XRechnung an Behörden senden: ZRE, OZG-RE und Leitweg-ID richtig nutzen
Wenn Sie als Lieferant oder Dienstleister an öffentliche Auftraggeber in Deutschland liefern, kommen Sie um XRechnung nicht herum. Bundesbehörden akzeptieren seit November 2020 ausschließlich E-Rechnungen — und immer mehr Länder und Kommunen folgen. Dieser Artikel zeigt Ihnen den konkreten Ablauf: von der Leitweg-ID bis zum Upload auf der ZRE.
> Kurzantwort: Für Rechnungen an Bundesbehörden brauchen Sie eine XRechnung-XML mit gültiger Leitweg-ID. Sie laden die Datei auf der ZRE (xrechnung.bund.de) hoch oder senden sie per E-Mail. Für Länder/Kommunen nutzen Sie die OZG-RE oder das Portal des jeweiligen Bundeslandes.
Wann muss ich XRechnung an eine Behörde senden?
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) schreibt seit dem 27. November 2020 vor, dass Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen als XRechnung einreichen müssen. Ausnahmen gelten nur für:
- Direktaufträge unter 1.000 € (Bagatellgrenze)
- Bestimmte sicherheitsrelevante Aufträge
Für Länder und Kommunen gelten landesrechtliche Regelungen. Stand 2026 verlangen die meisten Bundesländer E-Rechnungen für Aufträge ab bestimmten Schwellenwerten. Einige (z. B. Bremen, Hamburg) akzeptieren auch ZUGFeRD ab Profil EN 16931.
Was brauche ich für eine XRechnung an den Bund?
Für eine gültige XRechnung an eine Bundesbehörde benötigen Sie:
- Leitweg-ID des Rechnungsempfängers — eine eindeutige Adresse im Format 04011-1234567-12 (Details in unserem Artikel Leitweg-ID erklärt)
- XRechnung im UBL-2.1-Format — konform mit XRechnung 3.0 und EN 16931
- Alle Pflichtfelder nach EN 16931 — insbesondere Rechnungsnummer, Datum, USt-IdNr., Positionsangaben, Zahlungsinformationen (vollständige Liste)
- Zugang zur ZRE — Registrierung unter xrechnung.bund.de
Wie erstelle ich eine XRechnung für Behörden?
Option 1: Mit TaxLayer aus einer bestehenden PDF
Der schnellste Weg, wenn Sie Ihre Rechnungen bereits als PDF erstellen:
- PDF hochladen auf TaxLayer
- Daten prüfen — die KI extrahiert alle Rechnungsfelder automatisch
- Leitweg-ID eingeben — im Feld „Buyer Reference / Leitweg-ID“ (BT-10)
- XRechnung wählen — als Ausgabeformat „XRechnung 3.0“ auswählen
- Herunterladen — die validierte XML-Datei wird KoSIT-geprüft ausgegeben
Option 2: Mit dem XRechnung Generator
Für einzelne Rechnungen ohne vorhandene PDF können Sie den kostenlosen XRechnung Generator nutzen. Alle Felder werden formularbasiert eingegeben, die Leitweg-ID wird als Buyer Reference übernommen.
Option 3: Über Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware
Wenn Ihr ERP-System (SAP, Microsoft Dynamics, DATEV) XRechnung-Export unterstützt, nutzen Sie diese Funktion. Stellen Sie sicher, dass die Leitweg-ID korrekt übernommen wird.
Wie reiche ich die XRechnung auf der ZRE ein?
Die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) ist das offizielle Portal für E-Rechnungen an den Bund:
- Registrieren Sie sich als Rechnungssteller auf xrechnung.bund.de (einmalig, kostenlos)
- Anmelden und „Rechnung einreichen“ wählen
- XML hochladen — die ZRE prüft die Datei automatisch auf Konformität
- Bestätigung erhalten — bei erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung an den Empfänger weitergeleitet
Alternativ können Sie die XRechnung per E-Mail an die ZRE senden oder über die Peppol-Infrastruktur einliefern.
Was ist die OZG-RE und wann brauche ich sie?
Die OZG-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) ist das Pendant zur ZRE für Länder und Kommunen, die keine eigene Plattform betreiben. Der Ablauf ist analog:
- Registrierung auf der OZG-RE
- Upload der XRechnung-XML
- Automatische Validierung und Weiterleitung
Einige Bundesländer betreiben eigene Plattformen:
- NRW: Portal NRW
- Baden-Württemberg: service-bw.de
- Bayern: E-Rechnungsportal Bayern
Fragen Sie im Zweifel Ihren Auftraggeber, über welche Plattform Sie einreichen sollen.
