Cos'è ZUGFeRD? Il formato di fattura ibrido spiegato in modo semplice

Molte aziende sentono il termine ZUGFeRD per la prima volta in relazione all'obbligo di fatturazione elettronica e si chiedono di cosa si tratti. La risposta è piacevolmente semplice: ZUGFeRD è un formato di fattura che assomiglia a un normale PDF ma contiene in aggiunta dati leggibili dalla macchina.

> Risposta breve: ZUGFeRD è un formato di fattura ibrido che combina un PDF leggibile dall'uomo con un XML incorporato leggibile dalla macchina. Dal profilo EN 16931 (COMFORT) in poi, è conforme all'obbligo di fatturazione elettronica della legge sulle opportunità di crescita.

Cos'è esattamente ZUGFeRD e come funziona?

ZUGFeRD sta per Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (Guida Utente Centrale del Forum per la Fatturazione Elettronica Germania). Unisce due mondi in un unico file:

• Leggibile dall'uomo: un normale PDF che chiunque può aprire e leggere
• Leggibile dalla macchina: un file XML incorporato (seguendo lo standard UN/CEFACT CII) che il software può elaborare automaticamente

Il formato si basa sullo standard internazionale PDF/A-3 e sullo standard europeo EN 16931. Tecnicamente, l'XML è incorporato come allegato nel PDF — simile a un allegato in un'e-mail, ma invisibile.

Come si differenzia ZUGFeRD da Factur-X e XRechnung?

Questi tre termini spesso causano confusione:

Importante: ZUGFeRD 2.1 e Factur-X sono tecnicamente identici. Si basano sullo stesso schema XML e sono entrambi conformi a EN 16931.

Quali profili ZUGFeRD sono disponibili?

ZUGFeRD definisce diversi profili con livelli crescenti di dettaglio:

1. MINIMUM — Solo i dati essenziali della fattura
2. BASIC WL — Dati di base senza dettagli delle voci
3. BASIC — Dati di base con dettagli delle voci
4. EN 16931 (COMFORT) — Tutti i campi obbligatori dello standard europeo
5. EXTENDED — Dati estesi per processi aziendali complessi

Per l'obbligo di fatturazione elettronica in Germania, è richiesto almeno il profilo EN 16931 (COMFORT). Una spiegazione dettagliata di tutti i profili si trova in Profili ZUGFeRD spiegati.

Perché ZUGFeRD è la scelta migliore per la maggior parte delle aziende?

• Formato ibrido: i destinatari senza software di fatturazione elettronica possono utilizzare la visualizzazione PDF
• Conforme a EN 16931: soddisfa lo standard europeo per le fatture elettroniche
• Ampiamente adottato: supportato da tutti i principali sistemi ERP
• Compatibile con DATEV: il vostro consulente fiscale può importare i file ZUGFeRD direttamente
• Adatto all'archiviazione: PDF/A-3 è adatto all'archiviazione a lungo termine e conforme ai GoBD
• A prova di futuro: ufficialmente raccomandato dal Forum per la Fatturazione Elettronica Germania

Come creo una fattura ZUGFeRD?

Il modo più semplice: caricate la vostra fattura PDF esistente su TaxLayer. L'IA estrae automaticamente tutti i dati e crea un file ZUGFeRD 2.1 validato — in meno di 30 secondi. Una guida passo-passo si trova in Convertire PDF in ZUGFeRD.

Volete verificare un file ZUGFeRD esistente? Utilizzate il Validatore ZUGFeRD gratuito — funziona con file XML e PDF ZUGFeRD direttamente nel browser, senza che i vostri dati lascino il vostro computer.