Електронні рахунки для малого бізнесу: що потрібно знати за § 19 UStG
Режим малого бізнесу (Kleinunternehmerregelung) згідно з § 19 UStG звільняє від ПДВ — але не повністю звільняє від зобов'язання електронного рахунку. З введенням вимог Закону про можливості зростання малий бізнес має розуміти: коли, як і в якому форматі потрібно діяти.
> Коротка відповідь: Малий бізнес зобов'язаний приймати електронні рахунки з 2025 року. Зобов'язання відправки починається з 2028 року. В електронному рахунку замість ставки ПДВ вказується категорія Exempt (E) з посиланням на § 19 UStG.
Коли малий бізнес повинен приймати електронні рахунки?
Зобов'язання отримання діє з 1 січня 2025 року для всіх компаній — в тому числі для малого бізнесу, що бере участь у B2B-операціях:
- Ви не маєте права вимагати, щоб відправник надав звичайний PDF або паперовий рахунок.
- Отриманий електронний рахунок має бути заархівований відповідно до GoBD — тобто без змін, машиночитаний, протягом 10 років.
Для більшості представників малого бізнесу це означає: Вам потрібна поштова скринька для приймання рахунків та рішення для перевіреного зберігання. ZUGFeRD PDF можна відкрити як звичайний PDF — це одна з переваг цього формату.
Коли для малого бізнесу починається зобов'язання відправки?
| Період | Правила для малого бізнесу |
|---|---|
| До 31 груд. 2026 | Паперові рахунки та прості PDF ще допускаються |
| 1 січ. 2027 | Зобов'язання відправки тільки для компаній з оборотом за попередній рік > 800 000 € — малий бізнес, як правило, не торкається |
| 1 січ. 2028 | Зобов'язання відправки для всіх компаній, включаючи малий бізнес |
З 1 січня 2028 року малий бізнес також зобов'язаний відправляти свої B2B-рахунки як електронні рахунки. Ставка податку залишається 0% — але форма рахунку має відповідати технічним вимогам EN 16931. Детальніше про строки: Зобов'язання електронного рахунку 2027.
Що малий бізнес має включити в електронний рахунок?
Електронний рахунок малого бізнесу містить ті самі обов'язкові поля, що й будь-який інший рахунок, що відповідає EN 16931, з такими особливостями:
- Категорія податку: Код E (Exempt — звільнена) замість S (Standard)
- Ставка податку: 0%
- Підстава звільнення: Посилання на режим малого бізнесу згідно з § 19 UStG (BT-120 або BT-121)
- ПДВ-номер: Необов'язковий. Достатньо податкового номера (BT-32).
Приклад тексту примітки для рахунку
> «Згідно з § 19 UStG, ПДВ не нараховується.»
Ця примітка включається в структурований XML електронного рахунку як Tax Exemption Reason (BT-120).
Які рішення доступні для малого бізнесу?
Малий бізнес зазвичай не має ні ERP-системи, ні бухгалтерського ПЗ, здатного генерувати електронні рахунки. Є кілька практичних варіантів:
Варіант 1: Бухгалтерське ПЗ — Програми на кшталт sevDesk, lexoffice або FastBill пропонують експорт у ZUGFeRD (від прибл. 7–15 €/міс.).
Варіант 2: Конвертація PDF-рахунків — Ви продовжуєте створювати рахунки за допомогою Word або Excel, а потім конвертуєте PDF за допомогою TaxLayer у ZUGFeRD. Нове ПЗ не потрібне, перші 2 конвертації на місяць безкоштовно.
Варіант 3: Генератор XRechnung — Для простих рахунків Ви можете використовувати Генератор XRechnung без реєстрації.
Детальне порівняння: Створення електронного рахунку: 5 методів у порівнянні.
Чому ZUGFeRD — кращий вибір для малого бізнесу?
Для малого бізнесу ZUGFeRD (не XRechnung) — майже завжди правильний формат:
- Читабельний: Клієнти можуть відкрити рахунок як звичайний PDF
- Легке відправлення: Електронною поштою як вкладення, як і раніше
- Не потрібен Leitweg-ID: Актуальний тільки для XRechnung державним органам
- Сумісність з DATEV: Податкові консультанти можуть імпортувати ZUGFeRD безпосередньо
- Придатність для архівування: PDF/A-3 підходить для довгострокового зберігання та відповідає GoBD
Чек-лист: електронні рахунки для малого бізнесу
- Налаштована поштова скринька для приймання електронних рахунків
- Рішення для архівування вхідних електронних рахунків (відповідність GoBD, 10 років)
- Податковий номер вказаний у всіх вихідних рахунках
- Посилання на § 19 UStG у всіх рахунках
- Обраний інструмент для створення ZUGFeRD-рахунків
- Створений та перевірений тестовий рахунок за допомогою Валідатора
TaxLayer конвертує Ваші існуючі PDF-рахунки в перевірені файли ZUGFeRD — без необхідності освоювати нову програму. Режим малого бізнесу автоматично відображений коректно: категорія податку E, ставка 0%, примітка про звільнення згідно з § 19 UStG. Перші 2 конвертації на місяць безкоштовно — без кредитної картки, без підписки.
Часті запитання
Чи повинен малий бізнес виставляти електронні рахунки?
З 1 січня 2028 року — так, якщо отримувач є компанією, що сплачує ПДВ. До 31 грудня 2027 року малий бізнес звільнений від зобов'язання відправки. Зобов'язання отримання діє з 2025 року для всіх.
Яку ставку ПДВ вказує малий бізнес в електронному рахунку?
Нульову ставку (0%), категорія податку E (Exempt). Примітка про звільнення згідно з § 19 UStG включається як Tax Exemption Reason (BT-120).
Чи потрібен малому бізнесу ПДВ-номер для електронного рахунку?
Ні. Малий бізнес не має ПДВ-номера. Достатньо податкового номера (BT-32). Поле ПДВ-номера (BT-31) залишається порожнім.
Чи повинен малий бізнес приймати електронні рахунки з 2025 року?
Так. Зобов'язання отримання з 2025 року поширюється на всі компанії, що беруть участь у B2B-операціях — в тому числі на малий бізнес.
Який формат рекомендується малому бізнесу?
ZUGFeRD (не XRechnung) — майже завжди правильний вибір для малого бізнесу. Рахунок можна відправити по email як PDF, клієнт може відкрити його як звичайний PDF, і він відповідає вимогам 2028 року.
Чи потрібні малому бізнесу нові програми?
Не обов'язково. TaxLayer конвертує існуючі PDF-рахунки в ZUGFeRD з режимом малого бізнесу — без необхідності змінювати ПЗ. Перші 2 конвертації безкоштовно.
Безкоштовні інструменти
Схожі статті
Конвертуйте PDF-рахунки прямо зараз
Спробуйте TaxLayer безкоштовно — 2 конвертації на місяць, кредитна картка не потрібна.
Почати