Wat is er veranderd op 1 januari 2025 met betrekking tot e-facturatie?

Sinds 1 januari 2025 moeten alle bedrijven in Duitsland e-facturen in ZUGFeRD- of XRechnung-formaat kunnen ontvangen en verwerken. Een gewone PDF is niet meer voldoende.

Wanneer moet ik e-facturen gaan versturen?

Vanaf 1 januari 2027 voor bedrijven met een omzet van meer dan €800.000 in het voorgaande jaar. Vanaf 1 januari 2028 voor alle bedrijven. Details: E-facturatieverplichting 2027.

Welke formaten kwalificeren als e-facturen?

Alleen formaten die voldoen aan EN 16931: ZUGFeRD 2.x (vanaf profiel EN 16931), Factur-X en XRechnung. Gewone PDF’s, scans en afbeeldingsbestanden kwalificeren niet als e-facturen. Overzicht: EN 16931 verplichte velden.

Ben ik als kleine ondernemer ook betrokken?

Ja. De ontvangstverplichting geldt zonder uitzondering sinds 2025. De verzendverplichting voor kleine ondernemers gaat in in 2028. Alle details: Zzp’ers & e-facturatie.

Hoe kan ik mijn facturen snel omzetten?

Met TaxLayer kunt u bestaande PDF-facturen automatisch omzetten naar ZUGFeRD- of XRechnung-formaat. Geen softwarewissel nodig, de eerste 2 conversies per maand zijn gratis.

Is dit ook van belang voor Nederlandse bedrijven?

Ja. Als u zakendoet met Duitse bedrijven, moeten uw facturen aan de Duitse e-factuurvereisten voldoen. ZUGFeRD is daarbij het meest praktische formaat voor grensoverschrijdende B2B-handel.

E-facturatieverplichting 2025: wat bedrijven nu moeten weten

Met de Wet groeikansen (Wachstumschancengesetz) heeft de Duitse Bondsdag de gefaseerde invoering van de e-facturatieverplichting voor B2B-transacties vastgelegd. Sinds 1 januari 2025 moeten alle bedrijven in Duitsland — van freelancers tot vennootschappen — gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. Verzending volgt in fasen vanaf 2027. Dit heeft directe gevolgen voor Nederlandse bedrijven die handelen met Duitsland.

> Kort antwoord: Sinds 1 januari 2025 geldt de ontvangstverplichting voor e-facturen voor alle bedrijven. De verzendverplichting volgt vanaf 1 januari 2027 (omzet > €800.000) of 1 januari 2028 (alle bedrijven). Goedgekeurde formaten zijn ZUGFeRD en XRechnung conform EN 16931.

Wat is er van kracht sinds 1 januari 2025?

Ontvangstverplichting voor alle bedrijven

Sinds 1 januari 2025 moet elk bedrijf e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Een gewone PDF-factuur per e-mail is niet meer voldoende — de ontvanger moet machineleesbare formaten zoals ZUGFeRD, Factur-X of XRechnung accepteren.

Wanneer begint de verzendverplichting?

Vanaf 1 januari 2027: Verzendverplichting (Fase 1)

Bedrijven met een jaaromzet van meer dan €800.000 moeten actief e-facturen versturen. Papieren facturen en gewone PDF’s zijn dan niet meer toegestaan. Meer details: E-facturatieverplichting 2027.

Vanaf 1 januari 2028: Verzendverplichting (Fase 2)

De verzendverplichting geldt voor alle bedrijven, ongeacht de omzet. Kleine ondernemers moeten dan ook e-facturen versturen.

Wat kwalificeert als e-factuur onder de Wet groeikansen?

Een e-factuur moet voldoen aan de Europese norm EN 16931. De volgende formaten worden geaccepteerd:

ZUGFeRD 2.1 / 2.2 (profiel EN 16931 of hoger)
Factur-X (identiek aan ZUGFeRD)
XRechnung (UBL of CII)

Niet beschouwd als e-facturen:

Gewone PDF-bestanden
Gescande papieren facturen
Afbeeldingsbestanden (JPEG, TIFF)

Welke velden een geldige e-factuur moet bevatten, wordt uitgelegd in ons artikel EN 16931: alle verplichte velden.

Wat moet u nu doen?

E-facturen ontvangen: Zorg dat uw boekhoudsoftware ZUGFeRD/XRechnung-bestanden kan openen en verwerken
Voorbereiden op verzending: Controleer of uw facturatiesoftware e-facturen kan genereren
Een overgangsoplossing gebruiken: TaxLayer zet uw bestaande PDF-facturen automatisch om naar ZUGFeRD-formaat
Processen aanpassen: Informeer uw boekhouding over de nieuwe vereisten

Welke sancties gelden bij niet-naleving van de e-facturatieverplichting?

Het Duitse ministerie van Financiën heeft nog geen specifieke boetes aangekondigd. Echter, niet-conforme facturen worden mogelijk niet erkend voor belastingdoeleinden, wat kan leiden tot problemen met de vooraftrek van btw. Bedrijven doen er daarom goed aan de overgang niet uit te stellen.

Hoe kan ik mijn e-facturen valideren voor verzending?

Controleer uw e-facturen voor verzending met de gratis ZUGFeRD & XRechnung Validator. Of maak direct een XRechnung via de XRechnung Generator — geen registratie vereist.

TaxLayer zet uw bestaande PDF-facturen automatisch om in gevalideerde e-facturen — de eerste twee conversies per maand zijn gratis, geen creditcard vereist.