Küçük İşletmeler ve E-Fatura: 2025'ten İtibaren Ne Geçerli?

§ 19 UStG kapsamındaki birçok küçük işletme, e-fatura zorunluluğunun kendileri için geçerli olmadığını varsayar. Bu tehlikeli bir yanılgıdır. Büyüme Fırsatları Yasası, alma ve gönderim zorunlulukları arasında açıkça ayrım yapar — ve alma zorunluluğu için küçük işletmelere istisna yoktur.

> Kısa cevap: Küçük işletmeler 1 Ocak 2025'ten itibaren e-faturaları alıp arşivlemek zorundadır. Gönderim zorunluluğu 1 Ocak 2028'de yürürlüğe girer — ciroya bakılmaksızın. ZUGFeRD, PDF olarak okunabilir kaldığı ve ERP sistemi gerektirmediği için önerilen formattır.

Alma zorunluluğu küçük işletmeler için geçerli mi?

1 Ocak 2025'ten itibaren Almanya'daki tüm şirketler e-faturaları alabilmek zorundadır. Bu, küçük işletmeleri açıkça kapsamaktadır. Yasa koyucu burada herhangi bir ciro eşiği veya istisna öngörmemiştir.

Bu pratikte ne anlama gelir?

• Bir iş ortağınız size ZUGFeRD veya XRechnung dosyası gönderirse, bunu kabul edip arşivleyebilmelisiniz.
• Gönderenin bunun yerine geleneksel bir PDF veya kağıt fatura sunmasını talep edemezsiniz.
• Alınan e-fatura GoBD uyumlu şekilde arşivlenmelidir — yani değiştirilmeden, makine tarafından okunabilir şekilde, 10 yıl süreyle.

Çoğu küçük işletme için bu şu anlama gelir: fatura almak için bir e-posta gelen kutusuna ve denetim güvenceli bir depolama çözümüne ihtiyacınız var. Bir ZUGFeRD PDF'i normal bir PDF gibi açılabilir — bu, formatın avantajlarından biridir.

Küçük işletmeler için gönderim zorunluluğu ne zaman başlıyor?

1 Ocak 2028'den itibaren küçük işletmeler de B2B faturalarını e-fatura olarak göndermek zorundadır. Vergi oranı %0 olarak kalır — ancak faturanın biçimi EN 16931'in teknik gereksinimlerini karşılamalıdır. Son tarihler hakkında daha fazla bilgi: E-Fatura Zorunluluğu 2027.

Küçük işletmeler e-faturaya ne eklemelidir?

Küçük işletme e-faturası, diğer EN 16931 uyumlu faturalarla aynı zorunlu alanları içerir, aşağıdaki özelliklerle:

• Vergi kategorisi: S (Standart) yerine E kodu (Exempt — vergiden muaf)
• Vergi oranı: %0
• Muafiyet gerekçesi: § 19 UStG kapsamında küçük işletme düzenlemesine atıf (BT-120 veya BT-121)
• KDV numarası: Zorunlu değil. Vergi numarası (BT-32) yeterlidir.

Fatura için örnek bildirim metni

> "§ 19 UStG uyarınca KDV hesaplanmamaktadır."

Bu bildirim, e-faturanın yapılandırılmış XML'inde Vergi Muafiyet Gerekçesi (BT-120) olarak yer alır.

Küçük işletmeler için hangi çözümler mevcuttur?

Küçük işletmelerin genellikle ne ERP sistemi ne de e-fatura oluşturabilen muhasebe yazılımı vardır. Birkaç pratik seçenek mevcuttur:

Seçenek 1: Muhasebe yazılımı — sevDesk, lexoffice veya FastBill gibi programlar ZUGFeRD dışa aktarımı sunar (yaklaşık 7–15 €/ay'dan başlayan fiyatlarla).

Seçenek 2: PDF fatura dönüştürme — Faturalarınızı Word veya Excel ile oluşturmaya devam eder ve ardından PDF'i TaxLayer ile ZUGFeRD'e dönüştürürsünüz. Yeni yazılım gerekmez, ayda ilk 2 dönüşüm ücretsizdir.

Seçenek 3: XRechnung Oluşturucu — Basit faturalar için XRechnung Oluşturucu'yu kayıt olmadan kullanabilirsiniz.

Daha fazla seçenek karşılaştırması: E-Fatura Oluşturma: 5 Yöntem Karşılaştırması.

Küçük işletmeler için neden ZUGFeRD en iyi seçimdir?

Küçük işletmeler için neredeyse her zaman ZUGFeRD (XRechnung değil) doğru formattır:

1. İnsan tarafından okunabilir: Müşteriler faturayı normal bir PDF olarak açabilir
2. Kolay gönderim: Eskisi gibi e-posta eki olarak
3. Leitweg-ID gerekmez: Yalnızca kamu kurumlarına XRechnung için geçerli
4. DATEV uyumlu: Mali müşavirler ZUGFeRD'i doğrudan içe aktarabilir
5. Arşiv dostu: PDF/A-3, uzun süreli arşivleme ve GoBD uyumluluğu için uygundur

Kontrol listesi: Küçük işletmeler için e-faturalama

• E-fatura almak için e-posta gelen kutusu ayarlandı
• Gelen e-faturalar için arşivleme çözümü (GoBD uyumlu, 10 yıl)
• Tüm giden faturalarda vergi numarası dahil
• Tüm faturalarda § 19 UStG'ye atıf
• ZUGFeRD faturalar oluşturmak için araç seçildi
• Test faturası oluşturuldu ve Doğrulayıcı ile kontrol edildi

TaxLayer, mevcut PDF faturalarınızı doğrulanmış ZUGFeRD dosyalarına dönüştürür — yeni bir faturalama programı öğrenmenize gerek kalmadan. Küçük işletme düzenlemesi otomatik olarak doğru yansıtılır: vergi kategorisi E, vergi oranı %0, § 19 UStG kapsamında muafiyet bildirimi. Ayda ilk 2 dönüşüm ücretsizdir — kredi kartı gereksiz, abonelik yok.