Recibir y procesar facturas electrónicas: cómo hacerlo correctamente

La obligación de recepción de facturas electrónicas se aplica desde el 1 de enero de 2025 a todas las empresas en Alemania sin excepción. Mientras que la obligación de envío se introduce por fases, como destinatario de facturas usted ya debe poder recibir y procesar facturas electrónicas estructuradas según EN 16931.

> Respuesta rápida: Desde 2025, todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas en formato ZUGFeRD o XRechnung. Los archivos ZUGFeRD se pueden abrir como un PDF normal; los XML de XRechnung se pueden visualizar con un visor o importar en su software de contabilidad.

¿Qué significa la obligación de recepción en la práctica?

La Ley de Oportunidades de Crecimiento obliga a todas las empresas desde 2025 a aceptar facturas electrónicas — independientemente del tamaño o la facturación. Usted no puede rechazar una factura electrónica e insistir en un formato en papel o un PDF simple.

Concretamente, esto significa:

• Necesita una bandeja de entrada de correo electrónico o un canal por el que se puedan recibir facturas electrónicas
• Debe poder procesar el archivo recibido en su contabilidad
• Debe archivar la factura electrónica en su formato original (no imprimirla)

¿Qué formatos recibirá como destinatario?

En la práctica, recibirá dos formatos:

ZUGFeRD (el más común en B2B): Un archivo PDF que parece una factura normal. En segundo plano, un archivo XML legible por máquinas está integrado. Puede abrir y leer el archivo con cualquier lector de PDF — el procesamiento automático lo gestiona su software de contabilidad.

XRechnung (principalmente de entidades del sector público): Un archivo XML puro sin vista PDF. Está optimizado para el procesamiento por máquinas pero no es directamente legible por el ojo humano. Necesita un visor o software que pueda mostrar XRechnung.

¿Cómo proceso una factura ZUGFeRD?

ZUGFeRD es el caso más sencillo:

1. Abrir: Abra el archivo como un PDF normal y revíselo visualmente
2. Importar: Cargue el archivo en su software de contabilidad — DATEV, Lexware, sevDesk y la mayoría de los sistemas ERP reconocen automáticamente el XML integrado
3. Verificar: Compare los datos extraídos (importe, IVA, número de factura) con la vista PDF
4. Contabilizar: Contabilice la factura como de costumbre — la mayoría de los campos se transfieren automáticamente
5. Archivar: Almacene el archivo ZUGFeRD original (no solo la vista PDF) de forma conforme con GoBD

¿Cómo proceso una XRechnung?

XRechnung requiere un paso adicional porque no hay un PDF legible:

1. Visualizar: Abra el archivo XML con el Visor XML de TaxLayer gratuito — todos los campos de la factura se muestran de forma clara
2. Validar: Opcionalmente, compruebe con el Validador de XRechnung si están presentes todos los campos obligatorios de EN 16931
3. Importar: Cargue el archivo XML en su software de contabilidad
4. Archivar: Conserve el archivo XML original

¿Qué hago si mi software no puede procesar facturas electrónicas?

Si su software de contabilidad aún no es compatible con la importación automática de facturas electrónicas:

• ZUGFeRD: Puede usar la vista PDF como antes y transferir los datos manualmente. Los datos XML no se pierden — permanecen integrados en el archivo para más adelante.
• XRechnung: Utilice el Visor XML de TaxLayer para mostrar los datos de la factura en una vista legible. Desde ahí, puede introducir manualmente los valores en su sistema de contabilidad.

A largo plazo, recomendamos actualizar o cambiar su software. Todos los programas comunes (DATEV, Lexware, sevDesk, Billomat, FastBill) ya son compatibles con la importación de facturas electrónicas.

¿Debo validar las facturas electrónicas entrantes?

La validación no es legalmente obligatoria pero sí recomendable por dos razones:

1. Asegurar su deducción del IVA soportado: Una factura electrónica con campos obligatorios faltantes (p. ej., sin NIF-IVA, sin líneas de detalle) puede poner en peligro la deducción del IVA soportado
2. Detectar errores a tiempo: Es mejor notificar al remitente inmediatamente sobre los errores que meses después durante una auditoría fiscal

El Validador de TaxLayer gratuito comprueba todos los campos obligatorios de EN 16931 directamente en el navegador — sin instalación, sin subir datos a un servidor.

¿Cómo archivo correctamente las facturas electrónicas recibidas?

Las facturas electrónicas están sujetas al mismo requisito de conservación que las facturas en papel (10 años). Importante: la factura electrónica debe conservarse en el formato original:

• ZUGFeRD: Guarde el archivo PDF original con XML integrado (no como impresión o captura de pantalla)
• XRechnung: Guarde el archivo XML original

Una impresión o conversión a otro formato no es conforme con GoBD. Más detalles en nuestro artículo Archivado de facturas electrónicas conforme con GoBD.

TaxLayer convierte automáticamente sus facturas PDF salientes en archivos ZUGFeRD o XRechnung validados — 2 conversiones al mes gratuitas, sin tarjeta de crédito. Pruébelo ahora.