PDF naar ZUGFeRD converteren: een handleiding in 3 stappen
Veel bedrijven maken hun facturen nog steeds als gewone PDF-bestanden — met Word, Excel of boekhoudsoftware die geen e-factuurformaten ondersteunt. Deze PDF’s voldoen niet aan de vereisten van de e-facturatieverplichting. Het goede nieuws: u hoeft uw factureringsworkflow niet om te gooien — u kunt bestaande PDF’s eenvoudig converteren. Dit geldt ook voor Nederlandse bedrijven die facturen naar Duitsland sturen.
> Kort antwoord: Met TaxLayer uploadt u uw PDF-factuur, de AI extraheert automatisch alle gegevens en genereert een gevalideerd ZUGFeRD 2.1 PDF/A-3-bestand. Het hele proces duurt minder dan 30 seconden en de gegevens verlaten nooit uw browser.
Waarom moet ik mijn PDF-facturen omzetten naar ZUGFeRD?
Vanaf 2027 of 2028 moeten alle B2B-facturen als gestructureerde e-facturen worden verstuurd. Een gewone PDF voldoet niet aan deze eis. ZUGFeRD is de meest praktische oplossing voor de meeste bedrijven, omdat de factuur leesbaar blijft als PDF en tegelijkertijd machineleesbare gegevens bevat.
TaxLayer lost dit probleem op: het neemt uw bestaande PDF-factuur en zet deze automatisch om naar een ZUGFeRD 2.1 PDF/A-3-bestand.
Hoe werkt de conversie stap voor stap?
Stap 1: PDF uploaden
Open TaxLayer en sleep uw PDF-factuur naar het uploadgebied. Alle gangbare PDF-facturen tot 20 MB worden ondersteund.
Stap 2: AI-extractie controleren
TaxLayer analyseert de PDF en extraheert automatisch:
- Factuurnummer en datum
- Verkoper- en kopergegevens
- Btw-nummers en belastingnummers
- IBAN en betalingsinformatie
- Alle factuurregelposten met hoeveelheden en prijzen
- Btw-uitsplitsing per btw-tarief
Het resultaat wordt vervolgens gevalideerd op basis van de EN 16931 verplichte velden. Ontbrekende velden worden gemarkeerd zodat u ze kunt aanvullen.
Stap 3: ZUGFeRD-PDF downloaden
U ontvangt een PDF/A-3-bestand met een ingebed factur-x.xml. Dit bestand is:
- Leesbaar voor mensen: Ziet eruit als uw originele factuur
- Machineleesbaar: Bevat alle gegevens als gestructureerde XML
- EN 16931-conform: Voldoet aan de Europese factuurstandaard in het EN 16931 (COMFORT)-profiel
- KoSIT-valideerbaar: Kan worden gecontroleerd met de officiële KoSIT Validator
Hoe kan ik het resultaat na conversie controleren?
Controleer het resultaat na conversie met de gratis ZUGFeRD & XRechnung Validator — werkt ook met ZUGFeRD-PDF’s rechtstreeks in de browser. Als alternatief kunt u een XRechnung maken via de formuliergebaseerde XRechnung Generator.
Wat als ik XRechnung nodig heb in plaats van ZUGFeRD?
Geen probleem. Na de AI-extractie kunt u het uitvoerformaat wisselen. TaxLayer genereert ofwel ZUGFeRD 2.1 of XRechnung 3.0 — de gegevens hoeven niet opnieuw te worden ingevoerd.
Begin nu met converteren: TaxLayer — de eerste 2 conversies per maand zijn gratis, geen creditcard vereist.
Veelgestelde vragen
Kan ik een gewone PDF-factuur omzetten naar ZUGFeRD?
Ja. Met TaxLayer uploadt u uw bestaande PDF-factuur, de AI extraheert alle gegevens en genereert een gevalideerd ZUGFeRD 2.1 PDF/A-3-bestand. De eerste 2 conversies per maand zijn gratis.
Wordt mijn originele PDF gewijzigd?
Nee. De originele PDF blijft ongewijzigd. TaxLayer maakt een nieuw bestand met het achtervoegsel _zugferd.pdf.
Wat gebeurt er met mijn factuurgegevens?
Uw factuurinhoud (PDF, geëxtraheerde gegevens, XML) wordt niet opgeslagen. Ze worden alleen in het geheugen verwerkt en onmiddellijk verwijderd. Alleen accountgegevens en gebruikstellers worden opgeslagen in Firebase (Frankfurt). AVG-conform.
Hoe nauwkeurig is de AI-extractie?
De extractie is zeer nauwkeurig voor standaard Duitse facturen. Bij ongebruikelijke lay-outs raden wij aan het resultaat in de gegevenspreview te controleren en zo nodig handmatig te corrigeren.
Welk ZUGFeRD-profiel wordt gebruikt?
TaxLayer genereert ZUGFeRD-bestanden in het EN 16931 (COMFORT)-profiel — de standaard die voldoet aan de e-facturatieverplichting en optimaal wordt verwerkt door DATEV, Lexware en sevDesk. Details: ZUGFeRD-profielen uitgelegd.
Kan ik in plaats van ZUGFeRD ook een XRechnung genereren?
Ja. Na de AI-extractie kunt u kiezen tussen ZUGFeRD 2.1 en XRechnung 3.0 — zonder de gegevens opnieuw in te voeren. Vergelijking: XRechnung vs. ZUGFeRD.
Gratis tools
Gerelateerde artikelen
Converteer nu uw PDF-facturen
Probeer TaxLayer gratis — 2 conversies per maand, geen creditcard vereist.
Aan de slag