Wanneer moeten bedrijven beginnen met het versturen van e-facturen?

Vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met een omzet van meer dan €800.000 in het voorgaande jaar e-facturen versturen in ZUGFeRD- of XRechnung-formaat. Vanaf 1 januari 2028 geldt de verzendverplichting voor alle bedrijven.

Welke formaten voldoen aan de e-facturatieverplichting?

Goedgekeurde formaten zijn ZUGFeRD 2.x (vanaf profiel EN 16931 / COMFORT), XRechnung 3.0 (UBL 2.1 of CII) en Factur-X (identiek aan ZUGFeRD). Gewone PDF’s, gescande facturen en Word-documenten kwalificeren niet als e-facturen.

Geldt de e-facturatieverplichting ook voor kleine ondernemers?

Ja. De ontvangstverplichting geldt voor iedereen sinds 1 januari 2025 — ook voor kleine ondernemers op grond van § 19 UStG. De verzendverplichting voor kleine ondernemers gaat in op 1 januari 2028. Meer informatie vindt u in Zzp’ers & e-facturatie.

Is een per e-mail verstuurde PDF-factuur nog geldig?

Nee. Vanaf respectievelijk 2027 of 2028 is een gewone PDF per e-mail niet meer voldoende voor B2B-transacties. Alleen gestructureerde formaten die voldoen aan EN 16931 (ZUGFeRD, XRechnung) kwalificeren als e-facturen.

Hoe kan ik mijn bestaande PDF-facturen omzetten?

Met TaxLayer uploadt u uw PDF-factuur, de AI extraheert alle gegevens en genereert een gevalideerd ZUGFeRD- of XRechnung-bestand. De eerste 2 conversies per maand zijn gratis.

Is dit ook relevant voor Nederlandse bedrijven?

Ja. Nederlandse bedrijven die handelen met Duitse klanten of leveranciers moeten voldoen aan de Duitse e-facturatieverplichting voor hun B2B-transacties in Duitsland. ZUGFeRD en XRechnung worden steeds meer de standaard in de EU.

E-facturatieverplichting 2027: wat bedrijven nu moeten voorbereiden

De Wet groeikansen (Wachstumschancengesetz) van 27 maart 2024 heeft de elektronische facturering in Duitsland fundamenteel herstructureerd. Vanaf 1 januari 2027 is een gewone PDF-factuur per e-mail niet meer voldoende voor B2B-transacties. Bedrijven moeten gestructureerde e-facturen versturen die voldoen aan de Europese norm EN 16931 — specifiek in ZUGFeRD- of XRechnung-formaat.

> Kort antwoord: Vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met een omzet van meer dan €800.000 in het voorgaande jaar B2B-facturen als e-facturen (ZUGFeRD of XRechnung) versturen. Vanaf 1 januari 2028 geldt de verplichting voor alle bedrijven. De ontvangstverplichting is al van kracht sinds 1 januari 2025. Dit is ook relevant voor Nederlandse bedrijven die zakendoen met Duitse partners.

Wat verandert er vanaf 2027?

De verplichting wordt in twee fasen ingevoerd:

Datum	Verplichting	Geldt voor
1 jan. 2025	Ontvangstverplichting	Alle bedrijven
1 jan. 2027	Verzendverplichting Fase 1	Bedrijven met omzet voorgaand jaar > €800.000
1 jan. 2028	Verzendverplichting Fase 2	Alle bedrijven

De wettelijke basis is § 14 UStG (Duitse btw-wet) in de herziene versie. Het definieert het begrip “elektronische factuur” strikter: alleen formaten die voldoen aan EN 16931 kwalificeren als e-facturen. Een gewone PDF is uitdrukkelijk geen e-factuur meer in de zin van de wet.

Waarom heeft de wetgever de e-facturatieverplichting ingevoerd?

De wet dient twee doelen: ten eerste de bestrijding van btw-fraude via een gepland digitaal rapportagesysteem (Transaction Based Reporting), en ten tweede de modernisering van het Duitse midden- en kleinbedrijf. De EU stimuleert deze ontwikkeling verder via het ViDA-initiatief (VAT in the Digital Age) — EU-brede digitale rapportage wordt naar verwachting verplicht tegen 2030.

Wie valt onder de verzendverplichting vanaf 2027?

De verzendverplichting vanaf 2027 geldt voor bedrijven waarvan de totale omzet in kalenderjaar 2026 meer dan €800.000 bedraagt. Bepalend is de omzet van het voorgaande jaar — niet een prognose.

Betrokken:

GmbH’s, AG’s en andere vennootschappen met de betreffende omzet
Eenmanszaken, freelancers en personenvennootschappen met de betreffende omzet
Alle entiteiten die belastbare binnenlandse B2B-transacties uitvoeren

Niet betrokken (tot 2028):

Bedrijven met een omzet in het voorgaande jaar tot €800.000
Kleine ondernemers op grond van § 19 UStG

Vanaf 1 januari 2028 geldt de verzendverplichting dan voor alle bedrijven zonder uitzondering.

