Enviar XRechnung para entidades públicas: utilizar corretamente a ZRE, OZG-RE e Leitweg-ID
Se é fornecedor ou prestador de serviços a entidades do setor público na Alemanha, não pode evitar o XRechnung. As agências federais apenas aceitam faturas eletrónicas desde novembro de 2020 — e cada vez mais estados e municípios seguem o exemplo. Este artigo mostra-lhe o processo concreto: do Leitweg-ID ao carregamento na ZRE.
> Resposta rápida: Para faturas a agências federais, precisa de um XML XRechnung com um Leitweg-ID válido. Carrega o ficheiro na ZRE (xrechnung.bund.de) ou envia-o por e-mail. Para estados/municípios, utilize a OZG-RE ou o respetivo portal estadual.
Quando devo enviar XRechnung a uma entidade pública?
O Regulamento Federal de Fatura Eletrónica (ERechV) exige desde 27 de novembro de 2020 que os fornecedores do governo federal submetam as suas faturas como XRechnung. As exceções aplicam-se apenas a:
- Encomendas diretas abaixo de 1.000 € (limiar de minimis)
- Determinados contratos relacionados com segurança
Para estados e municípios, aplicam-se regulamentos ao nível estadual. Em 2026, a maioria dos estados federais exige faturas eletrónicas para contratos acima de determinados limiares. Alguns (p. ex., Bremen, Hamburgo) também aceitam ZUGFeRD a partir do perfil EN 16931.
O que preciso para uma XRechnung ao governo federal?
Para uma XRechnung válida a uma agência federal, precisa de:
- Leitweg-ID do destinatário da fatura — um endereço único no formato 04011-1234567-12 (detalhes no nosso artigo Leitweg-ID explicado)
- XRechnung em formato UBL 2.1 — conforme com XRechnung 3.0 e EN 16931
- Todos os campos obrigatórios da EN 16931 — especialmente número da fatura, data, NIF, linhas, informação de pagamento (lista completa)
- Acesso à ZRE — registo em xrechnung.bund.de
Como crio uma XRechnung para entidades públicas?
Opção 1: Com o TaxLayer a partir de um PDF existente
A forma mais rápida se já cria as suas faturas como PDFs:
- Carregar PDF no TaxLayer
- Rever dados — a IA extrai todos os campos da fatura automaticamente
- Introduzir Leitweg-ID — no campo "Buyer Reference / Leitweg-ID" (BT-10)
- Selecionar XRechnung — escolher "XRechnung 3.0" como formato de saída
- Descarregar — o ficheiro XML validado é produzido com validação KoSIT
Opção 2: Com o Gerador de XRechnung
Para faturas individuais sem um PDF existente, pode utilizar o Gerador de XRechnung gratuito. Todos os campos são introduzidos através de um formulário e o Leitweg-ID é incluído como Buyer Reference.
Opção 3: Através do seu ERP ou software de contabilidade
Se o seu sistema ERP (SAP, Microsoft Dynamics, DATEV) suporta exportação de XRechnung, utilize essa função. Assegure que o Leitweg-ID é transferido corretamente.
Como submeto a XRechnung na ZRE?
A Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) é o portal oficial para faturas eletrónicas ao governo federal:
- Registar-se como emissor de faturas em xrechnung.bund.de (uma vez, gratuito)
- Iniciar sessão e selecionar "Submeter fatura"
- Carregar XML — a ZRE verifica automaticamente a conformidade do ficheiro
- Receber confirmação — se a verificação passar, a fatura é encaminhada para o destinatário
Em alternativa, pode enviar a XRechnung por e-mail para a ZRE ou entregá-la através da infraestrutura PEPPOL.
O que é a OZG-RE e quando a preciso?
A OZG-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) é o equivalente da ZRE para estados e municípios que não operam a sua própria plataforma. O processo é análogo:
- Registar-se na OZG-RE
- Carregar o XML XRechnung
- Validação automática e encaminhamento
Alguns estados federais operam as suas próprias plataformas:
- NRW: Portal NRW
- Baden-Württemberg: service-bw.de
- Baviera: Portal de faturação eletrónica da Baviera
Em caso de dúvida, pergunte à sua entidade adjudicante através de que plataforma deve submeter.
