Von der ERP-Rechnung zur E-Rechnung: ZUGFeRD aus Ihrem ERP

Viele mittelständische Unternehmen stehen vor demselben Problem: Das ERP erzeugt seit Jahren saubere PDF-Rechnungen, aber keine konforme E-Rechnung nach EN 16931. Das passende ERP-Modul ist teuer, erst in einer neueren Version enthalten oder sein Rollout dauert Monate. Die Pflicht wartet aber nicht.

> Kurzantwort: Sie brauchen Ihr ERP dafür nicht umzubauen. Entweder laden Sie die PDF-Rechnung bei TaxLayer hoch, oder, falls Ihr ERP einen strukturierten Export kann, importieren Sie diesen Export (CSV) direkt. In beiden Fällen entsteht eine geprüfte ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei.

Zwei Wege aus dem ERP zur E-Rechnung

Weg 1: PDF hochladen

Ihr ERP druckt die Rechnung wie gewohnt als PDF. Sie laden sie in TaxLayer hoch, die KI liest alle Pflichtfelder aus, Sie prüfen das Ergebnis kurz im Browser und laden die fertige E-Rechnung herunter. Das funktioniert mit jedem Quellsystem, auch mit alten oder geschlossenen ERPs, die nur drucken können.

Weg 2: Strukturierten Export (CSV) importieren

Kann Ihr ERP die Rechnungsdaten als CSV exportieren, ist das der zuverlässigere Weg. Sie laden unsere Vorlage herunter, ordnen die Spalten Ihres ERP-Exports zu (eine Zeile pro Rechnungsposition) und laden die Datei hoch. TaxLayer erzeugt daraus direkt die E-Rechnung. Weil die Daten bereits strukturiert und korrekt aus dem ERP kommen, ist keine Texterkennung nötig, und damit entfällt jede Fehlerquelle beim Auslesen eines PDFs.

So funktioniert der CSV-Import

Im Bereich "PDF konvertieren" finden Sie den Punkt Aus ERP-Export importieren (CSV). Laden Sie dort die Vorlage herunter, befüllen Sie sie aus Ihrem ERP-Export (Rechnungskopf plus eine Zeile je Position) und laden Sie die Datei hoch. Anschließend landen die Daten im gewohnten Prüfschritt, in dem Sie Beträge, Steuersätze und Einheiten noch einmal kontrollieren, bevor die Datei erzeugt wird.

Immer geprüft nach EN 16931

Egal welchen Weg Sie wählen: Jede erzeugte Datei wird gegen den vollständigen offiziellen Regelsatz (KoSIT, dieselbe Prüfung wie in der öffentlichen Verwaltung) validiert, bevor Sie sie herunterladen. So wird eine Rechnung nicht erst beim Empfänger oder in DATEV abgelehnt.

Und wenn mein ERP XML kann?

Reines XML (oder ein anderes strukturiertes Format) binden wir auf Anfrage als individuelle Zuordnung an. Schicken Sie uns eine Beispiel-Exportdatei an info@taxlayer.de, dann sagen wir Ihnen, wie gut die Anbindung passt.

Fazit

Sie müssen nicht auf Ihr ERP-Projekt warten, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen. Mit dem PDF-Upload sind Sie sofort startklar, mit dem CSV-Import holen Sie die Daten direkt und besonders zuverlässig aus Ihrem ERP. Die ersten 2 Konvertierungen pro Monat sind kostenlos: jetzt testen.