E-factuur controleren vóór verzending: foutieve facturen automatisch stoppen

Een foutieve e-factuur is erger dan helemaal geen: ze kan worden geweigerd, de vooraftrek van btw in gevaar brengen en correctiewerk veroorzaken. De beste bescherming is foutieve facturen vóór verzending te stoppen.

> Kort antwoord: Een goede conversie controleert elke e-factuur tegen EN 16931 (KoSIT) en toetst de verplichte velden. Ontbreekt er iets of mislukt de validatie, dan wordt het genereren geblokkeerd en de factuur ter controle gemarkeerd – pas na aanvulling en actieve bevestiging ontstaat het bestand.

Twee niveaus van controle

1. Formele validatie: de gegenereerde XML wordt getoetst tegen de officiële KoSIT-schema’s en de business rules van EN 16931 (incl. CIUS DE). Overtredingen leiden niet tot een stil, foutief bestand, maar tot een stop.
2. Verplichte-veldcontrole: ontbreekt een factuurnummer, een datum, de verkoper- of kopernaam of een bedrag, dan wordt dat herkend en getoond voordat er iets wordt gegenereerd.

Stoppen en markeren in plaats van doorlaten

Het beslissende verschil met een simpele „converteerknop”: foutieve of onvolledige facturen worden automatisch gestopt en ter controle gemarkeerd. Zo belandt geen niet-conforme factuur ongewild in de verzending.

Waarom de handmatige bevestiging telt

Software kan de plausibiliteit controleren, maar niet de fiscale verantwoordelijkheid overnemen. Daarom is een bewuste bevestiging van de gecontroleerde gegevens zinvol – vooral bij de fiscale indeling (normale belasting, reverse charge, kleine ondernemer …). Dat schept een navolgbaar controlebewijs en voorkomt dat een aanname ongemerkt doorglipt.

Conclusie

Controleer e-facturen voordat ze de deur uitgaan: EN-16931-validatie plus verplichte-veldcontrole, gecombineerd met een bewuste bevestiging. Zo stopt u foutieve facturen in plaats van ze bij de ontvanger te repareren.

---

TaxLayer blokkeert het genereren bij ontbrekende verplichte velden of validatiefouten en verlangt een bewuste controle. Vragen aan info@landauer.de.