XRechnung ohne Software erstellen: welche kostenlosen Wege es wirklich gibt

„Muss ich jetzt teure Software kaufen, nur um eine XRechnung zu erstellen?“ Diese Frage hören wir oft. Die gute Nachricht: Es gibt kostenlose Wege. Die schlechte: Viele davon können eine XRechnung gar nicht erstellen, sondern nur anzeigen oder prüfen. Dieser Artikel trennt sauber, was welches Werkzeug wirklich kann.

> Kurzantwort: Die OZG-RE-Weberfassung erstellt kostenlos valide XRechnungen — aber nur für Behörden (B2G, Leitweg-ID nötig). ELSTER, quba-viewer und KoSIT-Validator erstellen nichts, sie zeigen an oder prüfen. Für B2B-Privatkunden gibt es kein offizielles kostenloses Bundesportal; hier helfen Web-Tools wie TaxLayer.

Erstellen, Anzeigen, Prüfen: drei verschiedene Dinge

Bevor wir die Werkzeuge durchgehen, ist eine Unterscheidung zentral:

Viele kostenlose Angebote können nur anzeigen oder prüfen — nicht erstellen. Das ist der häufigste Irrtum.

Die OZG-RE-Weberfassung: erstellt, aber nur für B2G

Die OZG-RE-Weberfassung ist ein kostenloses Browser-Formular. Sie geben Ihre Rechnungsdaten Feld für Feld ein, und das Portal erzeugt daraus eine valide XRechnung-XML. Das ist genau das, was viele suchen — mit einer wichtigen Einschränkung:

• Es funktioniert nur für Rechnungen an Behörden (B2G)
• Sie benötigen eine gültige Leitweg-ID des Empfängers
• Für B2B-Rechnungen an Privatunternehmen ist es nicht gedacht

Wenn Sie also gelegentlich eine Behördenrechnung schreiben, ist die Weberfassung eine echte kostenlose Option. Die Leitweg-ID Ihres Auftraggebers prüfen Sie vorab im Leitweg-ID-Verzeichnis.

ELSTER E-Rechnungstool: nur Viewer

Viele erwarten, dass das amtliche ELSTER-Portal auch XRechnungen erstellt. Das ist nicht der Fall: Das ELSTER E-Rechnungstool ist ein reiner Viewer. Sie können eine empfangene XRechnung damit lesbar anzeigen — mehr nicht. Zum Erstellen taugt es nicht.

quba-viewer: Open-Source-Viewer und -Validator

Der quba-viewer ist ein kostenloses Open-Source-Programm. Er:

• zeigt XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien lesbar an
• validiert sie gegen die Regeln

Aber auch er erstellt keine Rechnungen. Für den Empfang und die Kontrolle eingehender E-Rechnungen ist er nützlich, für das Ausstellen nicht.

KoSIT-Validator: nur Prüfung

Der KoSIT-Validator ist das offizielle Prüfwerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Er testet, ob eine XRechnung den EN-16931- und BR-DE-Regeln entspricht. Er erstellt nichts. Die lokale Einrichtung ist technisch; bequemer ist die Web-Variante — unser TaxLayer Validator nutzt dieselbe Regelbasis, ohne Installation.

Der ehrliche Überblick

Und für B2B-Rechnungen?

Hier liegt die Lücke: Für Rechnungen an private Unternehmen (B2B) gibt es kein offizielles kostenloses Bundesportal zum Erstellen. Wer keine Buchhaltungssoftware mit XRechnung-Export hat, ist auf ein Web-Tool angewiesen.

Mit TaxLayer laden Sie eine vorhandene PDF-Rechnung hoch, die Daten werden extrahiert, und Sie erhalten eine valide XRechnung 3.0 oder ZUGFeRD-Datei. Die ersten 2 Konvertierungen pro Monat sind kostenlos — für gelegentliche Rechnungen reicht das oft aus.

Muss ich überhaupt schon erstellen?

Bevor Sie sich Aufwand machen: Prüfen Sie Ihren Status. Empfangen müssen alle inländischen B2B-Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Papier/PDF sind für alle bis Ende 2026 erlaubt, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € sogar bis Ende 2027. Ab 2028 ist strukturiertes Ausstellen für alle Pflicht. Ob und ab wann Sie betroffen sind, klärt unser E-Rechnungspflicht-Check.

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Kein Portal, keine Installation, keine laufenden Kosten für wenige Rechnungen: TaxLayer erstellt Ihre XRechnung im Browser. Jetzt kostenlos testen — 2 Konvertierungen pro Monat gratis. Fragen an info@landauer.de.