek: 15 Mart 2026 tarihli bir fatura 31 Aralık 2036'ya kadar saklanmalıdır.

Bu zorunluluk şunlar için geçerlidir:

Giden e-faturalar (gönderdiğiniz)
Gelen e-faturalar (aldığınız)
Tüm formatlar: ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X

GoBD, elektronik faturalar için ne gerektirir?

GoBD, elektronik belgelerin arşivlenmesi için dört temel gereksinim belirler:

1. Orijinal formatta saklama

E-fatura, alındığı veya oluşturulduğu formatta saklanmalıdır:

ZUGFeRD: Gömülü XML ile orijinal PDF dosyası
XRechnung: Orijinal XML dosyası

Çıktı, ekran görüntüsü veya başka bir formata (örn. JPEG, TIFF) dönüştürme yeterli değildir.

2. Değişmezlik

Arşivlenen dosya, saklandıktan sonra değiştirilebilir olmamalıdır. Bu şu anlama gelir:

Çalışanların dosyaları silip üzerine yazabileceği normal bir dosya sisteminde saklanmamalı
İdeal olarak sürümleme ve silme korumasına sahip bir belge yönetim sistemi (DMS)
Alternatif olarak: WORM depolama (Write Once Read Many) veya uygun yapılandırmaya sahip bir bulut hizmeti

3. İzlenebilirlik (prosedür dokümantasyonu)

E-faturaların nasıl alındığını, işlendiğini ve arşivlendiğini belgelemeniz gerekir. Bu belge prosedür dokümantasyonu (Verfahrensdokumentation) olarak adlandırılır ve vergi denetimlerinde istenir.

4. Vergi denetimleri için erişim

Vergi dairesi, bir denetim sırasında arşivlenmiş e-faturalara — orijinal formatta ve makine tarafından okunabilir şekilde — erişebilmelidir. Bu, XML verilerinin (sadece PDF görünümünün değil) mevcut olması gerektiği anlamına gelir.

Hangi arşivleme çözümleri uygundur?

Belge yönetim sistemleri (DMS)

d.velop, ELO, DocuWare veya ecoDMS gibi profesyonel DMS çözümleri şunları sunar:

E-postayla e-faturaların otomatik içe aktarımı
Sürümleme ve silme koruması
XML verilerinde tam metin arama
GoBD sertifikasyonu

Erişim kontrollü bulut depolama

Küçük şirketler için bulut depolama, aşağıdaki koşullarda yeterli olabilir:

Sunucular AB'de yer alıyorsa (Google Cloud Frankfurt, AWS Frankfurt, Azure Germany)
Dosyaların silinmemesi için erişim izinleri yapılandırılmışsa
Prosedür dokümantasyonu mevcutsa

Arşiv işlevli muhasebe yazılımı

DATEV, Lexware ve sevDesk gibi birçok program entegre arşivleme sunar:

E-fatura, içe aktarım sırasında orijinal formda otomatik olarak kaydedilir
Kayıt kaydıyla bağlantılı
Vergi denetimleri için dışa aktarım

Hangi hatalardan kaçınmalıyım?

Hata	Neden sorunlu	Çözüm
E-faturayı yazdırıp kağıt kopyayı dosyalamak	Orijinal format değil, GoBD'yi ihlal eder	Dijital olarak orijinal formatta kaydedin
"Farklı kaydet" yerine "PDF olarak yazdır"	ZUGFeRD'den gömülü XML'i kaldırır	Her zaman "Farklı kaydet" kullanın
XRechnung XML'i PDF'e dönüştürüp yalnızca PDF'i arşivlemek	Orijinal kaybolur	Her zaman XML dosyasını saklayın
Yedek olmadan yerel masaüstünde saklamak	Veri kaybı riski, silme koruması yok	Yedekli bulut veya DMS kullanın
Prosedür dokümantasyonu yok	Vergi dairesi muhasebeyi sorgulayabilir	Prosedür dokümantasyonu oluşturun

Hem XML'i hem de PDF'i arşivlemem gerekiyor mu?

ZUGFeRD için bu sorun değildir — XML, PDF'e gömülüdür. ZUGFeRD PDF dosyasını kaydettiğinizde, XML'e de otomatik olarak sahip olursunuz.

XRechnung için PDF yoktur. Yalnızca orijinal XML dosyası arşivleme zorunluluğuna tabidir. Görsel bir kopya (PDF görselleştirme) ek olarak saklanabilir ancak zorunlu değildir.

İpucu: Alınan e-faturaları arşivlemeden önce ücretsiz TaxLayer Doğrulayıcı ile eksiksizlik açısından kontrol edin. Böylece eksik zorunlu alanları hemen tespit edebilir ve gönderenden düzeltme isteyebilirsiniz.

Uygunsuz arşivleme durumunda ne olur?

Vergi denetiminde vergi dairesi şunları yapabilir:

Muhasebenizi reddetme ve kârı tahmin etme (§ 162 AO)
Orijinal fatura sunulamazsa KDV indirimi reddi
Gecikme cezaları uygulama (§ 146 fıkra 2c AO: başlanan gün başına 2.500 €)

Kontrol listesi: GoBD uyumlu e-fatura arşivleme

E-faturaları orijinal formatta kaydedin (ZUGFeRD PDF veya XRechnung XML)
Değişmezliği sağlayın (DMS, WORM depolama veya silme korumalı bulut)
Prosedür dokümantasyonu oluşturun ve güncel tutun
Vergi denetimleri için erişimi sağlayın (dışa aktarım işlevi, makine tarafından okunabilir)
Saklama süresine (10 yıl) uyun
Yedekleme stratejinizi belgeleyin

---

TaxLayer, giden faturalarınızı doğrulanmış ZUGFeRD veya XRechnung dosyaları olarak oluşturur — indirme anında arşive hazır. Ücretsiz deneyin: ayda 2 dönüşüm kredi kartı olmadan.