Zzp’ers en e-facturatie: wat geldt er vanaf 2025?

Veel kleine ondernemers op grond van § 19 UStG gaan ervan uit dat de e-facturatieverplichting niet op hen van toepassing is. Dit is een gevaarlijke misvatting. De Wet groeikansen maakt een duidelijk onderscheid tussen ontvangst- en verzendverplichtingen — en voor de ontvangstverplichting geldt er geen uitzondering voor kleine ondernemers. Dit is ook relevant voor Nederlandse zzp’ers die met Duitsland handelen.

> Kort antwoord: Kleine ondernemers moeten sinds 1 januari 2025 e-facturen kunnen ontvangen en archiveren. De verzendverplichting gaat in op 1 januari 2028 — ongeacht de omzet. ZUGFeRD is het aanbevolen formaat omdat het leesbaar blijft als PDF en geen ERP-systeem vereist.

Geldt de ontvangstverplichting voor kleine ondernemers?

Sinds 1 januari 2025 moeten alle bedrijven in Duitsland e-facturen kunnen ontvangen. Dit geldt uitdrukkelijk ook voor kleine ondernemers. De wetgever heeft hier geen omzetdrempel of uitzondering voorzien.

Wat betekent dit in de praktijk?

• Als een zakelijke partner u een ZUGFeRD- of XRechnung-bestand stuurt, moet u dit kunnen accepteren en archiveren.
• U mag de afzender niet verzoeken om in plaats daarvan een conventionele PDF of papieren factuur te sturen.
• De ontvangen e-factuur moet GoBD-conform worden gearchiveerd — d.w.z. ongewijzigd, machineleesbaar, gedurende 10 jaar.

Voor de meeste kleine ondernemers betekent dit: u heeft een e-mailinbox nodig om facturen te ontvangen en een revisiebewuste opslagoplossing. Een ZUGFeRD-PDF kan worden geopend als een normale PDF — dat is een van de voordelen van dit formaat.

Wanneer gaat de verzendverplichting in voor kleine ondernemers?

Vanaf 1 januari 2028 moeten kleine ondernemers ook hun B2B-facturen als e-facturen versturen. Het btw-tarief blijft 0% — maar de vorm van de factuur moet voldoen aan de technische vereisten van EN 16931. Meer over de deadlines: E-facturatieverplichting 2027.

Wat moeten kleine ondernemers in een e-factuur opnemen?

Een e-factuur van een kleine ondernemer bevat dezelfde verplichte velden als elke andere EN 16931-conforme factuur, met de volgende bijzonderheden:

• Btw-categorie: Code E (Exempt — vrijgesteld) in plaats van S (Standaard)
• Btw-tarief: 0%
• Vrijstellingsreden: Verwijzing naar de Kleinunternehmerregelung conform § 19 UStG (BT-120 of BT-121)
• Btw-nummer: Niet verplicht. Het belastingnummer (BT-32) is voldoende.

Voorbeeldtekst voor de factuur

> „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Deze melding wordt opgenomen in de gestructureerde XML van de e-factuur als Tax Exemption Reason (BT-120).

Welke oplossingen zijn er voor kleine ondernemers?

Kleine ondernemers hebben doorgaans noch een ERP-systeem noch boekhoudsoftware die e-facturen kan genereren. Er zijn meerdere praktische opties:

Optie 1: Boekhoudsoftware — Programma’s als sevDesk, lexoffice of FastBill bieden ZUGFeRD-export (vanaf ca. €7–15/maand).

Optie 2: PDF-facturen converteren — U blijft uw facturen met Word of Excel maken en converteert de PDF vervolgens met TaxLayer naar ZUGFeRD. Geen nieuwe software nodig, de eerste 2 conversies per maand zijn gratis.

Optie 3: XRechnung Generator — Voor eenvoudige facturen kunt u de XRechnung Generator zonder registratie gebruiken.

Meer opties vergeleken: E-factuur maken: 5 methoden vergeleken.

Waarom is ZUGFeRD de beste keuze voor kleine ondernemers?

Voor kleine ondernemers is ZUGFeRD (niet XRechnung) vrijwel altijd het juiste formaat:

1. Leesbaar voor mensen: Klanten kunnen de factuur openen als een normale PDF
2. Eenvoudig te versturen: Per e-mail als bijlage, net als voorheen
3. Geen Leitweg-ID nodig: Alleen relevant voor XRechnung aan overheidsinstanties
4. DATEV-compatibel: Belastingadviseurs kunnen ZUGFeRD direct importeren
5. Archiefvriendelijk: PDF/A-3 is geschikt voor langetermijnarchivering en GoBD-conform

Checklist: e-facturatie voor kleine ondernemers

• E-mailinbox ingericht voor het ontvangen van e-facturen
• Archiveringsoplossing voor inkomende e-facturen (GoBD-conform, 10 jaar)
• Belastingnummer opgenomen in alle uitgaande facturen
• Verwijzing naar § 19 UStG in alle facturen
• Tool gekozen voor het maken van ZUGFeRD-facturen
• Testfactuur gemaakt en gecontroleerd met de Validator

TaxLayer converteert uw bestaande PDF-facturen naar gevalideerde ZUGFeRD-bestanden — zonder dat u een nieuw factureringsprogramma hoeft te leren. De Kleinunternehmerregelung wordt automatisch correct weergegeven: btw-categorie E, btw-tarief 0%, vrijstellingsmelding conform § 19 UStG. De eerste 2 conversies per maand zijn gratis — geen creditcard, geen abonnement.