Que erros levam à rejeição?
As razões mais comuns para a ZRE/OZG-RE rejeitar uma XRechnung:
| Erro | Solução |
|---|---|
| Leitweg-ID em falta ou vazio | BT-10 (BuyerReference) deve conter o Leitweg-ID |
| Leitweg-ID inválido (formato/dígito de verificação) | Verificar formato: XX-XXXXXXX-XX ([detalhes](/blog/leitweg-id-explicado)) |
| Campos obrigatórios em falta (NIF, linhas) | Assegurar todos os [campos obrigatórios da EN 16931](/blog/en-16931-campos-obrigatorios) |
| Esquema XML errado (não UBL 2.1) | Utilizar XRechnung 3.0 em formato UBL (não CII) |
| Erros de validação | Verificar antes do carregamento com o [Validador TaxLayer](/tools/validator) |
Dica: Valide cada XRechnung antes do carregamento. O Validador TaxLayer verifica todos os campos obrigatórios da EN 16931 e apresenta os campos em falta com referências BT. Isto ajuda-o a evitar rejeições e atrasos no pagamento.
ZUGFeRD ou XRechnung para entidades públicas?
A resposta curta: XRechnung para agências federais, ZUGFeRD opcionalmente para estados/municípios.
| Destinatário | XRechnung | ZUGFeRD EN 16931 |
|---|---|---|
| Agências federais | Obrigatório via ZRE | Não aceite |
| Autoridades estaduais | Geralmente aceite | Depende do estado |
| Municípios | Frequentemente aceite | Depende do município |
| B2B (setor privado) | Possível | [Recomendado](/blog/xrechnung-vs-zugferd) |
Se fornece tanto entidades públicas como empresas privadas, o TaxLayer gera tanto XRechnung como ZUGFeRD a partir de uma única fatura PDF — não precisa de introduzir os dados duas vezes.
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Perguntas frequentes
Tenho de enviar XRechnung para entidades públicas?
Para agências federais, o XRechnung é obrigatório desde novembro de 2020 (Regulamento Federal de Fatura Eletrónica). Para estados e municípios, aplicam-se regulamentos diferentes conforme o estado federal — muitos também aceitam ZUGFeRD a partir do perfil EN 16931.
O que é a ZRE e como carrego uma XRechnung lá?
A Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) é o portal oficial para faturas eletrónicas a agências federais. Pode acedê-la em xrechnung.bund.de. Após o registo, carrega o seu XML XRechnung ou envia-o por e-mail. O Leitweg-ID do destinatário é obrigatório.
O que é a OZG-RE?
A OZG-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) é a plataforma para faturas eletrónicas a estados e municípios que não operam a sua própria plataforma. Funciona de forma análoga à ZRE mas é responsável por autoridades estaduais.
Onde encontro o Leitweg-ID da minha entidade adjudicante?
O Leitweg-ID encontra-se normalmente na ordem de compra, contrato ou aviso de adjudicação. Pode também perguntar diretamente à entidade adjudicante. Mais detalhes no nosso artigo Leitweg-ID explicado.
O TaxLayer pode criar XRechnung para entidades públicas?
Sim. O TaxLayer gera XRechnung 3.0 em formato UBL 2.1, conforme com EN 16931 e validado pelo KoSIT. Introduz o Leitweg-ID como Buyer Reference (BT-10) e depois carrega o ficheiro XML gerado na ZRE ou OZG-RE.
As entidades públicas também aceitam ZUGFeRD em vez de XRechnung?
As agências federais aceitam apenas XRechnung (UBL ou CII) através da ZRE. Alguns estados e municípios também aceitam ZUGFeRD a partir do perfil EN 16931. Verifique os requisitos específicos da sua entidade adjudicante.
O que acontece se a minha XRechnung for rejeitada?
A ZRE/OZG-RE verifica automaticamente o ficheiro submetido. Razões comuns de rejeição: Leitweg-ID em falta, Leitweg-ID incorreto, campos obrigatórios em falta, esquema XML inválido. Valide o seu ficheiro antes do carregamento com o Validador TaxLayer.
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