Schriftarten in PDF/A einbetten: warum Arial oft fehlt und was hilft

Ein häufiger Stolperstein bei ZUGFeRD: Die Ausgangs-PDF stammt aus einem älteren System und verwendet Arial oder Arial Bold, ohne diese Schriften einzubetten. Damit ist die Datei schon vor jeder Konvertierung nicht PDF/A-konform.

> Kurzantwort: PDF/A verlangt, dass alle Schriftarten in der Datei eingebettet sind. Ältere Warenwirtschaftssysteme betten Arial/Arial Bold oft nicht ein – die PDF ist dann nicht PDF/A-konform, und das lässt sich nicht durch bloßes Einbetten der ZUGFeRD-XML heilen. Lösung: PDF/A direkt aus dem System exportieren oder XRechnung nutzen.

Warum Schriften eingebettet sein müssen

PDF/A ist ein Archivformat: Es soll garantieren, dass ein Dokument in vielen Jahren noch identisch aussieht. Eine Datei, die sich darauf verlässt, dass der Leser Arial installiert hat, erfüllt das nicht – auf einem System ohne diese Schrift würde die Darstellung abweichen. Deshalb müssen die Schriftdaten in der PDF selbst stecken.

So prüfen Sie es

Adobe Acrobat: Datei → Eigenschaften → Reiter „Schriften“. Fehlt der Zusatz „eingebettet“, ist die Schrift nicht enthalten.
veraPDF: der offene PDF/A-Validator meldet nicht eingebettete Schriften als Verstoß.

Warum XML-Einbetten nicht reicht

Ein verbreiteter Irrtum: „Wenn die ZUGFeRD-XML und die PDF/A-Metadaten drin sind, ist die Datei PDF/A.“ Das stimmt nicht. Metadaten kennzeichnen nur die Absicht; die fehlenden Schriften bleiben fehlend. Für echte Konformität müssten die Schriften eingebettet und ein Farbprofil ergänzt werden.

Die zwei praktikablen Lösungen

PDF/A im Ausgangssystem erzeugen: Viele Warenwirtschafts- und Textsysteme können direkt PDF/A ausgeben (mit eingebetteten Schriften). Dann ist die daraus erzeugte ZUGFeRD-Datei konform.
XRechnung statt ZUGFeRD: Bei der reinen XRechnung (XML) gibt es keinen PDF-Container – die Schriftfrage stellt sich gar nicht.

Fazit

Nicht eingebettete Schriften sind die häufigste Ursache für nicht konforme ZUGFeRD-PDFs. Wer aus einem älteren System kommt, exportiert am besten direkt PDF/A – oder setzt auf XRechnung.

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Die E-Rechnungs-XML ist bei TaxLayer stets EN-16931- und KoSIT-validiert. Fragen zur PDF/A-Konformität? info@landauer.de.

Häufig gestellte Fragen

Warum müssen Schriftarten in PDF/A eingebettet sein?

Damit das Dokument auf jedem Rechner und in vielen Jahren identisch dargestellt wird. Verlässt sich die Datei auf eine Systemschrift wie Arial, die nicht überall installiert ist, kann sich die Darstellung ändern – das verbietet PDF/A.

Woran erkenne ich, dass Schriften fehlen?

In Adobe Acrobat unter Datei → Eigenschaften → Schriften: Steht dort bei einer Schrift nicht „eingebettet“ oder „eingebettete Untergruppe“, fehlt sie. Ein PDF/A-Validator wie veraPDF meldet dies ebenfalls.

Macht das Einbetten der ZUGFeRD-XML meine PDF konform?

Nein. Das Einbetten von XML und Metadaten macht eine PDF nicht nachträglich PDF/A-konform. Fehlende Schriften bleiben fehlend. Details in PDF/A-3B und veraPDF.

Wie bekomme ich eine PDF/A-konforme Rechnung?

Am besten die Rechnung direkt als PDF/A (mit eingebetteten Schriften) aus dem Warenwirtschafts- oder Fakturasystem exportieren. Alternativ eine reine XRechnung nutzen, bei der der PDF-Container entfällt.