AVG en AVV bij e-factuurconversie: gegevensbescherming, EU-hosting, verwijdering

Wie facturen converteert, verwerkt persoonsgegevens – en moet daarom de gegevensbescherming meewegen. Bij de keuze van een conversieoplossing loont een nauwkeurige blik op hosting, opslag en overeenkomsten.

> Kort antwoord: Factuurgegevens zijn meestal persoonsgegevens en vallen onder de AVG. Let op EU-hosting, erop dat factuurinhouden niet blijvend worden opgeslagen, op duidelijke bewaartermijnen en op een beschikbare AVV. Bij TaxLayer: verwerking in Frankfurt, geen opslag van de factuurinhouden, verwijdering van metadata na 90 dagen, AVV op aanvraag.

Waarom dit relevant is

Facturen bevatten namen, adressen en vaak contactgegevens – dus persoonsgegevens. Zodra een dienstverlener deze in uw opdracht verwerkt, is hij uw verwerker in de zin van de AVG. Dat schept eisen aan plaats, omvang en duur van de verwerking.

Waarop u moet letten

Criterium	Waar het op aankomt
Hosting	verwerking en opslag binnen de EU
Serverlocatie	concreet benoemd (bijv. Frankfurt am Main)
Opslag	factuurinhouden liefst niet blijvend opslaan
Verwijdering	duidelijke, automatische bewaartermijnen
AVV	verwerkersovereenkomst beschikbaar

Zo pakt TaxLayer het aan

Verwerking in Frankfurt am Main, alle gegevens blijven in de EU.
Het factuurbestand wordt niet blijvend opgeslagen, maar verwerkt en teruggegeven.
Er worden alleen minimale gebruiksmetadata bewaard en na 90 dagen automatisch verwijderd.
Een AVV is op aanvraag beschikbaar.

Samenspel met de bewaring

Los van de gegevensbescherming geldt de fiscale bewaarplicht: de e-factuur zelf moet u revisievast archiveren. Hoe dat samenpast met de GoBD, leest u in E-factuur archiveren.

Conclusie

Gegevensbescherming is bij de e-factuurconversie geen bijzaak. Let op EU-hosting, spaarzame opslag, duidelijke bewaartermijnen en een AVV – dan blijft de verwerking AVG-conform.

---

TaxLayer: verwerking in Frankfurt, geen opslag van de factuurinhouden, AVV op aanvraag. Vragen aan info@landauer.de.

Veelgestelde vragen

Zijn factuurgegevens persoonsgegevens?

Ja, in de regel wel. Namen, adressen en deels contactgegevens van contactpersonen zijn persoonsgegevens. De verwerking valt daarom onder de AVG.

Waar worden de gegevens verwerkt?

Bij TaxLayer vindt de verwerking uitsluitend in Duitse datacentra plaats (Frankfurt am Main). Alle gegevens blijven binnen de EU.

Worden factuurinhouden opgeslagen?

Nee. Het factuurbestand (PDF/XML) wordt verwerkt en teruggegeven, maar niet blijvend opgeslagen. Er worden alleen minimale gebruiksmetadata bewaard en na 90 dagen automatisch verwijderd.

Is er een AVV?

Ja. Een verwerkersovereenkomst (AVV) is op aanvraag beschikbaar. Schrijf naar info@landauer.de.