Lieferdatum in ZUGFeRD und XRechnung (BT-72): korrekt übernehmen und korrigieren

Viele automatische Konverter setzen als Lieferdatum einfach das Rechnungsdatum – und das ist falsch. Das tatsächliche Liefer- oder Leistungsdatum ist in der EN 16931 ein eigenes Feld (BT-72) und muss den realen Zeitpunkt der Lieferung wiedergeben, nicht den Tag, an dem die Rechnung geschrieben wurde.

> Kurzantwort: Das Lieferdatum (BT-72, in der XML als ActualDeliveryDate) ist der Tag der tatsächlichen Lieferung oder Leistung – nicht das Rechnungsdatum (BT-2). Beide können abweichen. TaxLayer erkennt das Lieferdatum eigenständig aus der Rechnung und lässt es vor der Erzeugung prüfen und korrigieren.

Lieferdatum ist nicht Rechnungsdatum

Auf vielen Rechnungen stehen zwei unterschiedliche Daten: das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde, und das Datum, an dem tatsächlich geliefert oder geleistet wurde. Ein Beispiel:

Wird das Lieferdatum falsch mit dem Rechnungsdatum befüllt, ist die E-Rechnung zwar formal gültig, inhaltlich aber unrichtig – mit Folgen für Buchung, Leistungszeitpunkt und Umsatzsteuer.

Was die EN 16931 verlangt

Die EN 16931 kennt das tatsächliche Lieferdatum als BT-72. In den beiden Syntaxen sieht das so aus:

• ZUGFeRD / CII: ram:ApplicableHeaderTradeDelivery → ram:ActualDeliverySupplyChainEvent → ram:OccurrenceDateTime
• XRechnung / UBL: cac:Delivery → cbc:ActualDeliveryDate

Das Format ist ein Kalenderdatum (in CII als YYYYMMDD, Format-Code 102). Es beschreibt den Zeitpunkt der Lieferung, unabhängig vom Rechnungs- oder Fälligkeitsdatum.

Der typische Fehler automatischer Konverter

Ein reiner PDF-zu-XML-Konverter liest oft nur die offensichtlichen Kopfdaten aus und füllt fehlende Felder mit Standardwerten. Fehlt eine eigene Erkennung des Lieferdatums, wird ersatzweise das Rechnungsdatum eingetragen. Solange beide Daten identisch sind, fällt das nicht auf – sobald sie abweichen, steht in der E-Rechnung das falsche ActualDeliveryDate.

So löst TaxLayer das

TaxLayer erkennt das Liefer-/Leistungsdatum eigenständig und getrennt vom Rechnungsdatum. Im Prüfschritt vor der Erzeugung wird es in einem eigenen Feld Lieferdatum angezeigt und kann dort korrigiert werden, bevor die ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei entsteht. In der erzeugten XML steht anschließend das korrekte Datum als ActualDeliveryDate.

So bleibt die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit bei Ihnen – und ein automatischer Fehler kann gar nicht erst durchrutschen.

Fazit

Das Lieferdatum ist ein eigenes Pflicht- bzw. Praxisfeld der EN 16931 (BT-72) und darf nicht blind mit dem Rechnungsdatum gleichgesetzt werden. Achten Sie bei jeder Konvertierung darauf, dass das ActualDeliveryDate das tatsächliche Lieferdatum wiedergibt.

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