Kan DATEV ZUGFeRD-facturen verwerken?

Ja. DATEV Unternehmen Online en DATEV Mittelstand kunnen ZUGFeRD-PDF’s automatisch verwerken. Het herkenningspercentage is bijna 100% omdat DATEV de gestructureerde XML-gegevens direct uitleest.

Welk ZUGFeRD-profiel wordt aanbevolen voor DATEV?

Minimaal EN 16931 (COMFORT). Lagere profielen (MINIMUM, BASIC WL) bevatten geen regelpostgegevens, wat de automatische boeking beperkt. Details: ZUGFeRD-profielen uitgelegd.

Werkt XRechnung ook in DATEV?

Ja, sinds 2024 ondersteunt DATEV Unternehmen Online ook XRechnung XML-bestanden. Het nadeel: er is geen documentbeeld in het bestand — dit moet apart worden gegenereerd en toegewezen.

Wat gebeurt er als het btw-nummer ontbreekt in het ZUGFeRD-bestand?

DATEV kan het document niet toewijzen aan een leveranciersaccount als het btw-nummer van de leverancier ontbreekt of niet overeenkomt met de stamgegevens. Dit vereist handmatig ingrijpen.

Is de ZUGFeRD-PDF GoBD-conform voor archivering?

Ja, mits het in PDF/A-3-formaat is. TaxLayer maakt standaard PDF/A-3-conforme bestanden, die DATEV direct kan archiveren. Bewaartermijn: 10 jaar.

Wat is DATEV SmartTransfer?

DATEV SmartTransfer is een dienst die e-facturen rechtstreeks tussen bedrijven en belastingadviseurs overdraagt — zonder e-mail, zonder handmatige upload. Voorwaarde: beide partijen moeten geregistreerd zijn.

DATEV en e-facturatie: ZUGFeRD-import stap voor stap

DATEV is veruit de meest gebruikte boekhoudsoftware in Duitsland. Meer dan 2,5 miljoen bedrijven en circa 40.000 belastingadvieskantoren werken met DATEV-producten. Met de e-facturatieverplichting vanaf 2025 (ontvangst) en 2027/2028 (verzending) staan velen voor de vraag: hoe krijg ik ZUGFeRD- en XRechnung-bestanden in DATEV — en hoe vermijd ik problemen? Dit is bijzonder relevant voor Nederlandse bedrijven die met een Duitse belastingadviseur werken.

> Kort antwoord: DATEV Unternehmen Online verwerkt ZUGFeRD-PDF’s automatisch met een herkenningspercentage van bijna 100%. Gebruik het EN 16931 (COMFORT)-profiel en zorg voor PDF/A-3-conformiteit en complete stamgegevens (btw-nummer, IBAN).

Welke DATEV-producten ondersteunen e-facturen?

Product	ZUGFeRD-import	XRechnung-import	Automatische documentherkenning
DATEV Unternehmen Online	Ja	Ja (vanaf 2024)	Ja (met documentbeeldherkenning)
DATEV Mittelstand	Ja	Ja	Ja
DATEV Kanzlei-Rechnungswesen	Ja (vanaf versie 14.0)	Ja	Gedeeltelijk
DATEV Meine Steuern	Beperkt	Nee	Nee
DATEV SmartTransfer	Ja	Ja	— (transportkanaal)

Voor de meeste bedrijven is DATEV Unternehmen Online het centrale instappunt.

Hoe importeer ik een ZUGFeRD-factuur in DATEV Unternehmen Online?

Stap 1: Document uploaden

Open DATEV Unternehmen Online en navigeer naar Documenten → Documenten uploaden. Sleep de ZUGFeRD-PDF naar het uploadgebied.

Tip: DATEV herkent ZUGFeRD-bestanden automatisch aan de ingebedde XML. U hoeft geen speciale importmodus te selecteren.

Stap 2: Automatische documentherkenning controleren

Na het uploaden leest DATEV de gestructureerde gegevens direct uit de ingebedde XML. Factuurnummer, datum, bedragen en btw-nummers worden automatisch overgenomen. Het herkenningspercentage voor ZUGFeRD-bestanden is bijna 100%.

Stap 3: Documentgegevens verifiëren

Open het herkende document in de documentweergave. DATEV toont links het PDF-beeld en rechts de geëxtraheerde gegevens. Controleer factuurnummer, leverancier, bedragen, btw-tarief en betalingsinformatie.

Stap 4: Boekingsvoorstel accepteren

DATEV maakt een boekingsvoorstel op basis van de herkende gegevens. Voor ZUGFeRD-documenten is dit doorgaans volledig en correct.

Stap 5: Document archiveren

Het document wordt automatisch opgeslagen in het DATEV-documentarchief — zowel de PDF als de ingebedde XML. De archivering is GoBD-conform (bewaartermijn 10 jaar).

Waarom werkt ZUGFeRD beter in DATEV dan XRechnung?

Criterium	ZUGFeRD	XRechnung
Documentbeeld	Automatisch (PDF is onderdeel van het bestand)	Ontbreekt — moet apart worden gegenereerd
Visuele controle	Direct mogelijk	Alleen met een viewer
Documentstroom	Eén document voor alles	XML + apart documentbeeld te beheren
Herkenningspercentage	Zeer hoog (XML + PDF)	Hoog (alleen XML)
Archivering	Eén document	Twee documenten (XML + visualisatie)

Aanbeveling: Als uw ontvanger met DATEV werkt, stuur dan ZUGFeRD. Meer over formaatvergelijking: XRechnung vs. ZUGFeRD.

Wat zijn de meest voorkomende fouten bij DATEV-import?

Fout 1: Verkeerd ZUGFeRD-profiel — Bij MINIMUM en BASIC WL ontbreken regelpostgegevens. Gebruik minimaal EN 16931 (COMFORT).

Fout 2: Ontbrekend btw-nummer — Zonder btw-nummer (BT-31) kan DATEV het document niet toewijzen aan een leveranciersaccount. Zorg dat uw e-facturen altijd een geldig btw-nummer bevatten.

Fout 3: Geen echte PDF/A — DATEV archiveert in PDF/A-formaat. Een gewone PDF met toegevoegde XML kan problemen veroorzaken bij de archivering. TaxLayer maakt standaard PDF/A-3-conforme bestanden.

Fout 4: Dubbele documenten — Als facturen zowel per e-mail als via SmartTransfer binnenkomen, ontstaan er duplicaten. Definieer één ontvangstkanaal.

Welke tips zijn er voor een soepele DATEV-import?

Formaat: Altijd ZUGFeRD 2.1 met EN 16931 (COMFORT)-profiel of hoger
Stamgegevens: Altijd btw-nummer en IBAN volledig opgeven
Eén kanaal: Wijs één ontvangstkanaal aan voor e-facturen
Validatie: Valideer e-facturen voor verzending met de Validator
Betrek uw belastingadviseur: Overleg met uw kantoor welk formaat en importpad de voorkeur heeft

TaxLayer genereert ZUGFeRD 2.1-bestanden in het EN 16931 (COMFORT)-profiel — precies het formaat dat DATEV Unternehmen Online het beste verwerkt. De bestanden zijn PDF/A-3-conform, EN 16931-gevalideerd en bevatten het volledige documentbeeld. De eerste 2 conversies per maand zijn gratis — probeer het nu.