DATEV und E-Rechnung: ZUGFeRD-Import Schritt für Schritt
DATEV ist die mit Abstand verbreitetste Buchhaltungssoftware in Deutschland. Über 2,5 Millionen Unternehmen und rund 40.000 Steuerberatungskanzleien arbeiten mit DATEV-Produkten. Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 (Empfang) und 2027/2028 (Versand) stellt sich für viele die Frage: Wie bekomme ich ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien in DATEV — und wie vermeide ich Probleme?
> Kurzantwort: DATEV Unternehmen Online verarbeitet ZUGFeRD-PDFs automatisch mit nahezu 100 % Erkennungsrate. Verwenden Sie das Profil EN 16931 (COMFORT) und achten Sie auf PDF/A-3-Konformität und vollständige Stammdaten (USt-IdNr., IBAN).
Welche DATEV-Produkte unterstützen E-Rechnungen?
| Produkt | ZUGFeRD-Import | XRechnung-Import | Automatische Belegerfassung |
|---|---|---|---|
| DATEV Unternehmen Online | Ja | Ja (ab 2024) | Ja (mit Belegbilderkennung) |
| DATEV Mittelstand | Ja | Ja | Ja |
| DATEV Kanzlei-Rechnungswesen | Ja (ab Version 14.0) | Ja | Teilweise |
| DATEV Meine Steuern | Eingeschränkt | Nein | Nein |
| DATEV SmartTransfer | Ja | Ja | — (Transportkanal) |
Für die meisten Unternehmen ist DATEV Unternehmen Online der zentrale Anlaufpunkt.
Wie importiere ich eine ZUGFeRD-Rechnung in DATEV Unternehmen Online?
Schritt 1: Beleg hochladen
Öffnen Sie DATEV Unternehmen Online und navigieren Sie zu Belege → Belege hochladen. Ziehen Sie die ZUGFeRD-PDF per Drag-and-Drop in den Upload-Bereich.
Tipp: DATEV erkennt ZUGFeRD-Dateien automatisch anhand der eingebetteten XML-Datei. Sie müssen keinen speziellen Importmodus wählen.
Schritt 2: Automatische Belegerfassung prüfen
Nach dem Upload liest DATEV die strukturierten Daten direkt aus dem eingebetteten XML. Rechnungsnummer, Datum, Beträge und USt-IdNrn. werden automatisch übernommen. Die Erkennungsquote liegt bei ZUGFeRD-Dateien bei nahezu 100 %.
Schritt 3: Belegdaten verifizieren
Öffnen Sie den erkannten Beleg in der Belegansicht. DATEV zeigt links das PDF-Bild und rechts die extrahierten Daten. Prüfen Sie Rechnungsnummer, Lieferant, Beträge, Steuersatz und Zahlungsinformationen.
Schritt 4: Buchungsvorschlag übernehmen
DATEV erstellt auf Basis der erkannten Daten einen Buchungsvorschlag. Bei ZUGFeRD-Belegen ist dieser in der Regel vollständig und korrekt.
Schritt 5: Beleg archivieren
Der Beleg wird automatisch im DATEV-Belegarchiv gespeichert — sowohl das PDF als auch das eingebettete XML. Die Archivierung ist GoBD-konform (10 Jahre Aufbewahrungspflicht).
Warum funktioniert ZUGFeRD in DATEV besser als XRechnung?
| Kriterium | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Belegbild | Automatisch (PDF ist Teil der Datei) | Fehlt — muss separat erzeugt werden |
| Visuelle Kontrolle | Sofort möglich | Nur mit Viewer |
| Belegfluss | Ein Dokument für alles | XML + separates Belegbild verwalten |
| Erkennungsrate | Sehr hoch (XML + PDF) | Hoch (nur XML) |
| Archivierung | Ein Dokument | Zwei Dokumente (XML + Visualisierung) |
Empfehlung: Wenn Ihr Empfänger mit DATEV arbeitet, versenden Sie ZUGFeRD. Mehr zum Formatvergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD.
Welche Fehler treten beim DATEV-Import am häufigsten auf?
Fehler 1: Falsches ZUGFeRD-Profil — Bei MINIMUM und BASIC WL fehlen die Positionsdaten. Verwenden Sie mindestens EN 16931 (COMFORT).
Fehler 2: Fehlende USt-IdNr. — Ohne USt-IdNr. (BT-31) kann DATEV den Beleg keinem Kreditorkonto zuordnen. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungen immer eine gültige USt-IdNr. enthalten.
Fehler 3: Kein echtes PDF/A — DATEV archiviert im PDF/A-Standard. Ein normales PDF mit angehängtem XML kann die Archivierung fehlschlagen lassen. TaxLayer erstellt standardmäßig PDF/A-3-konforme Dateien.
Fehler 4: Doppelte Belege — Wenn Rechnungen per E-Mail und über SmartTransfer eingehen, entstehen Dubletten. Definieren Sie einen einheitlichen Eingangskanal.
Welche Tipps gibt es für den reibungslosen DATEV-Import?
- Format: Immer ZUGFeRD 2.1 mit Profil EN 16931 (COMFORT) oder höher
- Stammdaten: USt-IdNr. und IBAN immer vollständig angeben
- Ein Kanal: Einen Eingangskanal für E-Rechnungen festlegen
- Validierung: E-Rechnungen vor dem Versand mit dem Validator prüfen
- Steuerberater einbeziehen: Klären Sie mit Ihrer Kanzlei, welches Format und welchen Importweg sie bevorzugt
TaxLayer erzeugt ZUGFeRD-2.1-Dateien im Profil EN 16931 (COMFORT) — genau das Format, das DATEV Unternehmen Online am besten verarbeiten kann. Die Dateien sind PDF/A-3-konform, EN-16931-validiert und enthalten das vollständige Belegbild. Die ersten 2 Konvertierungen pro Monat sind kostenlos — jetzt testen.
Häufig gestellte Fragen
Kann DATEV ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten?
Ja. DATEV Unternehmen Online und DATEV Mittelstand können ZUGFeRD-PDFs automatisch verarbeiten. Die Erkennungsrate liegt bei nahezu 100 %, da DATEV die strukturierten XML-Daten direkt ausliest.
Welches ZUGFeRD-Profil empfiehlt sich für DATEV?
Mindestens EN 16931 (COMFORT). Niedrigere Profile (MINIMUM, BASIC WL) enthalten keine Positionsdaten, was die automatische Verbuchung einschränkt. Details: ZUGFeRD-Profile erklärt.
Funktioniert XRechnung auch in DATEV?
Ja, seit 2024 unterstützt DATEV Unternehmen Online auch XRechnung-XML-Dateien. Der Nachteil: Es gibt kein Belegbild im Dokument — es muss separat erzeugt und zugeordnet werden.
Was passiert, wenn die USt-IdNr. in der ZUGFeRD-Datei fehlt?
DATEV kann den Beleg keinem Kreditorkonto zuordnen, wenn die USt-IdNr. des Lieferanten fehlt oder nicht mit den Stammdaten übereinstimmt. Das erfordert manuellen Eingriff.
Ist das ZUGFeRD-PDF GoBD-konform archivierbar?
Ja, sofern es im PDF/A-3-Standard vorliegt. TaxLayer erstellt standardmäßig PDF/A-3-konforme Dateien, die DATEV direkt archivieren kann. Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre.
Was ist DATEV SmartTransfer?
DATEV SmartTransfer ist ein Dienst, der E-Rechnungen direkt zwischen Unternehmen und Steuerberatern überträgt — ohne E-Mail, ohne manuellen Upload. Voraussetzung: Beide Seiten müssen registriert sein.
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