Posso imprimir uma fatura eletrónica e arquivar a impressão?

Não. Nos termos do GoBD, os documentos eletrónicos devem ser conservados no formato original. Uma impressão de um PDF ZUGFeRD ou XML XRechnung não cumpre os requisitos. O ficheiro original deve permanecer armazenado digitalmente.

É suficiente guardar o PDF ZUGFeRD como um PDF normal?

O ficheiro ZUGFeRD É um PDF — guarda-o como qualquer outro ficheiro PDF. Importante: utilize «Guardar como» em vez de «Imprimir para PDF», pois este último remove o XML incorporado.

Posso armazenar faturas eletrónicas na nuvem?

Sim, desde que o fornecedor de nuvem cumpra os requisitos do GoBD: imutabilidade, rastreabilidade, acesso para auditorias fiscais. Os servidores devem estar localizados na UE. Fornecedores como Google Cloud, AWS (Frankfurt) ou Microsoft Azure (Alemanha) são adequados.

O que acontece se eu não arquivar corretamente as faturas eletrónicas?

Durante uma auditoria fiscal, a administração fiscal pode rejeitar a sua contabilidade e estimar o seu lucro (§ 162 AO). Adicionalmente, a dedução do IVA pode ser negada se a fatura original não puder ser apresentada.

Arquivo de faturas eletrónicas: conservação de ZUGFeRD e XRechnung em conformidade com o GoBD

Com a obrigação de fatura eletrónica a partir de 2025, as empresas enfrentam uma questão frequentemente negligenciada: como arquivo ficheiros ZUGFeRD e XRechnung de modo a cumprir os requisitos do GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern — Princípios para a Gestão e Conservação Adequada de Livros, Registos e Documentos em Formato Eletrónico)?

> Resposta rápida: As faturas eletrónicas devem ser conservadas no formato digital original durante 10 anos — ZUGFeRD como PDF, XRechnung como XML. Imprimir ou converter para outro formato não é conforme com o GoBD. O armazenamento na nuvem é permitido se os servidores estiverem na UE.

Durante quanto tempo devem ser conservadas as faturas eletrónicas?

O requisito de conservação é de 10 anos (§ 147 AO, § 257 HGB). O prazo começa no final do ano civil em que a fatura foi emitida ou recebida.

Exemplo: Uma fatura de 15 de março de 2026 deve ser conservada até 31 de dezembro de 2036.

Este requisito aplica-se a:

Faturas eletrónicas emitidas (as que envia)
Faturas eletrónicas recebidas (as que recebe)
Todos os formatos: ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X

O que exige o GoBD para faturas eletrónicas?

O GoBD estabelece quatro requisitos centrais para o arquivo de documentos eletrónicos:

1. Conservação no formato original

Uma fatura eletrónica deve ser conservada no formato em que foi recebida ou criada:

ZUGFeRD: O ficheiro PDF original com XML incorporado
XRechnung: O ficheiro XML original

Uma impressão, captura de ecrã ou conversão para outro formato (p. ex., JPEG, TIFF) não é suficiente.

2. Imutabilidade

O ficheiro arquivado não pode ser modificável após o armazenamento. Isto significa:

Não guardar num sistema de ficheiros normal onde os funcionários podem apagar ou sobrescrever ficheiros
Idealmente, um sistema de gestão documental (DMS) com controlo de versões e proteção contra eliminação
Em alternativa: armazenamento WORM (Write Once Read Many) ou serviço de nuvem com configuração adequada

3. Rastreabilidade (documentação de procedimentos)

Deve documentar como as faturas eletrónicas são recebidas, processadas e arquivadas. Este documento chama-se documentação de procedimentos (Verfahrensdokumentation) e é solicitado durante auditorias fiscais.

4. Acesso para auditorias fiscais

A administração fiscal deve ter acesso às faturas eletrónicas arquivadas durante uma auditoria — no formato original e legível por máquina. Isto significa que os dados XML (e não apenas a vista PDF) devem estar disponíveis.

Que soluções de arquivo são adequadas?

Sistemas de gestão documental (DMS)

Soluções DMS profissionais como d.velop, ELO, DocuWare ou ecoDMS oferecem:

Importação automática de faturas eletrónicas via e-mail
Controlo de versões e proteção contra eliminação
Pesquisa de texto integral em dados XML
Certificação GoBD

Armazenamento na nuvem com controlos de acesso

Para empresas mais pequenas, o armazenamento na nuvem pode ser suficiente se:

Os servidores estiverem localizados na UE (Google Cloud Frankfurt, AWS Frankfurt, Azure Alemanha)
As permissões de acesso estiverem configuradas para que os ficheiros não possam ser eliminados
Existir documentação de procedimentos

Software de contabilidade com função de arquivo

Muitos programas como DATEV, Lexware e sevDesk oferecem arquivo integrado:

A fatura eletrónica é automaticamente guardada na forma original ao importar
Ligada ao registo de lançamento
Exportação para auditorias fiscais

Que erros devo evitar?

Erro	Porque é problemático	Solução
Imprimir fatura eletrónica e arquivar cópia em papel	Não é formato original, viola o GoBD	Guardar digitalmente no formato original
«Imprimir para PDF» em vez de «Guardar como»	Remove o XML incorporado do ZUGFeRD	Utilizar sempre «Guardar como»
Converter XML XRechnung para PDF e arquivar apenas o PDF	O original perde-se	Conservar sempre o ficheiro XML
Armazenar no ambiente de trabalho local sem cópia de segurança	Risco de perda de dados, sem proteção contra eliminação	Utilizar nuvem ou DMS com cópia de segurança
Sem documentação de procedimentos	A administração fiscal pode contestar a contabilidade	Criar documentação de procedimentos

Preciso de arquivar tanto o XML como o PDF?

Para o ZUGFeRD, isto não é um problema — o XML está incorporado no PDF. Quando guarda o ficheiro PDF ZUGFeRD, tem automaticamente o XML também.

Para o XRechnung, não existe PDF. Apenas o ficheiro XML original está sujeito ao requisito de arquivo. Uma cópia visual (visualização PDF) pode ser armazenada adicionalmente mas não é obrigatória.

Dica: Verifique as faturas eletrónicas recebidas antes de arquivar com o Validador TaxLayer gratuito quanto à completude. Desta forma, pode identificar imediatamente campos obrigatórios em falta e solicitar uma correção ao remetente.

O que acontece com arquivo inadequado?

Durante uma auditoria fiscal, a administração fiscal pode:

Rejeitar a sua contabilidade e estimar o lucro (§ 162 AO)
Negar a dedução do IVA se a fatura original não puder ser apresentada
Impor penalizações por atraso (§ 146 par. 2c AO: 2.500 € por dia iniciado)

Lista de verificação: arquivo de faturas eletrónicas conforme com o GoBD

Guardar faturas eletrónicas no formato original (PDF ZUGFeRD ou XML XRechnung)
Assegurar a imutabilidade (DMS, armazenamento WORM ou nuvem com proteção contra eliminação)
Criar e manter documentação de procedimentos
Assegurar o acesso para auditorias fiscais (função de exportação, legível por máquina)
Cumprir o prazo de conservação de 10 anos
Documentar a sua estratégia de cópias de segurança

---

O TaxLayer cria as suas faturas de saída como ficheiros ZUGFeRD ou XRechnung validados — prontos para arquivo ao descarregar. Experimente gratuitamente: 2 conversões/mês sem cartão de crédito.