Wat kwalificeert als e-factuur — en wat niet?

De nieuwe wettelijke definitie is duidelijk: een e-factuur moet in een gestructureerd elektronisch formaat zijn dat machinaal verwerkbaar is en voldoet aan de Europese norm EN 16931.

Toegestane formaten:

ZUGFeRD 2.x (vanaf profiel EN 16931 / COMFORT)
XRechnung 3.0 (UBL 2.1 of CII)
Factur-X (identiek aan ZUGFeRD)

Niet meer voldoende:

Gewone PDF-bestanden
Gescande papieren facturen
Word- of Excel-documenten per e-mail

Een PDF-factuur mag nog steeds als aanvulling worden meegestuurd — als leesbare weergave voor de ontvanger. Echter, alleen de gestructureerde XML is nu juridisch relevant.

Moet ik ZUGFeRD of XRechnung gebruiken?

Voor de meeste B2B-scenario’s is ZUGFeRD de meest praktische keuze:

Het bestand is een normale PDF met de XML onzichtbaar ingebed
Ontvangers zonder e-facturatiesoftware kunnen het gewoon openen
Boekhoudsoftware zoals DATEV, Lexware en sevDesk leest het automatisch

XRechnung is een puur XML-bestand zonder PDF-omhulsel. Het is vereist wanneer uw klant een overheidsinstantie is, een Leitweg-ID wordt gevraagd of het document via de ZRE moet worden ingediend.

Welke uitzonderingen gelden er op de e-facturatieverplichting?

De verzendverplichting geldt uitsluitend voor binnenlandse B2B-transacties. De volgende uitzonderingen zijn van toepassing:

Facturen onder €250 (kleinebedrags-facturen conform § 33 UStDV): nog steeds in elk formaat toegestaan
Kleine ondernemers op grond van § 19 UStG: hoeven tot 2028 geen e-facturen te versturen, maar moeten ze wel kunnen ontvangen
Vervoersbewijzen die als factuur dienen: vrijgesteld
Grensoverschrijdende facturen (ontvanger in het buitenland): niet onderworpen aan de binnenlandse B2B-verplichting

Wat betekent de e-facturatieverplichting concreet voor uw boekhouding?

Het ontvangen van e-facturen is sinds januari 2025 verplicht — uw software zou dit al moeten ondersteunen. Nieuw is de verzendverplichting. Hiervoor heeft u nodig:

Een tool die ZUGFeRD of XRechnung genereert. Veel ERP-systemen kunnen dit al. Voor bedrijven die met Word, Excel of een eenvoudig facturatietool werken, is een aanvulling nodig.

Correcte stamgegevens. Een EN 16931-conforme factuur vereist verplichte velden zoals het btw-identificatienummer van de koper, correcte regelaantallen en eenheden. Onvolledige stamgegevens leiden tot ongeldige e-facturen.

Een validatiestap voor verzending. Een afgewezen e-factuur vertraagt de betaling. Controleer met de gratis ZUGFeRD & XRechnung Validator voor verzending.

Hoe bereid ik mijn bedrijf stap voor stap voor?

Nu (2026):

Controleer of uw jaaromzet 2026 de drempel van €800.000 zal overschrijden
Test of uw huidige software ZUGFeRD of XRechnung kan genereren
Bespreek de overgang met uw belastingadviseur

Voor eind 2026:

Kies uw uitvoerformaat (ZUGFeRD aanbevolen voor B2B)
Zorg dat uw btw-nummers en klantstamgegevens compleet zijn
Valideer een paar testfacturen voor de go-live

Vanaf 1 januari 2027:

Verstuur alle uitgaande B2B-facturen uitsluitend in e-factuurformaat
Zorg voor een intern proces voor inkomende e-facturen

Welke sancties gelden bij niet-naleving van de e-facturatieverplichting?

Het Duitse ministerie van Financiën heeft de sancties nog niet in detail gepubliceerd. Wat al geldt: een niet-conforme factuur wordt mogelijk niet erkend voor belastingdoeleinden, waardoor de vooraftrek van btw bij de ontvanger in gevaar komt. U riskeert ook vertragingen als klanten of overheidsinstanties facturen weigeren. Boetes tot €5.000 per overtreding zijn mogelijk zodra de belastingdienst actief gaat handhaven.

Handel nu: bereid u voor op de e-facturatieverplichting 2027

De e-facturatieverplichting 2027 is geen verre toekomst meer — de deadline van 1 januari 2027 geldt voor bedrijven die al meer dan €800.000 omzet genereren in 2026. Wie nu begint met de voorbereidingen, heeft voldoende tijd voor een soepele overgang. Dit geldt ook voor Nederlandse bedrijven die regelmatig factureren aan Duitse klanten.

TaxLayer zet uw bestaande PDF-facturen automatisch om in gevalideerde ZUGFeRD- of XRechnung-bestanden. De eerste twee conversies zijn gratis — geen creditcard vereist.