Primirea si procesarea facturilor electronice: Cum sa procedati corect

Obligatia de receptie a facturilor electronice se aplica de la 1 ianuarie 2025 tuturor companiilor din Germania fara exceptie. In timp ce obligatia de trimitere este introdusa in faze, ca destinatar de facturi trebuie deja sa puteti receptiona si procesa facturi electronice structurate conform EN 16931.

> Raspuns scurt: De la 2025, toate companiile trebuie sa poata receptiona facturi electronice in format ZUGFeRD sau XRechnung. Fisierele ZUGFeRD pot fi deschise ca un PDF normal; XML-ul XRechnung poate fi vizualizat cu un vizualizator sau importat in software-ul de contabilitate.

Ce inseamna obligatia de receptie in practica?

Legea oportunitatilor de crestere impune tuturor companiilor de la 2025 sa accepte facturi electronice -- indiferent de dimensiune sau venituri. Nu puteti respinge o factura electronica si insista pe un format pe hartie sau un PDF simplu.

Concret, aceasta inseamna:

• Aveti nevoie de o casuta de e-mail sau un canal prin care pot fi receptionate facturi electronice
• Trebuie sa puteti procesa fisierul primit in contabilitatea dumneavoastra
• Trebuie sa arhivati factura electronica in formatul sau original (nu sa o imprimati)

Ce formate veti primi ca destinatar?

In practica, veti primi doua formate:

ZUGFeRD (cel mai frecvent in B2B): Un fisier PDF care arata ca o factura normala. In fundal, un fisier XML procesabil automat este incorporat. Puteti deschide si citi fisierul cu orice cititor PDF -- procesarea automata este gestionata de software-ul dumneavoastra de contabilitate.

XRechnung (in principal de la institutii publice): Un fisier XML pur fara vizualizare PDF. Este optimizat pentru procesarea automata, dar nu este direct lizibil de ochiul uman. Aveti nevoie de un vizualizator sau software care poate afisa XRechnung.

Cum procesez o factura ZUGFeRD?

ZUGFeRD este cazul mai simplu:

1. Deschideti: Deschideti fisierul ca un PDF normal si verificati-l vizual
2. Importati: Incarcati fisierul in software-ul de contabilitate -- DATEV, Lexware, sevDesk si majoritatea sistemelor ERP recunosc automat XML-ul incorporat
3. Verificati: Comparati datele extrase (suma, TVA, numar factura) cu vizualizarea PDF
4. Inregistrati contabil: Inregistrati factura ca de obicei -- majoritatea campurilor sunt transferate automat
5. Arhivati: Stocati fisierul ZUGFeRD original (nu doar vizualizarea PDF) conform GoBD

Cum procesez un XRechnung?

XRechnung necesita un pas suplimentar deoarece nu exista un PDF lizibil:

1. Vizualizati: Deschideti fisierul XML cu Vizualizatorul XML TaxLayer gratuit -- toate campurile facturii sunt afisate clar
2. Validati: Optional verificati cu Validatorul XRechnung daca toate campurile obligatorii EN 16931 sunt prezente
3. Importati: Incarcati fisierul XML in software-ul de contabilitate
4. Arhivati: Pastrati fisierul XML original

Ce fac daca software-ul meu nu poate procesa facturi electronice?

Daca software-ul de contabilitate nu suporta inca importul automat de facturi electronice:

• ZUGFeRD: Puteti utiliza vizualizarea PDF ca inainte si transfera manual datele. Datele XML nu se pierd -- raman incorporate in fisier pentru mai tarziu.
• XRechnung: Utilizati Vizualizatorul XML TaxLayer pentru a afisa datele facturii intr-o vizualizare lizibila. De acolo, puteti introduce manual valorile in sistemul de contabilitate.

Pe termen lung, recomandam actualizarea sau schimbarea software-ului. Toate programele obisnuite (DATEV, Lexware, sevDesk, Billomat, FastBill) suporta acum importul de facturi electronice.

Ar trebui sa validez facturile electronice primite?

Validarea nu este obligatorie legal, dar recomandata din doua motive:

1. Asigurati deducerea TVA: O factura electronica cu campuri obligatorii lipsa (de exemplu fara cod fiscal TVA, fara pozitii) poate pune in pericol deducerea TVA
2. Detectati erorile devreme: Mai bine notificati expeditorul imediat despre erori decat cu luni mai tarziu in timpul unui audit fiscal

Validatorul gratuit TaxLayer verifica toate campurile obligatorii EN 16931 direct in browser -- fara instalare, fara incarcare pe un server.

Cum arhivez corect facturile electronice primite?

Facturile electronice sunt supuse aceleiasi cerinte de pastrare ca facturile pe hartie (10 ani). Important: factura electronica trebuie pastrata in formatul original:

• ZUGFeRD: Salvati fisierul PDF original cu XML incorporat (nu ca imprimare sau captura de ecran)
• XRechnung: Salvati fisierul XML original

O imprimare sau conversie in alt format nu este conforma GoBD. Mai multe detalii pot fi gasite in articolul nostru Arhivare facturi electronice conforma GoBD.

TaxLayer converteste automat facturile PDF de iesire in fisiere ZUGFeRD sau XRechnung validate -- 2 conversii pe luna gratuite, fara card de credit. Incercati acum.