Welche Fehler führen zur Ablehnung?
Die häufigsten Gründe, warum die ZRE/OZG-RE eine XRechnung ablehnt:
| Fehler | Lösung |
|---|---|
| Leitweg-ID fehlt oder ist leer | BT-10 (BuyerReference) muss die Leitweg-ID enthalten |
| Leitweg-ID ungültig (Format/Prüfziffer) | Format prüfen: XX-XXXXXXX-XX ([Details](/blog/leitweg-id-erklaert)) |
| Fehlende Pflichtfelder (USt-IdNr., Positionen) | Alle [EN-16931-Pflichtfelder](/blog/en-16931-pflichtfelder) sicherstellen |
| Falsches XML-Schema (nicht UBL 2.1) | XRechnung 3.0 im UBL-Format verwenden (nicht CII) |
| Validierungsfehler | Vor dem Upload mit dem [TaxLayer Validator](/tools/validator) prüfen |
Tipp: Validieren Sie jede XRechnung vor dem Upload. Der TaxLayer Validator prüft alle EN-16931-Pflichtfelder und zeigt fehlende Felder mit BT-Referenzen an. So vermeiden Sie Ablehnungen und Zahlungsverzögerungen.
ZUGFeRD oder XRechnung an Behörden?
Die kurze Antwort: XRechnung für Bundesbehörden, ZUGFeRD optional für Länder/Kommunen.
| Empfänger | XRechnung | ZUGFeRD EN 16931 |
|---|---|---|
| Bundesbehörden | Pflicht über ZRE | Nicht akzeptiert |
| Landesbehörden | Meist akzeptiert | Je nach Bundesland |
| Kommunen | Oft akzeptiert | Je nach Kommune |
| B2B (Privatwirtschaft) | Möglich | [Empfohlen](/blog/xrechnung-vs-zugferd) |
Wenn Sie sowohl an Behörden als auch an Unternehmen liefern, erzeugt TaxLayer aus einer einzigen PDF-Rechnung wahlweise XRechnung oder ZUGFeRD — Sie müssen die Daten nicht doppelt eingeben.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich an Behörden zwingend XRechnung senden?
Für Bundesbehörden ist XRechnung seit November 2020 Pflicht (E-Rechnungsverordnung des Bundes). Für Länder und Kommunen gelten je nach Bundesland unterschiedliche Regelungen — viele akzeptieren auch ZUGFeRD ab Profil EN 16931.
Was ist die ZRE und wie lade ich dort eine XRechnung hoch?
Die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) ist das offizielle Portal für E-Rechnungen an Bundesbehörden. Sie erreichen sie unter xrechnung.bund.de. Nach Registrierung laden Sie Ihre XRechnung-XML hoch oder senden sie per E-Mail. Die Leitweg-ID des Empfängers ist Pflicht.
Was ist die OZG-RE?
Die OZG-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) ist die Plattform für E-Rechnungen an Länder und Kommunen, die keine eigene Plattform betreiben. Sie funktioniert analog zur ZRE, ist aber für Landesbehörden zuständig.
Wo finde ich die Leitweg-ID meines Auftraggebers?
Die Leitweg-ID steht in der Regel auf der Bestellung, dem Vertrag oder dem Zuwendungsbescheid. Sie können sie auch direkt beim Auftraggeber erfragen. Mehr Details finden Sie in unserem Artikel Leitweg-ID erklärt.
Kann TaxLayer XRechnungen für Behörden erstellen?
Ja. TaxLayer erzeugt XRechnung 3.0 im UBL-2.1-Format, EN-16931-konform und KoSIT-validiert. Sie geben die Leitweg-ID als Buyer Reference (BT-10) ein und laden die erzeugte XML-Datei anschließend auf der ZRE oder OZG-RE hoch.
Akzeptieren Behörden auch ZUGFeRD statt XRechnung?
Bundesbehörden akzeptieren über die ZRE ausschließlich XRechnung (UBL oder CII). Einige Länder und Kommunen akzeptieren auch ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Prüfen Sie die Vorgaben Ihres konkreten Auftraggebers.
Was passiert, wenn meine XRechnung abgelehnt wird?
Die ZRE/OZG-RE prüft die eingereichte Datei automatisch. Häufige Ablehnungsgründe: fehlende Leitweg-ID, falsche Leitweg-ID, fehlende Pflichtfelder, ungültiges XML-Schema. Validieren Sie Ihre Datei vor dem Upload mit dem TaxLayer Validator.
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